WordやExcelは、実はパソコンにインストールせずに使うこともできるのをご存じでしょうか。
Microsoftが提供しているWeb版のOfficeであれば、Webブラウザとインターネット環境さえあればOfficeファイルを扱うことができます。
本記事では、Web版Officeの機能・使い方や、Microsoft 365有料ライセンスとの違いを解説します。
Web版・デスクトップアプリ版の特徴を理解し、目的に合わせて使い分けてみてください。
WordやExcelを無料で使える「Web版Office」とは
OfficeアプリがインストールされていないパソコンでExcelファイルを閲覧したり、簡易な修正を加えたい場合に便利なのが「Web版Office」です。
Web版Officeの機能
Web版Officeは、ブラウザからOffice Onlineのサービスにログインして利用するWebアプリです。
アプリの起動やファイル処理など、すべての操作がブラウザ上で完結するため、デバイスにWebブラウザさえ入っていればExcelなどの個別アプリがインストールされていなくても利用することができます。
Web版Officeで作成・編集したファイルの保存先はOneDriveのみです。パソコンのローカルにデータが残らないため、共用パソコンからの利用にも向いています。
Web版Officeでできることは次の通りです。
- Word、Excel、PowerPointの新規ファイル作成・閲覧・編集
- OneDrive上のファイル読み出し・保存
- 他ユーザーとのデータ共有・共同編集
使い方
Web版Officeの利用には、Microsoft アカウントか職場・学校アカウントが必要です。
まだアカウントを持っていない場合には無料で作成できます。
- Office Online（https://login.microsoftonline.com/）にアクセスします。
- メールアドレス・パスワードを入力してサインインします。アカウントを持っていない場合は、サインイン画面で「作成」をクリックしてアカウントを作成しましょう。
- 左上のアプリ起動ツール（点9つのアイコン）をクリックすると、アプリのアイコンが表示されます。使いたいアプリをクリックするとブラウザ上でアプリが起動します。
Web版はデスクトップアプリとどう違う？
「ブラウザさえあれば無料でOfficeが使えるなら、デスクトップアプリのライセンスを購入する必要がないのでは？」
このような疑問をお持ちになる方もいらっしゃるかもしれません。
実は、Web版Officeでは、デスクトップアプリと全く同じ使い方ができるわけではないのです。
OfficeのデスクトップアプリとWeb版ではどこが違うのかを確認していきましょう。
オフラインで使えない
Web版Officeはブラウザ上で動作するアプリのため、利用時はインターネット接続が必要です。
オフラインではファイルを開くことはおろか、Webアプリを起動することすらできません。
保存先はOneDrive
Web版Officeのアプリで開くことができるのは、OneDrive上のファイルのみです。
ローカルファイルをWebアプリで直接開くことはできませんので、既存のファイルを開く場合は、あらかじめOneDriveにアップロードしておきましょう。
新規作成したファイルの保存先もOneDriveのみとなります。
一部の機能に制限がある
Web版Officeでは、デスクトップアプリで使える機能が使えなかったり、違う動作になったりすることがあります。
以下はWeb版で制限を受ける機能の一例です。
- 端末にインストールしているフォントが再現されず、違うフォントに置き換わってしまう
- マクロの作成や実行ができない
- 一部の関数の動作がデスクトップアプリと異なる
- 列幅・行幅・図表の見え方が異なり、レイアウトが崩れる場合がある
Web版Officeの主な用途は閲覧やテキストの編集などで、複雑な処理には対応していないことを覚えておきましょう。
有料のWeb版Officeとは？無料版との違い
Microsoft 365には、「Microsoft 365 Business Basic」のように、OfficeのデスクトップアプリではなくWeb版Officeのみを提供するプランもあります。
Web版Officeは無料で使えるのに、有料ライセンスを契約する意味はあるのでしょうか。
実は、無料版のOffice Onlineでは、OneDriveのストレージがたった5GBまでしか使えません。
これは、仕事で使っていたらあっという間に一杯になってしまう容量ですね。
一方、有料ライセンスでは、OneDriveは1人あたり1TBが確保されています。
Web版OfficeではOneDrive上のファイルしか扱うことができませんので、OneDriveの容量は大きいに越したことはありません。
機能的にはWeb版で問題なく、ビジネスで利用したい場合は、有料ライセンス「Microsoft 365 Business Basic」の利用がおすすめです。
Business Basicのプランには、SharePoint Online、Exchange Online、Teamsなどのグループウェアが含まれているため、テレワーク環境での情報共有にも活用できます。
デスクトップアプリを使いたい方向けのMicrosoft365プラン
資料作成やデータ集計を行う場合、機能制限のあるWeb版では、処理できることに限りがあります。
また、互換性の問題で、他の人が作ったファイルをWeb版で見た時に表示が異なることがあるかもしれません。
業務でOfficeを使う機会が多い方は、Microsoft 365のデスクトップアプリ付きプランを選んでおくのが安心です。
Officeアプリの利用だけで良い方は「Microsoft 365 Apps for business」が最もコスパの良いプランです。
Teamsを使う場合は「Microsoft 365 Business Standard」を選択しましょう。
記事まとめ
Web版Officeの概要と、Microsoft 365の有料ライセンスとの違いを解説しました。
無料で使えるWeb版Officeは簡易的な機能に留まるため、ファイルの閲覧や軽微な修正など用途が限られてしまいます。
Officeで資料作成を行う方や、Officeの買い切り型ライセンスを使っていた方は、デスクトップアプリをパソコンにダウンロードして使えるMicrosoft 365のプラン「Microsoft 365 Apps for business」「Microsoft 365 Business Standard」から検討するのが良いでしょう。
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