ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
電話転送とは、着信を受けた電話機から別の端末へ通話を転送する機能のことです。
例えば、会社に設置した固定電話宛ての着信を、従業員が持ち歩いている携帯電話やスマホなどの端末に転送する際に役立ちます。
本記事では、まだ電話転送を導入していない企業の方へ向けて、電話転送の概要や転送機能の導入方法を解説します。
電話機の着信を別の番号へとばすメリット・デメリットも見ていくので、電話転送の導入について迷っている方はぜひ参考にしてください。
電話転送とは
そもそも電話転送とは、電話機への着信を別の電話機にとばすことができる機能のことを指します。
ビジネスでは、会社に設置する電話機に対して転送機能を利用できるようにするケースが多いです。
例えば、社内に設置した固定電話宛ての着信に対応する従業員が近くにいないときなどに、従業員が持つスマホなど別の端末へ着信を転送するといった使い方ができます。
転送機能の導入方法
会社の電話機に転送機能を導入する場合、次のような方法を選択できます。
- 固定電話の転送機能を利用する
- クラウドPBXを利用する
- 転送サービスを利用する
各方法の具体的な内容やメリット・デメリットを確認してみましょう。
固定電話の転送機能を利用する
会社に設置している固定電話がビジネスフォンである場合、電話機自体に転送機能が搭載されていることが多いです。
ビジネスフォンの転送機能には、次の2つの種類があります。
- 内線転送機能
- 外線転送機能
内線転送機能とは、同じ電話番号を使用しているものの別の拠点にいる従業員に着信をとばす際に役立つ機能です。
一方、外線転送機能は会社の外に出ている従業員に着信をとばしたいときや、同じ社内にはいるものの別の番号の電話機に着信をとばしたいときに利用します。
なお、外線転送機能は社内で一度受話器を上げてから手動で転送する方法と、特定の電話器に着信が入った時点で別の番号へ通話をとばすことができる自動転送の2つの方法があります。
手動転送と比べると自動転送の方が取り次ぎ作業の手間を省略できるメリットはありますが、自動転送は転送先に設定できる番号が限られてしまうデメリットがある点に注意しましょう。
転送される電話の本数が多いと、特定の従業員ばかりに電話対応が集中してしまい、負担が大きくなる恐れがあります。
クラウドPBXを利用する
会社に設置した電話機自体に転送機能が搭載されていない場合は、クラウドPBXを利用すると別の番号へ着信をとばせるようになります。
クラウドPBXとは、外線と内線を切り替える際に必要なPBX（電話交換機）をクラウド上で管理するサービスのことです。
転送時に必要なPBXがクラウド上にあることから、たとえ拠点が離れていたとしても、インターネット環境さえあれば着信を転送することができるようになります。
従業員が外出中であっても、内線機能を活用して電話転送できる点はクラウドPBXならではの特徴といえるでしょう。
一方でインターネット環境がないところでは、電話機を使用できても転送機能を利用できないので注意が必要です。
転送サービスを利用する
電話機自体に転送機能が搭載されていない場合は、通信キャリアの転送サービスを利用して着信を別の番号へ転送する方法もあります。
基本的には、転送元となる通信キャリアが提供する転送サービスを利用します。
例えば、NTT東日本・西日本であればボイスワープ、ソフトバンクなら多機能転送サービスといった転送機能を用意しています。
クラウドPBXの利用方法を紹介
クラウドPBXを活用して電話機の着信を別の番号へ転送する場合、次の手順に沿って操作する流れが一般的です。
- 外線の着信を受ける
- 「保留ボタン」を押して通話を保留にする
- あらかじめ設定した「電話番号短縮ボタン」を押す
- 取り次ぎ先の従業員に用件を伝える
- 取り次ぎ先の従業員は「接続」「もしくは「転送ボタン」を押して電話に対応する
各サービスの設定方法を紹介
では、通信キャリアが提供している転送サービスを利用した場合、どのような設定が必要になるのでしょうか。
ここでは例として、NTT東日本・NTT西日本のボイスワープ、ソフトバンクの多機能転送サービスの設定方法をそれぞれ紹介します。
NTT東日本・NTT西日本のボイスワープ
NTT東日本・NTT西日本が提供している転送サービスであるボイスワープを利用する場合、先に転送先の情報を登録する必要があります。
具体的な手順は下記のとおりです。
- 受話器を上げる
- 「142」をダイヤルする
- 「2」をダイヤルする
- 転送先に設定する電話番号を入力する
- 受話器を置く
上記の設定が完了したら、転送機能の利用をスタートする操作が必要です。下記の手順を確認してみましょう。
- 「142」をダイヤルする
- 「１」をダイヤルする
- 受話器を置く
※いずれもアナログ回線を利用している場合の操作方法
ソフトバンクの多機能転送サービス
会社に設置している電話機がソフトバンクの回線を使用している場合は、多機能転送サービスを利用するといいでしょう。
転送先の設定方法は下記のとおりです。
