【電話対応】担当者が出張や外出で不在の場合の応対マナーを覚えよう

外出や出張が多い部署の場合、電話がかかってきても、担当者になかなか取り次げないことがあります。

担当者がすぐに戻らない場合、不在の理由はどう言えばよいでしょうか。

もしも、携帯番号を聞かれたらどうするべきでしょうか。

本記事では、担当者が出張や外出で不在の時の対応マナーを解説します。

担当者が出張・外出で不在の場合の電話対応方法

担当者が社内にいればすぐに電話を取り次ぐことができますが、出張や外出の場合は担当者と連絡が取れるまでお客様を待たせてしまうことになります。

出張の場合は特に、当日中に対応できない可能性もありますね。

このような場合、相手に納得いただけるよう、電話応対者が誠実な対応を行う必要があります。

担当者が出張や外出で不在の場合の対応のポイントを確認しておきましょう。

不在を伝えてお詫びする

名指しされた担当者が不在の場合、まずはその旨を伝えてお詫びしましょう。

業務上必要な外出や出張の場合は、基本的に不在理由をそのまま伝えて問題ありません。

例文

「申し訳ございません。あいにく〇〇は外出しております」

「申し訳ございません。〇〇は本日出張しており、不在でございます」

戻り予定・出社予定を伝える

外出や出張の場合、短時間では連絡がつかないことが予想されます。

出張では、翌日や翌週の連絡となってしまうことも珍しくありません。

いつ連絡が取れるか不明では相手も業務の目途が立たなくなってしまいますので、不在の場合は必ず戻り予定も合わせて伝えましょう。

例文

「〇時頃の戻り予定となっております」

「次回の出社は〇月〇日です」

必要な対応を確認する

戻りの予定を伝えた上で、どのような対応を希望するか相手に尋ねます。

折り返し希望

担当者からの折り返しを希望される場合は、相手の連絡先を聞き、担当者に折り返し連絡を依頼します。

伝言は文字で確認できるよう、メモを作成したりメールで送ったりするのが一般的ですが、急ぎの場合は担当者の携帯にも連絡を入れておくとよいでしょう。

先方から連絡

相手の回答が「こちらからまたかけます」「電話があったことだけお伝えください」「メールを入れておきます」などの場合は、その旨担当者に伝えましょう。

担当者からアクションする必要はなくても、次回そのお客様と話したときに「先日は電話に出られず申し訳ございませんでした」とお詫びすることができれば、相手の印象も良くなるはずです。

代わりに対応

担当者がいないことを伝えると、「ご存じでしたら教えていただきたいのですが……」と、代わりに対応することを求められる場合もあります。

担当者以外でも答えられる一般的な質問の場合や、調べればわかる範囲であれば、代わりに対応しましょう。

ただし、わからない場合に曖昧な回答をしたり、誤った情報を伝えてしまったりすると会社の信用を失うことにもなりかねません。

自分では対応できない内容の場合は担当者に確認するか、上司の指示を仰いでください。

不在対応の注意点

担当者不在時の電話対応で注意すべき点も合わせて確認しておきましょう。

行先や取引先は言わない

担当者の訪問先は、電話の相手の競合である可能性もあります。

「出張中」「外出中」は電話の相手に伝えてかまわない情報ですが、具体的な行先や取引先の名前を伝えてはいけません。

無断で携帯番号を教えない

急ぎの件で電話がかかってきている場合、担当者の携帯番号を教えてくれと頼まれることがあるかもしれません。

プライベートの携帯電話はもちろんのこと、社用携帯でも、本人に無断で番号を教えるのはNGです。

「私の方から〇〇に連絡を取り、お電話するようお伝えいたします」のように伝え、自分が担当者に連絡を取って電話の内容を伝えるようにしましょう。

携帯から折り返すかどうかは担当者の判断となります。

出張中も電話が取り次ぎできる「Canario（カナリオ）」

担当者が出張や外出で不在の場合、すぐに連絡が取れず、お客様を待たせてしまいます。

また、担当者本人が迅速に対応できなかったことで、ビジネスの機会を逃しているかもしれません。

出張中でも自分への電話を速やかに受けられる電話転送サービスが、NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」です。

名前取次で携帯に電話を転送

「Canario（カナリオ）」で電話番をするのは、なんとAI（人工知能）です。

音声認識で担当者の名前を聞き取り、携帯に電話を自動転送してくれます。

社外にいても自分あての電話に出られるので、何度も行き違いになることなく、顧客とスムーズにコミュニケーションできます。

不在時の伝言はメッセージで受け取れる

自分あてに転送されてきた電話に応答できなかった場合、「Canario（カナリオ）」が伝言をテキスト化してメールやチャットで送ってくれます。

スマホなどを使ってその場で伝言が確認できるから、用件や優先度がわかり、効率的な対応が可能です。

秘匿発信で携帯番号がバレない

携帯電話から「Canario（カナリオ）」で発信した場合、発信者番号は専用の050番号になります。

外出先から携帯で折り返しても、自分の携帯番号を知られることはありません。

記事まとめ

担当者が出張や外出で不在の場合、戻りの予定を伝え、どのような対応が必要か聞く
不在理由として「出張」「外出」と伝えてOK。ただし、行先や取引先名を教えてはいけない
担当者の携帯番号は聞かれても教えない。必要な場合は自分が担当者に連絡を取る

NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」を使えば、出張中・外出中の担当者に直接電話を転送したり、伝言を送信したりすることができます。

担当者と速やかにコンタクトを取れるから、お客様の満足度向上にもつながりますよ。

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