取り次がない方が良い営業電話とは？見極め方と対応のコツを知ろう

オフィスで働いていると、これまでやり取りしたことがない会社から営業電話がかかってくることがあります。商品やサービスの契約をしてもらおうと、あの手この手で話を続けたり、担当者へ電話をつないでほしいとお願いされたりした経験がある方も多いのではないでしょうか。

しかし、こうした迷惑な営業電話は担当者に取り次がないようにしなければいけません。受話器をとった従業員が上手にシャットアウトする必要があります。

そこで本記事では、営業電話を取り次がないようにするために知っておきたい、セールスの電話を見分けるコツを解説します。記事の後半では、営業電話の本数を減らす効果が期待できる便利なサービスも紹介するのでぜひ役立ててください。

営業電話を取り次がないようにするのはなぜ？

そもそも営業電話がかかってきたとき、なぜ相手に依頼された担当者に取り次がないようにするのでしょうか。もし営業電話を取り次いでしまったときのことを考えてみましょう。

後ほど詳しく紹介しますが、営業電話をかけてくる人はなかなか本題を具体的に話してくれず、長々と時間をかける傾向にあります。こちらが受話器を置こうとしてもあの手この手で阻止してくるでしょう。

こうした面倒な営業電話を担当者につないでしまうと、担当者の業務効率悪化を招いてしまいます。

当者がメインで行っている業務が滞り、残業時間が増えてしまう可能性もあるでしょう。また、担当者自身が負担を感じるケースも少なくありません。会社側としても生産性の悪化、人件費の高騰といったデメリットが考えられるでしょう。

したがって、営業電話は最初に担当した人が早い段階で断って終わらせることが大切です。

業務の迷惑になる営業電話は取り次がない！見分け方を解説

営業電話は取り次がないことは分かりましたが、電話対応の経験があまりない従業員のなかには「どれが営業電話なのか分からない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの章では、営業電話によく見られる特徴を具体的に紹介します。営業電話を取り次がない対応をとるためにも、一般的な電話との違いをしっかり理解しておきましょう。

取り次いでほしい従業員の名前を言わない

営業電話は、取り次ぎをお願いする際に従業員の名前を言わず、役職名などを用いることが多いです。例えば、「人事担当者様におつなぎいただけますか」「営業課長様に取り次ぎをお願いします」といった具合に依頼されるケースが考えられます。

自社の正式な部署名を知らず、一般的な部署名を用いて取り次ぎをお願いしてくることもあります。

自分の社名をはっきり答えない

こちらが聞いても会社名を具体的に答えないことも、営業電話ならではの特長です。例えば、「○○（大手企業の名前）の関連会社です」といった具合に、社名を言わないよう上手く乗り切ってきます。

自社とやり取りしている形跡がない担当者、社名をはっきり教えてくれない電話である場合は、営業電話である可能性が高いので取り次がないようにしましょう。

用件を具体的に話さない

営業電話をかけてきた人はセールスの連絡であることを気付かれないように振る舞い、具体的に用件を話してくれないことが多いです。

こちらから用件を聞いてものらりくらりと話を変えてくるケースもめずらしくありません。

仕事ができる時間が限られたビジネスの場では、具体的な用件を話さない連絡は基本的にありません。したがって、用件をなかなか口にしない電話は営業電話と判断する手掛かりのひとつになります。

一方的に話を進める

営業電話をかけてくる人は電話を切られないよう、一方的に話を進める傾向にあります。こちらに話を止める隙を与えてくれないことが多く、営業マンのペースに飲まれてしまうことも少なくありません。

営業電話を担当者に取り次がないようにするためにも、何とかして話を終わりの方向にもっていくテクニックが必要です。

電話口が騒がしい

営業電話はコールセンターなど、複数の担当者がいる場所からかかってくることが多いです。このため、電話口の向こうでいろいろな人が会話している声が聞こえたり、妙に騒がしかったりする場合は、営業電話である可能性があります。