- 受話器を上げる
- 「142」をダイヤルする
- 「2」をダイヤルする
- 転送先に設定する電話番号を入力する
- 受話器を置く
上記の設定が完了したら、転送機能の利用をスタートする操作が必要です。下記の手順を確認してみましょう。
- 「142」をダイヤルする
- 「１」をダイヤルする
- 受話器を置く
※いずれもアナログ回線を利用している場合の操作方法
電話機の着信を別の番号へとばすメリット
会社に設置した電話機宛ての着信を従業員のスマホなどに転送できると、
- 社内にいなくても電話対応できる
- 取り次ぎのミスを防止できる
- テレワークの環境を整えられる
- ビジネスにおける機会損失を防止できる
といったメリットが期待できます。
従業員が営業で外出することが多い会社はもちろん、テレワークに積極的に取り組みたい会社、電話対応の人手が不足している会社などにも電話転送の活用がおすすめです。
取り次ぎのミスを防止できればお客様や取引先からの信頼性も上がりますし、ビジネスにおける機会損失を防げぐことができるため会社として大きなメリットを感じられるでしょう。
電話機の着信を別の番号へ転送するデメリット
一方で、会社に設置する電話機宛ての着信を別の番号へとばしてしまうと、次のようなデメリットが生じる恐れがあります。
- 転送先が限定されてしまう
- 転送先で折り返し先の電話番号が確認できない
- 転送元が転送先で発生する通話料を負担しなければいけない
利用する転送サービスにもよりますが、基本的に転送先として設定する番号は限定されます。
このため、会社の電話機から転送される着信があまりに多いと、特定の従業員の負担が大きくなってしまうため配慮が必要です。
また、転送先では最初に電話をかけてきた発信元の電話番号を確認できないケースが一般的です。
したがって、転送先の従業員が電話を取り逃してしまうと折り返し先の番号を確認できなくなり、お客様・取引先とコンタクトをとれるまでのリードタイムが長くかかってしまいます。
転送先でかかる通信料は転送元が負担しなければいけない点にも注意が必要です。
電話機の転送サービスに迷っている方には「Canario（カナリオ）」がおすすめ
ここまで、会社に設置した電話機宛ての着信を別の番号に転送する方法を紹介してきましたが、自動で電話対応・取り次ぎをしてくれるCanario（カナリオ）を利用する方法もあります。
Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供する電話転送サービスで、相手が発した担当者の名前を認識して自動で電話を取り次いでくれます。
名前で取り次ぎされるため、ここまで紹介してきた転送方法と違って転送先に設定された特定の従業員だけの負担が増えるといったデメリットを解消することができます。
また万が一転送先の従業員が電話に出られなかった場合でも、着信番号と用件をテキスト化して共有しするためすぐに連絡を折り返すことが可能です。
Canario（カナリオ）の料金プラン
Canario（カナリオ）の料金プランは、Basic、Standard、Premiumの3つです。
プランごとに利用できる機能に違いがあるため、自社が解決したい課題や必要とする機能を踏まえて最適な料金プランを選ぶことが大切です。
下表に料金プランごとに使用できる機能をまとめたので、確認して見ましょう。
| プラン名 | Basic | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| 1人あたりの月額料金（税込） | 748円 | 1,078円 | 1,628円 |
| 名前の取り次ぎ | ○ | ○ | ○ |
| 名前の取り次ぎ＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| 一斉架電 | ○ | ○ | ○ |
| 一斉架電＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| IVR | × | ○ | ○ |
| 無料電話 | なし | あり 1人10分まで | あり 1人30分まで |
| 内線との連携 | × | × | ○ |
今なら1カ月無料でCanario（カナリオ）を体験できる、トライアルを利用できます。気になる方はぜひNECネッツエスアイまでお気軽にご連絡ください。
まとめ
会社に設置した電話機からスマホなどの別の端末に着信をとばす方法として、以下の3つの方法があります。
- 固定電話の転送機能を利用する
- クラウドPBXを利用する
- 転送サービスを利用する
いずれもメリット・デメリットが異なるので、自社の状況を踏まえて適切なサービスを選択することが大切です。
また、電話転送サービス「Canario（カナリオ）」に電話対応を任せる選択肢もあります。
Canario（カナリオ）のサービス内容についてもっと詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
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