Microsoft 365 Apps for businessは、「Officeアプリだけ使いたい」という方に最適なプランです。
価格を抑えつつ、Officeの永続ライセンスで使えるデスクトップアプリを網羅し、さらに大容量のクラウドストレージが付いているので、業務でOfficeを使用する方には必要十分なプランと言えるでしょう。
ただし、SharePointなどの情報共有・社内コミュニケーションツールに興味がある場合、Microsoft 365 Apps for businessのライセンスだけでは使えません。
本記事では、「OfficeとSharePoint Onlineを使いたい」という場合にどのような契約方法があるのかを解説します。
Microsoft 365 Apps for businessに含まれるアプリケーション
>Microsoft 365 Apps for businessに含まれるデスクトップアプリは、Office永続ライセンスの上位プランである「Office Professional 2021」に準じた内容になっています。
おなじみのOfficeアプリが一通り使えるプランとなっていますので、初めてOfficeを使う方も、Officeの永続ライセンスから移行する方も満足できるラインナップです。
Microsoft 365 Apps for business各アプリの主な機能・用途を見てみましょう。
Word
WordはMicrosoftの文書作成ソフトです。
文字を自由に入力できるだけではなく、文字検索・置換、見出し設定、目次の作成、文章校正などの機能が充実しています。
フォントや色を変えたり、画像やイラストを挿入したりすることもできるので、ビジネス文書・論文・年賀状・名刺などさまざまな文書の作成に使えます。
Excel
Excelは数値を入力して計算・分析したり、グラフを作成したりするのが主な用途の表計算ソフトです。
関数を入力して計算をさせたり、マクロを利用して複数の操作を自動で行わせたりすることができるため、複雑な計算や集計作業を効率化できます。
また、入力が「セル」と呼ばれるマス目単位になっていて、縦横にグリッド線が引かれているのが特徴。
文字や画像の配置がしやすく、Word同様に文書作成に使われることも多くあります。
Outlook
Outlookは、Windows PCの標準ソフトにもなっているメールクライアント（メールの送受信を行うソフト）です。
メールの他にアドレス帳・予定表・タスク管理などの機能もあり、社内でMicrosoft 365を利用している場合はユーザー同士で容易に予定やタスクの共有が可能です。
なお、Microsoft 365 Apps for businessにはメールサーバーが含まれていないため、Outlookでメールを使うためには別途メールアドレス・メールサーバーを契約する必要があります。
PowerPoint
PowerPointはプレゼン資料の作成や、発表時のスライド表示に使用するソフトです。
テンプレートや素材が豊富に用意されていて、誰でも簡単に発表用のスライドや配布資料を作成することができます。
文字や画像などのオブジェクトやスライド切り替え時にアニメーション効果を追加して、視覚効果の高いプレゼンテーションの作成も可能です。
Access
AccessはMicrosoftのデータベース作成・管理ソフトです。
データの集計・抽出はExcelでもできますが、行数・列数やセルに入力できる文字数に上限があるため、大量データの処理には向きません。
Accessでは最大2GBまでのデータを収容でき、さらに複数端末からの同時利用にも対応しているので、業務システムの構築にも活用できます。
Publisher
PublisherはMicrosoftが提供するDTPソフトです。
Wordと同様に文書作成を行うソフトですが、印刷物の作成を目的としているため、レイアウト編集の自由度が高く、操作も容易なのが特徴です。
企画書や報告書など文字メインの場合はWord、チラシやパンフレットなどレイアウトにこだわりたい場合はPublisherと使い分けるのが良いでしょう。
OneDrive
Microsoft 365 Apps for businessには、クラウドストレージ「OneDrive for business」が付いています。
これは、Officeの永続ライセンスには含まれていなかったものです。
実は、OneDriveアプリは有料ライセンス契約がなくても入手可能です。個人用Microsoftアカウントがあれば無料で5GBまで利用できるので、Officeの永続ライセンスと無料版のOneDriveを併用する使い方も不可能ではありません。
しかし、容量上限5GBでは、ビジネス利用の場合は少々物足りないのではないでしょうか。
Microsoft 365 Apps for businessのライセンスユーザーであれば、1人当たり1TBのストレージが付与されるため、容量の上限を気にすることなくデータを保存することができます。
