急用でホスト不在に！Zoomミーティングを続行したり、任命する方法や設定はある？

Zoomミーティングを開催した際に、ホストが急用で退出しなくてはいけない場合が起こる場合があります。

そのような場合にどのようにミーティングを続行するれば良いのでしょうか。

今回はそんなZoomを使用する上でホスト不在のシチュエーションをいくつかピックアップし、それらの対処法や設定方法などをご紹介していきます。

ホスト不在の状態でもミーティングを続行する方法

Zoomミーティングを行なっている状態で急用などでホストがどうしても退出しなくてはいけない場合などがあると思います。

そのような場合はホストを変更することでホスト不在に対処することが可能。

Zoom会議中にホスト変更する方法

Zoomアプリ、下部にある”参加者”タブをクリック
参加者リストの中から、ホストにしたい人にマウスをポイントする
“詳細”を　クリック
ホストにするを選ぶ
「ホストを◯◯（参加者名）に変更しますか？」と表示されるので、はいを選ぶ
ホスト変更できたことを確認し、退出すれば完了

ちなみにホストを変更する際には、ホストにしたい人のウインドウを直接選択して選ぶこともできます。

有料ライセンスであれば、共同ホストに設定することも可能

Zoom有料ライセンスであれば、共同ホストを任命することが可能です。共同ホストとはホストと同じ権限を持つ人を設定すること。

共同ホストを任命しておけば、ホストは途中で退出するのも自由ですし、ホストが不在になっても変わりなく、Zoomミーティングを続けることが可能。ミーティング進行を複数人で行えるので、管理が楽になります。

共同ホストを設定する方法は上記でご紹介したホスト変更とほぼ同じ。

共同ホストにしたい人を選択して「共同ホストを作成」をクリックすれば、問題なく設定できます。

Zoomのホスト及び共同ホストの権限一覧

参加者の入室許可	Web会議を始める際に待合室に入室してきた参加者のメインルームへの入室を許可する
参加者の強制退出	不適合な参加者が現れた場合、強制的に退出させることができる
参加者の録画の許可/停止	参加者によるWeb会議の録音、録画開始の許可を与える、また強制的に停止できる
参加者のマイクをミュートにできる	不適切な発言を行う参加者がいた場合、マイクをミュートにできる
参加者名の変更制限	参加者が会議中に名前の変更を行えないようにする
字幕機能の使用	直接、もしくはサードバーティのサービスを使用しWeb会議中に字幕を追加できる
ブレイクアウトルーム中に各ルームへの入室・退室	会議中にグループに分かれてミーティングを行う場合、各個別ルームへの自由な入退室が可能

これ以外にも画面共有やレコーディングの許可もホスト権限で制限している場合は、ホストを任命することで変更可能になります。

ホスト不在のままミーティングを開始する方法

参加予定のホストが前の予定などでどうしても参加が遅れる、ということもあるかと思います。

このような事態に対応するために、Zoomにはホスト不在のままでも、ミーティングを開始することができる設定が用意されています。

ミーティング開催者(ホスト)がZoomミーティングをスケジューリング(決められた時間にスタートするように設定したミーティングのこと)で行う際に、「ホストの前の参加を有効にする」にチェックを入れておくことでできるようになります。

この場合、ホスト不在でもあらかじめ展開されたミーティングIDやURLにアクセスすることでミーティングをスタートすることができますが、ミーティングを進める上で上記でご紹介したホスト権限を使用したいというシチュエーションが起きるかもしれません。

その場合は以下の方法でホストを任命すると良いでしょう。(有料ライセンスのみ、この機能を使用できます)

ホスト不在時に代理でホスト役を務める場合

Zoomアプリ内、下部にある”参加者”タブをクリック
参加者一覧が表示されている状態で、「ホストの要求」ボタンをクリック
ホストキーの入力を求められるので、あらかじめホストから共有された6桁の数字を入力

これだけで完了です。これによりホスト不在状態からホストが存在する状態になり、権限を使用することができるようになります。

ホストキーとは

ホストキーとはミーティングのコントロール権限を要求するために使用される6桁の暗証番号のこと。

ミーティング開催者がスケジューリングしたZoomミーティングに適用されます。

ホストキーの確認はZoomのWebサイトにアクセスし、マイアカウントの”プロフィール”から確認することができ、ホストキーの番号は編集もできます。

ホストキーの機能が使用できるのはZoomのPro以上の有料ライセンスユーザーのみなので無料ライセンスでは使用できないのでご注意ください。

ホストキーやホストの前の参加の常用は禁物！

上記のような方法で、ホスト不在でも会議が開始出来たり、ホスト役を務めることもできますが、これはあくまで緊急時のための機能です。

この機能を常用して、有料ライセンスを複数人で使い回すなどの行為はサービス規約違反となります。

最近では、サービス提供元から直接指摘が入ることもあるようですが、それ以前としてコンプライアンス的に問題がある行為になるので、絶対に行わないようにしましょう。

1ホストで複数のZoomミーティングは開催できない

このようにホスト不在でもミーティングを継続したり、運用することは可能なのですが、一つだけ注意しなくてはいけない使い方があります。

それがホストが開催したルームやスケジュールしたルームが複数存在することは基本的にできないということ。

例えば、共同ホストにAのルームを任せて、Bのルームを新しく建てることはできません。ホストを完全に変更すればOKです。

またホスト不在でミーティングを開催した場合、URLだけでZoomミーティングに参加できる状態になってしまうので、セキュリティ面では不安があるということも付け加えておきます。

企業や団体であれば、Zoom有償ライセンスの契約をすることで運営が楽に

いかがだったでしょうか、今回はZoomのホスト不在でもZoomミーティングを続行したり、任命する方法や設定はあるのか?をテーマに解説してきました。

Zoomはホスト不在でも共同ホストやホスト変更、またはホストを任命することにより進行していくことが可能です。

その中でも共同ホストやホストキー機能は、大規模会議や緊急時に非常に便利な機能なのでおすすめ。こちらはPro以上の有償ライセンスが必要となりますが、Zoomミーティングを定期的に利用されているのでしたら、ぜひ切り替えをおすすめします。

ミーティングを行う際には無料ライセンスだと40分までの時間制限設定がありますが、有償ライセンスに切り替えることにより制限が解除されます。

また録画データをクラウド保存できたり、ミーティング中に参加者をブレイクアウトルームという小グループに分けることができる機能なども利用できるようになりますので、Zoomの使い方に幅が生まれるでしょう。

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