在宅勤務中の社員に電話を転送する方法とは？【テレワークの課題解決】

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

在宅勤務・テレワークを導入する会社が増え、電話転送を活用する機会が増えています。

電話転送とは着信を別の電話機へとばすことです。たとえば会社に設置した固定電話宛てにかかってきた着信を、在宅勤務中の社員が持つ携帯電話に転送するなどの活用方法があります。

在宅勤務・テレワークが積極的に行われている会社のなかには、電話転送の利用を検討しているところも多いのではないでしょうか。

しかし、新しい機能・サービスを自社に導入することに不安を感じる場合も少なくありません。

そこで本記事では、在宅勤務・テレワークを行う会社に向けて電話転送を詳しく解説します。

電話転送を行う流れや自社に導入するメリットをチェックしてみましょう。

記事の後半ではおすすめの電話転送サービスを紹介するので、これから電話転送の導入を進めていこうと考えている会社の方はぜひ参考にしてください。

「電話対応」が在宅勤務の課題とされている理由

在宅勤務・テレワークに取り組む会社では、電話対応が課題になることが多いとされています。この理由は一つではなく、複数あるためなかなか課題を解決できないケースもめずらしくありません。

ここではまず、電話対応が在宅勤務・テレワークの課題とされている理由を解説します。

理由1：会社としてビジネスチャンスを失う可能性がある

在宅勤務・テレワーク中は会社に出社する社員が普段よりも少なくなりやすいです。

このため、会社宛ての電話に対応できる人数が少なくなります。会社として電話対応策をしっかり考えておかないと、取引先やお客様からの問い合わせに対応できない可能性があります。

問い合わせのなかには会社として新たなビジネスチャンスにつながるようなものもあるでしょう。

したがって、在宅勤務・テレワーク中の電話対応策が不十分だと、機会損失につながる恐れがあるため注意が必要です。

理由2：社員の誰かに電話番をしてもらう必要がある

会社として在宅勤務・テレワークに積極的に取り組んでいたとしても、会社に設置した固定電話宛てに着信が来る場合、社員の誰かに電話番として出社してもらう必要があります。

全社員の在宅勤務・テレワーク実施を目指している企業にとっては大きな課題となるでしょう。

理由3：特定の社員に負担が集中しやすい

在宅勤務・テレワーク中に社員の誰かに電話番として会社へ出社してもらう必要がある点については前述しましたが、特定の社員ばかりにその負担がかかってしまいやすいことにも注意しなければいけません。

電話番となる社員を交代制にする方法もありますが、在宅勤務・テレワーク中の取り次ぎなどもあるため本業がはかどらずに生産性が落ちてしまう恐れもあります。

また、社員が担当している仕事の種類によって、ほとんど毎日出社しなければいけない社員、特に出社しなくても大きな支障がない社員も存在するでしょう。

こうした背景から、会社に出社して電話番をする社員が固定化されてしまうといえます。

在宅勤務中の社員に電話を転送する方法を解説

ここまで在宅勤務・テレワークに取り組む企業における電話転送の必要性を解説してきましたが、実際に電話転送を自社に導入する場合、どのような方法があるでしょうか。

ここでは、在宅勤務・テレワークで働く社員に電話を転送する方法を2つ紹介します。

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXとは、クラウド上にある構内交換機（PBX：Private Branch eXchange）のことです。

この構内交換機が外線と内線をつなぐ役割などを担うことで、インターネットにつながる環境での電話環境構築を実現できます。

従来の構内交換機は物理的な機器であったため、オフィスに設置する必要がありました。

しかし、これではまとまった初期費用がかかるだけでなく、定期的にメンテナンスをしなければいけません。また、オフィスの外では電話交換できないというデメリットがありました。

こうしたデメリットが解消された仕組みがクラウドPBXです。ただし、クラウドPBXにも次のようなデメリットがあります。

月額料金がかかる
通信が安定しない可能性がある

月額料金が高めに設定されているクラウドPBXも存在するので、導入の際は予算や機能性を踏まえて慎重に検討することをおすすめします。

電話転送サービスを導入する

電話転送サービスを利用して、会社に設置した固定電話宛ての着信を在宅勤務・テレワークで働く社員の番号へ転送する方法もあります。

電話転送サービスを利用すると所定の料金がかかるものの、ビジネスで役立つさまざまな機能を利用できることが多いです。

システムの構築や導入後のサポートにも対応してくれる場合もあるため、在宅勤務・テレワークに積極的に取り組む会社から人気を得ています。

次項で電話転送サービスの特長やメリットについて詳しく紹介します。

電話転送サービスとは

電話転送サービスとは、特定の番号宛ての着信を別の番号へ転送することに特化したサービスです。

例えば、会社に設置した固定電話宛ての電話を少し呼び出してから在宅勤務・テレワークで働く社員が持つ電話へ転送したり、呼び出し音を鳴らさずにそのまま在宅勤務・テレワークをする社員に転送したりなどの機能が搭載されています。