Apps for businessでSharePoint Onlineを使う方法
Microsoft 365 Apps for businessで提供されるOneDriveは、主に個人利用を想定したクラウドストレージで、組織での共有向きではありません。
会社全体・部署・チームなど組織単位でのファイル共有には、「SharePoint Online」というツールが適しています。
SharePoint Onlineでできること
SharePoint Onlineは、組織内の情報共有・コミュニケーションを目的としたデータ共有ツールです。
OneDriveとの違いがわかりにくいですが、SharePoint Onlineの保存領域はユーザーごとではなく組織全体でシェアされていて、その中で細かくアクセス権を設定できるようになっています。
このため、SharePoint Onlineは次のような用途で使うことができます。
- 社内ポータルサイトや掲示板の構築
- 共有資料の閲覧
- 部署やチームのメンバーのみアクセス可能な共有ストレージ
SharePoint Onlineのオプション料金
Microsoft 365 Apps for businessのプランにはSharePoint Onlineが含まれていませんが、SharePoint単体のプランを追加購入すれば利用可能です。
SharePoint Onlineのオプションには2つのプランがあり、どちらを選んでもストレージ容量は変わりません。
プラン1とプラン2の差はセキュリティ機能の違いとなっています。
| 月額料金（1ユーザー当たり）※年契約の場合 | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|
| SharePoint Online プラン1 | 630円 | 1TB+ユーザー数×10GB | コンテンツ管理、ワークフローなど基本機能 |
| SharePoint Online プラン2 | 1,250円 | 1TB+ユーザー数×10GB | セキュリティ・コンプライアンスが強化された上位プラン |
SharePointも使えるMicrosoft 365のおすすめプラン
月額630円のSharePoint Onlineプラン1をオプション契約すると、1ユーザーあたり年間7,560円かかります。
そこで、OfficeアプリとSharePointを両方使いたい場合は、SharePoint Onlineが含まれるMicrosoft 365のプランを契約するのがおすすめです。
Microsoft 365 Business Standardは、Microsoft 365の一般法人向けプランの中で最もバランスが取れた標準的プラン。
Microsoft 365 Apps for businessとSharePoint Onlineプラン1を両方契約するより年間1,000円以上安くなり、独自ドメインも設定できるメールサービス「Exchange Online」や、チームコラボレーションツール「Teams」も付くので、非常にコスパの良いプランと言えます。
| Microsoft 365 Apps for business | Microsoft 365 Business Standard | |
|---|---|---|
| 年額料金（1ユーザーあたり） | 12,360円 | 18,720円 |
| Office（デスクトップアプリ） | 〇 | 〇 |
| SharePoint Online | – | プラン1 |
| OneDrive | 1TB | 1TB |
| Exchange Online（メールサービス） | – | 50GB |
| Teams | – | 〇 |
記事まとめ
- Microsoft 365 Apps for businessでは、Office Professional 2021に含まれるOfficeアプリがすべて使える
- Microsoft 365 Apps for businessでは1人あたり1TBのクラウドストレージも付いている
- SharePoint Onlineがプランに含まれていない場合でも、オプション追加できる
- Microsoft 365 Business Standardプランなら、SharePoint単体で追加するよりお得
Microsoft 365には多様なプランがあるので、
「結局どのプランがお得なのかわからない」
「このツールとあのツールが両方使えるプランはどれだろう？」
など、さまざまな疑問が出てくるかと思います。
Microsoft 365の販売店であるNECネッツエスアイでは、お客様のご希望に合わせたプラン選びのサポートを行っております。
Microsoft 365の導入でお困りでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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