【入社・異動】Microsoft 365 Apps for businessユーザー追加・管理手順

入社や退職でユーザー数が変わったり、異動で担当業務が変わったりしたときに、Officeライセンスの管理を効率化させてくれるのが、Microsoftのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」です。

本記事では、組織のIT管理者様に向けて、Microsoft 365でユーザー追加・ライセンス割り当て・変更・解除を行う方法を解説します。

Office製品のサブスク「Microsoft 365 Apps for business」

Microsoft 365はOfficeをはじめとしたアプリ・ツールをサブスクリプションで使えるサービスです。

法人向けにさまざまなプランがリリースされていますが、従来のOffice製品に該当するプランが「Microsoft 365 Apps for business」です。

Microsoft 365 Apps for businessに含まれているデスクトップアプリは次の通りです。

「Office Professional 2021」とほとんど同じアプリのラインナップに加えて、クラウドストレージの「OneDrive for business」も利用可能となっています。

Word
Excel
PowerPoint
Outlook
OneNote
OneDrive
Access（Windows PCのみ）
Publisher（Windows PCのみ）

Officeの永続ライセンスとの最大の違いは、管理画面から簡単にライセンスの付け替えができることです。

新入社員が入ったり、退職や異動で人員構成が変わった場合にも、画面上の操作で簡単にライセンスの割り当てや変更が可能です。

事前準備：Microsoft 365 Apps for businessライセンス購入

Microsoft 365では、1ユーザーあたり1ライセンスを使用します。

新入社員が入ってくるときに人数分の余剰がなければ、まずライセンスを購入しなければなりません。

自社の所有ライセンス数と割り当て状況を確認し、足りない場合は早めに購入手続きを行いましょう。

ライセンスの残数を確認する方法

Microsoft 365 管理センター（https://admin.microsoft.com/）にアクセスします。
「課金情報」→「ライセンス」の順にクリックします。
「サブスクリプション」タブを選択します。
所有しているライセンスが一覧表示されます。Microsoft 365 Apps for businessのライセンス残数、割り当て状況を確認してください。

ライセンスを購入する

ライセンスをMicrosoftから直接購入している場合の追加手順です。

Microsoft 365 管理センターで「課金情報」→「製品」の順にクリックします。
Microsoft 365 Apps for businessの「…」をクリックして「ライセンスの購入」を選択します。
必要な数量（ライセンスの総数）を入力し、「保存」をクリックします。

Microsoftのダイレクトではなく販売代理店を通してライセンスを購入している場合、Microsoft 365 管理センターからは追加購入できません。

販売代理店に連絡し、追加のライセンスを手配してください。

【新入社員】Microsoft 365 Apps for businessユーザー追加方法

必要な人数分のMicrosoft 365 Apps for businessライセンスを確保したら、Microsoft 365にユーザー追加して、ライセンスを割り当てます。

ユーザー追加時には次の情報が必要になりますので、事前に正確な表記を確認しておきましょう。

ユーザーの姓・名
表示名
メールアドレスに設定するローマ字氏名

方法1：1人ずつ追加する

1人ずつ情報を入力して追加する方法です。

Microsoft 365 管理センター（https://admin.microsoft.com/）にアクセスします。
管理者のアカウントでサインインします。
「ユーザー」→「アクティブなユーザー」の順にクリックします。
「ユーザーの追加」をクリックします。
姓・名・表示名・ユーザー名を入力し、ドメインを選択します。
パスワードの設定を行います。
ユーザーの場所と割り当てる製品ライセンス（Microsoft 365 Apps for business）を選択します。
オプションの設定（役割、プロファイル情報）を行います。
内容を確認し、「追加の完了」をクリックするとユーザーが作成されます。

方法2：複数のユーザーをまとめて追加する

複数ユーザーをまとめて追加し、ライセンスを割り当てたい場合の手順です。

Microsoft 365 管理センターで「ユーザー」→「アクティブなユーザー」の順にクリックします。
「複数ユーザーの追加」をクリックします。
一覧にユーザーの情報を入力していきます。「CSVをアップロードする」にチェックを入れると、CSVファイルからユーザー情報を登録することができます。
ユーザー情報の登録が完了したら「次へ」をクリックします。
ユーザーの場所と割り当てる製品ライセンス（Microsoft 365 Apps for business）を選択します。
「ユーザーの追加」をクリックして完了です。

【異動・担当変更】ライセンス変更・割り当て解除手順

Microsoft 365のライセンスが不要になった場合、ユーザーの割り当てを解除し、他のユーザーに使いまわすことができます。

また、必要なライセンスの種類が変わった場合は、別のライセンスを割り当てし直すことも可能です。

ライセンスを変更する・割り当てを解除する

該当のユーザーページから行う方法と、製品のライセンスページから行う方法の2通りの手順があります。

ユーザーページから変更・解除する方法

Microsoft 365 管理センターで「ユーザー」→「アクティブなユーザー」の順にクリックします。
該当のユーザーを選択します。
「ライセンスとアプリ」タブを選択します。
製品ライセンスをチェックまたは解除します。
「変更の保存」をクリックすると完了です。

ライセンスページから特定の製品のライセンス割り当てを解除する方法

Microsoft 365 管理センターで「課金情報」→「ライセンス」の順にクリックします。
割り当てを解除したい製品を選択します。
解除するユーザーにチェックを入れ、「ライセンスの割り当て解除」を選択します。
「割り当て解除」をクリックします。

【退職者】ユーザーを無効化・削除する

Microsoft 365管理センターからユーザーを削除すると、ユーザーはMicrosoft 365にサインインできなくなります。

なお、社内でデータの引継ぎができるよう、ユーザー削除後にデータが完全に削除されるまで30日の猶予期間が設定されています。

必要なデータがある場合は、削除作業時に他のユーザーにアクセス権を設定し、30日以内に移行を終えてください。

Microsoft 365 管理センターで「ユーザー」→「アクティブなユーザー」の順にクリックします。
該当のユーザーを選択します。
「ユーザーの削除」をクリックします。
ライセンス削除のチェックボックスと、メールエイリアス削除のチェックボックスをオンにします。
他のユーザーへOneDriveやメールボックスへのアクセス権を付与する場合は、対象のユーザーを設定します。
必要なオプション設定などを行います。

記事まとめ

Office永続ライセンスをMicrosoft 365 Apps for businessにすると、ユーザーやライセンスの管理が効率化できる
Microsoft 365のライセンスはユーザーの人数分必要
新入社員はユーザー追加してからライセンスを割り当てる
ライセンスの割り当てを解除すれば他の人に使い回せる
退職したユーザーを削除すると、30日の猶予期間後にデータが完全削除される

なお、Officeアプリだけではなく、Microsoftのチームコラボレーションツールやクラウドサービスも使いたい方向けの上位プランもあります。

ご興味がございましたらMicrosoft 365の販売店であるNECネッツエスアイへぜひお気軽にご相談ください。

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