Web会議システムで働き方改革！メリットや使用例を比較しながら解説

日本でも近年のテレワーク推進と2020年の新型コロナウイルス流行による在宅勤務のニーズ増加によってweb会議システムに注目が非常に大きくなっています。

企業がweb会議システムを導入することで、社員は会社に出勤しなくても、自宅などで仕事をこなせる環境が整うというわけですね。

そこで今回は、企業がweb会議システムを導入するときのポイントをご紹介。

web会議システムのメリット・デメリットや活用方法をチェックしていきましょう。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

web会議システムのメリットとデメリットが気になる人
web会議システムを活用方法が知りたい人
web会議システムの選び方を押さえたい人

web会議システムの特徴と基本機能

web会議システムとは、インターネット上でチャットや通話、映像や資料の共有ができる仕組みのツールのことです。

web会議システムの形態・使い方は製品によって違いますが、webブラウザで利用できるものもあれば専用アプリのダウンロードが導入に必要なこともあります。

web会議システムの特徴

web会議システムはパソコンやスマホ、タブレットなどを介していつでもどこでもミーティングできることが大きな特徴。

基本的には、次の2種類に分類されます。

オンプレミス型
クラウド型（SaaS／ASP）

web会議システムの種類を比較しながら解説していきます。

【オンプレミス型】

誘導導入型とも呼ばれるオンプレミス型とは、自社に会議システム・制御装置がある場合に利用できるweb会議システムの仕組みです。

自社でインストールした上で導入できるツールなので、比較的スムーズにコミュニケーションが取れる特徴があります。

ただし、専用機器の耐用年数が経過すると通話機能などの品質が悪化したり、システムに接続できなくなったりするので運用費用に注意が必要です。

【クラウド型（SaaS／ASP）】

共有型とも呼ばれるクラウド型とは、他社が運営しているweb会議システムを利用してオンラインミーティングをする仕組みです。

手持ちのPCやスマホ、タブレットなどで利用できるので初期費用が不要なため、近年はweb会議システムが主流となっています。

また課題であった通信品質の問題も解決されてきているので、クラウド型への評価が高くなっているというのが実情です。

web会議システムの基本機能

web会議システムの機能は導入するツールによって違いますが、主な機能は以下の通りです。

通話機能
録画機能
画面共有機能
セキュリティ機能

web会議システムを導入すると、音声や映像を介して参加者と密なコミュニケーションが取れることが可能となります。

ミーティング中の映像を録画したり、デスクトップ画面などをシェアできたりする機能があるので円滑に会議を進められる特徴もあります。

また、企業にとって非常に大切なセキュリティ機能も付随しているので、情報漏洩の防止につながるメリットもあります。

具体的には、IPアドレスの指定やパスワード設定などの機能がありますが、導入するweb会議システムツールによって違いがあるので確認が必要です。

web会議システムのメリット・デメリットとは

web会議システのメリットとデメリットを比較していきましょう。

メリット

web会議システムを導入するメリットは、次の4つがあります。

業務の効率がアップする
各種経費の削減が可能になる
コミュニケーションが活発になる
迅速な情報共有が実現する

【業務の効率がアップする】

web会議システムを導入すれば会議のために部屋を用意したり、資料を印刷したりなどの手間を省けます。

また、会議場所まで移動する必要がないので、勤務時間を比較的効率良く使えるのです。

【各種経費の削減が可能になる】

web会議システムは導入費用があまりかからない（無料の場合もある）だけでなく、社員の移動にかかる交通費の節約が可能になります。

web会議システムで会議を済ませられれば出張費は一切かかりませんし、交際費が発生することもないのです。

web会議システムを導入し賢い使い方をすれば、各種経費の大幅な削減が実現します。

【コミュニケーションが活発になる】

web会議システムの導入は、コミュニケーションの活発化につながります。

ビジネスにおいて意思決定のスピードは非常に重要なので、web会議システムの仕組みをうまく使って導入・運用できれば売上の向上や企業自体の成長も期待できます。

【迅速な情報共有が実現する】

web会議システムはいつでもどこでも参加者に共有できるので、スピーディに情報を提供できるメリットがあります。

迅速な情報共有ができれば、その時間を有効活用して新しいアイデアや問題の対応策などを考えられます。