グローバル化に対応している電話転送サービスも存在するため、海外で在宅勤務・テレワークする社員に日本国内で受信した着信を転送することができる場合もあります。

電話転送サービスはdocomoやNTTなどのキャリアが提供しているサービスで、サービスによっては転送先として複数の番号を登録することも可能です。

電話転送サービスを導入するメリット

会社として在宅勤務・テレワークを積極的に活用していこうと考えているなら、電話転送サービスの導入をするとさまざまなメリットを感じられるのでおすすめです。

例えば、在宅勤務中の社員宛ての電話が会社に設置された固定電話に来た場合も、電話転送サービスを通じて担当者へ取り継がれるため社員の負担が軽減されます。

直接担当者が取引先やお客様とやり取りすることで相手の満足度向上にもつながり、会社としてビジネスチャンスを逃したりするリスクも少なくなるでしょう。

また、会社にいる社員が着信を取り次いだり、伝言を聞いたりする必要がないため人為的なミスの防止も実現します。

特定の社員が会社に出社したり、本業をこなしながら電話番をしたりしなくてすむ点も大きなメリットといえます。

着信相手の満足度だけでなく、会社のために働く社員の満足度向上にも役立つ可能性もあるでしょう。

便利なサービス一覧

電話転送サービスと一口にいってもさまざまな種類があるため「どの電話転送サービスが自社に合うのか分からない」と悩んでしまうこともあるでしょう。

ここで代表的な電話転送サービスの特長を比較しながらお伝えします。

また、自動で電話転送する多機能で便利な電話転送サービスも紹介するのであわせてご確認ください。

大手通信キャリアの電話転送サービスを紹介

先に少し触れたとおり、電話転送サービスはキャリアを中心に提供されているサービスです。

ここでは、大手通信キャリアが提供する電話転送サービスの特長を確認していきましょう。

docomoの電話転送サービス

docomoでは「転送でんわサービス」という名称の電話転送サービスを提供しています。

事前申し込みは必要ですが、月額使用料は無料なので気軽に利用しやすい特徴があります。

利用できる機能は下記のとおりです。

無条件転送
無応答時転送
話中時転送
無応答時転送+話中時転送
リモートコントロール

無条件転送とは固定電話宛てに着信が来た場合に呼び出し音を鳴らさず、直接転送先へ着信を転送する機能です。

対して、無応答時転送は一定時間固定電話の呼び出し音が鳴ります。転送元の受話器を社員がとらなかった場合に、あらかじめ登録された転送先へ着信を転送する仕組みになっています。

話中時転送とは、転送元の固定電話を使用している際に来た着信を別の番号へ転送する機能です。

無応答時転送+話中時転送は、前述した無応答時転送と話中時転送とが合わさった機能で、一定時間固定電話の呼び出し音を鳴らして受話器が上がらなかったときや話中時であるときに事前に登録した番号へ着信が転送されます。

リモートコントロールとは電話転送を設定している固定電話以外の電話から、転送種類の変更や転送の開始・停止などの操作ができる機能です。

引用元：転送でんわサービス | サービス・機能 | NTTドコモ

NTTの電話転送サービス

NTTでは「ボイスワープ」という名称の電話転送サービスが提供されています。

料金は回線の種類によって異なるので、下表で確認しておきましょう。

回線の種類	月額使用料	工事費
ボイスワープ	住宅用：税込550円、事務所用：税込880円	0円
INSボイスワープ	住宅用：税込550円、事務所用：税込880円	0円
ひかり電話ボイスワープ	税込550円	税込2,200円

利用できる機能は下記のとおりです。

無条件転送
無応答時転送
リモートコントロール

各機能の内容についてはdocomoの電話転送サービスの解説で紹介したので、ここでは割愛します。

引用元：NTT｜ボイスワープ[転送電話]

Softbankの電話転送サービス

Softbankでは「多機能転送サービス」という名称の電話転送サービスを提供しています。

月額料金は各プラン共通で、1番号あたり税込880円です。Softbankの場合、工事費は無料です。

利用できる機能は下記のとおりなので、確認しておきましょう。

無条件転送
無応答時転送
話中時転送
応答後転送
リモートコントロール

応答後転送とは転送元で着信を受けた後に、別の番号へ転送できる機能です。

NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)ならコストを抑えて対処可能

ここまでキャリアが提供している電話転送サービスについて紹介してきましたが、NECネッツエスアイもCanario（カナリオ）という名称の電話転送サービスを提供しています。

Canario（カナリオ）は担当者jの名前を認識し、自動で電話を取り次いでくれるサービスです。

在宅勤務・テレワークで働く社員が持つ固定電話や携帯電話へ着信を転送できるだけでなく、万が一転送先で対応が難しかった場合でも相手からの伝言を録音する機能があります。

録音した伝言をテキスト化して、メールやチャットツールなどで共有する機能も搭載されているため簡単に後追いすることが可能です。

他に担当者不明の場合に役立つ一斉架電や無料電話、内線との連携機能などもあります。ただし、利用できる機能はプランによって異なるので下表で確認しておきましょう。

プラン名	Basic	Standard	Premium
1人あたりの月額料金（税込）	748円	1,078円	1,628円
名前の取り次ぎ	○	○	○
名前の取り次ぎ＋伝言のテキスト化	×	○	○
一斉架電	○	○	○
一斉架電＋伝言のテキスト化	×	○	○
IVR	×	○	○
無料電話	なし	あり 1人10分まで	あり 1人30分まで
内線との連携	×	×	○

現在Canario（カナリオ）では31日間無料で電話転送機能を利用できる無料トライアルサービスを用意しています。

体験できるのはStandardプランで、10名まで利用することが可能です。

月1,800分の無料通話時間も設けているので、少しでもCanario（カナリオ）が気になる方はぜひこの機会に無料トライアルへお申し込みください。

記事まとめ

より多くの社員、すべての社員に在宅勤務・テレワークをしてもらえるような環境づくりを行う際、電話対応は課題となりやすいです。

しかし、今回紹介した電話転送サービスを導入することで、しっかり課題を解決できる可能性が高いです。

いろいろな電話転送サービスがありますが、社員の手を煩わせずに電話転送を行いたい、電話転送以外にもいろいろな機能が搭載されているとうれしい、といった場合はNECネッツエスアイが提供するCanario（カナリオ）の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

詳しいプランや無料トライアルの内容を確認したい方もお気軽にご連絡ください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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