断りづらい？セールスの電話をかける人の心理を確認

ここまで営業電話の主な特長について解説してきましたが、「実際に目の当たりにすると断りづらい……」と感じている方もいるのではないでしょうか。

こうした場合は営業電話をかけてくる人の心理を知ることで、気持ちが楽になるかもしれません。

「断られて当然」のスタンス

営業電話をかけてくる人は自社以外にも何度も連絡している可能性が高いです。電話をかけている本数が多い分、セールスを断られている回数も多いことが多いでしょう。

このため、担当者は「断られて当然」というスタンスでいることが一般的です。なかにはセールスは「質より量」という考えを持っている営業マンもいるかもしれません。

このことから自社が断ったところで、営業マンは特になんとも思わないことが予想できます。

ノルマを達成するために電話をかけている

営業電話をかけてくる会社の多くは、営業マンにノルマを設定しています。したがって営業マンは日々ノルマを達成するために、感触が良い相手と話を進めたがる傾向にあります。このため、少しでも営業電話の内容に興味を持つと、営業マンに積極的な勧誘を受ける可能性があるため注意が必要です。

逆に、最初からはっきりと話を断る姿勢を見せると、お互いに時間を使わずにすみます。

営業電話を取り次がないために知っておきたいポイントとは

営業電話は担当者へ取り次がないようにするためのポイントをあらかじめ理解しておけば、対応しやすくなります。ここで3つのポイントを確認しておきましょう。

すぐに具体的な用件を聞く

営業電話の可能性があることが分かったら、できるだけ早めに具体的な用件を尋ねましょう。取り次ぎをお願いされても、先に用件を聞くことが大切です。

相手が電話をかけてきた目的を聞くことで、営業電話なのか、自社の業務に関わる電話なのかをしっかり判断することができます。

早めに断る

用件を尋ねた結果、営業電話であることが分かったら早めに断るようにしましょう。相手の話を聞き続けてしまえば、時間が余計にかかってしまいます。

長々と電話していると一方的に話を進められ、言いくるめられてしまうこともあるので自社に不要な電話であることが分かったらすぐに断るようにします。

断るときははっきり・丁寧に

セールスを断るときはあいまいな返しをせず、はっきりかつ丁寧な言葉選びをすることがポイントです。

例えば「1度社内で検討します」といった返答だと、営業マンを期待させてしまうことになるのでおすすめしません。大切なのは、相手に再度営業電話をかけてくる口実を与えないことです。

例えば「弊社では新規の取り引きはお断りしております」「必要であればこちらからお電話するので、今後のご連絡は不要です」といったフレーズが役立つでしょう。

セールスの電話を減らすための対応方法とは

ここまで営業電話を取り次がないためのコツについて解説してきました。しかし、なかには「毎日多くの営業電話がかかってきて対応が大変……」と困っている会社もあるでしょう。

こうした場合は、自動応答機能が搭載されたNECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」の導入をおすすめします。

Canario（カナリオ）はAIが自動で応答し、名前を認識して従業員に電話を取り次ぐ電話転送サービスです。電話をかけてきた相手が取次先となる従業員の名前を指定しない場合は、担当者不明の問い合わせとして事前登録した番号が一斉架電される仕組みになっています。

自動音声による対応が電話の最初にあると、営業電話をかけてきた人は担当者と話すまでに時間がかかるため問い合わせの途中で電話を切ってしまうケースもめずらしくありません。

着信に対応する会社としては、「担当者不明の問い合わせ＝営業電話である可能性」を頭に浮かべることができるため、よりスムーズな対応が実現するでしょう。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）にはこのほかにも、ビジネスの場で役立つさまざまな便利機能が搭載されています。Canario（カナリオ）の機能を無料で利用できるトライアルキャンペーンも行っているので、気になる方はぜひこの機会にお問い合わせください。

まとめ

営業電話をかけてくる人はなかなか具体的な用件を話してくれず、長々と話をする傾向にあるため、真面目に対応してしまうと手間と時間がかかってしまいます。ましてや、担当者に取り次いでしまうと会社としての損失が大きくなってしまうため、取り次がないように初めの段階でしっかり断ることが大切です。

今回の記事で紹介した内容を参考に一般的な電話と営業電話をしっかり見分け、日ごろから迷惑な電話は取り次がないように意識するようにしましょう。

また、営業電話の本数が多かったり、従業員における電話対応の負担が大きくなっていたりする場合は、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）を導入することもひとつの解決策になります。

気になる方はぜひこの機会に、下記よりお問い合わせください。

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