デメリット

web会議システムの導入のデメリットは、次の通りです。

パソコンやネットリテラシーがないと導入に時間がかかる
接続環境に影響されることがある
導入・運用費用が高くつくことがある

【パソコンやネットの耐性がないと定着に時間がかかる】

web会議システムを導入しても、パソコンやネットの使い方に不慣れな社員が多いと定着しづらいです。

web会議システムの操作はそれほど難しくないですが、ツールを使用する社員から支持を得られなければ意味がありません。

web会議システムを本格的に導入する前に、ツールの使用方法や仕組みに関する研修を実施するなどの対策を取ると比較的定着しやすくなります。

【接続環境に影響されることがある】

web会議システムはインターネット回線を使ってミーティングを行うため、接続環境が悪いとスムーズな会議ができません。

場合によっては、画質や音質が不安定になることがあります。

接続環境に不安がある場合は、導入前に会社で使用しているWi-Fiプランを見直したり、通信品質の高いWe会議システムを選ばなくてはいけません。

【導入・運用費用が高くつくことがある】

web会議システムは契約プランによって導入・運用値段が高くつくことがあります。

特に従量課金制のweb会議システムは利用するほど価格が高くなる特徴があるので注意が必要です。

web会議システムにかかる導入・運用費用を押さえるために、自社の利用形態に合ったシステム・プランを比較したうえで選択することをおすすめします。

ビデオ会議・テレビ会議との違いを比較

ビデオ会議システムとテレビ会議システムは、基本的には同じものです。

ビデオ会議システムとは、ミーティングをする場所を用意した上で、通信に必要な専用機器を用意して会議の参加者を集めて会議を行います。

一方、テレビ会議システムとは、会議の参加者がカメラやマイク、スピーカーなどを用意したうえで音声と映像で会議を開催する方法です。

web会議システムとはビデオ会議・テレビ会議システムと違い、パソコンやスマホに内蔵されたカメラやマイクを使って実施するオンラインミーティングのことを指します。

ソフトウェアやブラウザ上のクラウド型の通信方式が一般的です。

web会議システムとはビデオ会議・テレビ会議と比較すると、専用機器や高価なソフト・通信システムを自社で用意する必要がないので、導入時の費用を押さえられる特徴があります。

また、ビデオ・テレビ会議は所定の場所を用意する必要がありますが、会議室だけでなく自宅や出張先などからもミーティングに参加できることがweb会議システムの特徴と言えるでしょう。

どんな場合に導入するのがおすすめ？

web会議システムとは、実際どのような場合にシステムを導入すればいいのでしょうか。

web会議システムを導入すべきケースを具体的に紹介します。

会社の拠点が全国各地に分散している場合
意思決定に時間がかかる傾向がある場合
情報共有不足が問題になっている場合
社内に在宅ワーカーやリモートワーカーがいる場合
海外支店があったり、海外駐在員がいる場合
すでにテレビ会議システムを導入している場合

自社に適したweb会議システムの選び方

web会議システムはいろいろな種類があるので、比較したうえで自社に最適なものを選択して導入することが大切です。

システムの選び方

web会議システムの具体的な選び方は、以下の通りです。

web会議システムの導入目的に合ったものを導入する
音声や映像の品質で選ぶ
セキュリティが高いweb会議システムを導入する
サポート体制で選ぶ
アカウント数で選ぶ

web会議システムを導入する場合は、なぜ自社でツールを導入しようと考えたのかを明確にしましょう。

なぜなら、web会議システムとは導入するツールによって使い方や利用できる機能に違いがあるからです。

自社がweb会議システムを導入する目的を明確にしたうえで、いろいろな商品を比較することが大切。

web会議システムツールのホームページや口コミ情報などをチェックしながら、製品の品質やサポート耐性などを比較して導入することをおすすめします。

またもしそれらに関しての知識をあまりお持ちでないのであれば、直接問い合わせをしてみるのが良いでしょう。

最適な料金やプランを知ることができます。

まとめ

web会議システムにはさまざまな種類がありますが、それぞれの仕組みや使い方を理解して導入することが大切。

テレビ会議やビデオ会議も良いですが、現代のワークスタイルを考慮するとWeb会議ツールがおすすめです。

またその中でもZoomは他社のWeb会議ツールと比較して頭ひとつ抜けたシステムと言えます。

ぜひ導入を検討してみてください。

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