近年はテレワークとオフィスワークを自由に選択できる“ハイブリッドワーク”という働き方が普及しつつあり、その中でZoomを活用したワークスペースの予約機能が注目を集めています。
この記事では、Zoomが提供する座席・会議室予約機能「Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）」の特長と活用メリットを解説していきます。
すでにZoomを利用中の企業様はもちろん、新たにZoomのライセンス契約を検討中の企業様もぜひ参考にしてみてください。
ZoomのWorkspace Reservation（ワークスペースリザベーション）とは？
「Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）」とは、Zoomが提供する座席・会議室の予約システムのことです。
Zoomのモバイルアプリやデスクトップクライアント、またWebポータル等を通じてオフィス内のデスクおよびワークスペース（会議室等）の予約を行うことができます。
まずは、Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の主な特長について詳しく見ていきましょう。
特長①使い慣れたZoom環境で座席予約を行える
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の基本的な利用方法は以下の通りです。
- 空きスペースの検索
- 利用したい座席・会議室を選択して予約
- 到着したらチェックイン
- 予約した座席・会議室を利用
- 予約時間が終了したらチェックアウト
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を導入することで、上記の一連の手続きを使い慣れたZoomアプリ、もしくはZoomのWebポータル上でサインインすることで行えるようになります。
またメールアドレスによるチェックインを選択すれば、Zoomアプリをインストールしていない端末からも利用できる等、ユーザー側の操作性が高い点も特長の1つです。
特長②予約システムの追加導入不要でコストを抑制
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）はZoomのオプションとして契約でき、別途新たな会議室予約システムを導入したり、専用の機器を設置したりする必要はありません。
また、Zoom RoomsやZoom Phoneをご契約いただいてる方の場合、それらの設置設備の予約として利用する場合はライセンスが不要で利用いただけます。
特長③利用率の可視化でデスクや会議室の配置を最適化
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の管理者ページでは、ユーザーの利用状況に基づくレポートとして、以下のような情報を確認できるようになっています。
- 座席・会議室の使用状況
- チェックインや無断キャンセルの割合
- 予約数の多い会議室、予約が入りにくい会議室 等
これらの分析結果を活用してフロアのレイアウトを見直したり、デスク・会議室の配置を最適化したりすることで、より快適なオフィス環境を構築していくことができるでしょう。
単なる予約システムとしてだけでなく、オフィス利用の分析ツールとしても活用できるのがWorkspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の特長です。
ワークスペースリザベーションの導入で解決できる課題・メリット
続いて、Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の導入によって解決が見込める課題や活用のメリットについて詳しく見ていきましょう。
ハイブリッドワークの促進
近年はテレワークとオフィスワークを自由に選択できる“ハイブリッドワーク”という働き方が広まりつつあり、その中で従来の固定座席を廃止してフリーアドレス席に切り替えるケースも増えてきています。
一方、フリーアドレス席を導入する際には、以下のような課題への対策を考えなければなりません。
- 出社したら自分の利用できる席がなかった
- 他のメンバーがどこで作業しているのかがわからない
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を導入すれば、事前に座席・会議室の予約を行えるため、出社してから席がなくて困るといった心配がなくなります。
また予約時に誰がどの席を確保しているのか確認できるようになっているため、チームメンバーと出社日や使用エリアを合わせるといった対応も可能です。
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）による座席・会議室予約のシステムは、ハイブリッドワークに伴う従業員のストレスを軽減するうえでメリットのある仕組みだと言えるでしょう。
設備リソースの最適化
フリーアドレス席の導入に伴う設備リソース面の課題としては、以下のような点が挙げられます。
- 特定の座席・会議室だけが利用されている
- テレワーク率が高く、座席・会議室が常に余っている
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を導入すれば、管理ページにて従業員の利用傾向を確認することができます。
このデータを参考に、利用率が高いエリアの座席を拡充したり、不要な会議室をコミュニティスペースに切り替えたりすることで、より従業員が過ごしやすい空間を作り上げられるでしょう。
Zoomのライセンス契約はNECネッツエスアイにお任せ
ここからは、Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を導入するために必要となるZoomのライセンスと、導入後のセットアップ方法について解説していきます。
Zoomのライセンス販売を行うNECネッツエスアイの特長もまとめているので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
ワークスペースリザベーションの使用に必要なライセンス
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を使用するには、Zoomライセンスと合わせて以下のいずれかのオプションライセンスを契約する必要があります。
- Workspace Reservation ライセンス
- Zoom Rooms ライセンス
- Zoom Common Area Phone ライセンス
なお、必要なライセンスはフロアマップに設置する座席・会議室のタイプによって異なるため、下表を参考にして契約数を検討するようにしましょう。
| ライセンス | チェックイン方法 | |
|---|---|---|
| 座席（Zoom端末あり） | Zoom Roomsライセンス×1 | 会議用端末 |
| 座席（Zoom端末なし） | Workspace Reservationライセンス×1 | QRコードまたはスケジュール表示用ディスプレイ |
| Zoom Rooms | Zoom Roomsライセンス×1 | 会議用端末 |
| 予約のみのルーム | Workspace Reservationライセンス×1 | スケジュール表示用ディスプレイ |
導入後のセットアップ方法
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を利用するためのセットアップ方法は以下の通りです。
| 手順①ロケーションの作成 | Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）を使用するオフィスのレイアウトに合わせて階層構造を設定 |
| 手順②フロアマップの追加 | フロアマップ画像をアップロードし、デスクや会議室等のワークスペースを配置 |
| 手順③機能の有効化 | オーナーまたは管理権限を持つユーザーによってワークスペース予約の機能を有効化 |
NECネッツエスアイなら最適な運用方法の提案・サポートが可能
NECネッツエスアイでは、Zoomのライセンス契約およびその後の運用支援を広く提供しています。
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の導入をはじめ、Zoomプラットフォームを活用したハイブリッドワークの基盤づくりに関するサポート等も可能となっています。
NECネッツエスアイなら、豊富な導入実績・ノウハウに基づいた最適なZoom環境の提案・構築が可能ですので、ハイブリッドモデルの採用をお考えの企業様はぜひ一度ご相談ください。
記事まとめ
- Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）はZoom上で座席・会議室予約を行うためのシステム
- Zoomのオプションとして契約することで、コストを抑えながらハイブリッドワークの基盤づくりを行えるのが特長
- 単なる座席・会議室予約システムとしてだけでなく、オフィス利用の分析ツールとしても活用できる
すでにZoom Roomsを運用している場合は、追加費用なしですぐにWorkspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の利用を開始することができます。
Workspace Reservation（ワークスペースリザベーション）の詳しい使い方を知りたい場合や、新たにZoom Rooms等のライセンス契約をお考えの場合は、一度NECネッツエスアイまでお問い合わせください。
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