Zoomミーティング参加者に事前登録を求めた方が良いケースとは

Zoom会議を開く時、参加者の管理はどうしていますか？

固定メンバーで集まる会議や、少人数だけで行う会議ではあまり気にしなくて良いかもしれません。しかし、大人数で開催する会議や、不特定多数に案内を行う会議では、どういうメンバーが参加するのかということを知っておきたい場合があります。

Zoomには、参加者に事前登録を求める機能があります。この記事では、Zoomミーティングの事前登録機能の使い方について説明します。

Zoom事前登録を使うことで得られるメリット

Zoomでは、ミーティングの招待URLにアクセスすれば会議に参加できてしまいます。

しかし、不特定多数から幅広く参加者を募りたい場合であっても、招待URLを公開すると予想以上の参加者が集まって主催者側で管理することが困難になったり、誰が参加していたのかが分からず後でフォローができなかったりといった不都合が起こることも。

そんな時はミーティング参加者に事前登録を義務付ければ、参加する意思のある人をより確実に集めることができるでしょう。

Zoomミーティングの参加者に事前登録を求めたほうが良いのは以下のようなケースです。

参加者を制限したい・承認制にしたい

Zoomミーティングで事前登録を設定すると、「登録用URL」が発行されます。

会議の案内は登録用URLを公開しておいて、登録手続きを完了した人だけが会議に参加できるようにすれば、イタズラや冷やかしを抑止することができますね。

人数を制限したい場合は登録数の上限を設定しておくことも可能。また、承認方法を「手動承認」にすると、登録を行った人の中からさらにホストが承認した参加者のみに招待URLを送ることができ、より安全性が高くなります。

参加者の情報を収集したい・出席状況のレポートを作成したい

参加者リストを作る場合や、どんな参加者が集まるかを把握しておきたい場合も事前登録が役立ちます。

事前登録ありのZoomミーティングでは、登録者のリストをCSV形式でエクスポートしたり、当日出席したかどうかのレポートを作成したりできるのです。簡単に参加者リストを作ることができる上、事前登録の項目を追加しておけば、登録時にアンケートに答えてもらうといった使い方もできます。

Zoom事前登録の設定方法・登録方法

ホストが会議の事前登録を設定する方法・参加者が登録するについて見ていきましょう。

事前登録の有効化方法（ホストの操作）

参加者に事前登録を求める設定は、Zoomウェブポータルのミーティングスケジュール画面から行います。

Zoomウェブポータル(https://zoom.us/)にサインインします。
「ミーティングをスケジュールする」から新規ミーティングを作成します。
登録「必須」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
登録リンクを参加者に知らせます。

事前登録の流れ（参加者の操作）

事前登録ありの場合、参加者は登録リンクから登録を行うと招待リンクを受け取ることができるようになります。

登録リンクのURLにアクセスします。
必要事項（デフォルトでは姓名・メールアドレス）を入力して「登録」をクリックします。
ホスト側で承認されると招待URLがメールで送られてきます。
ミーティング当日は招待URLから会議に参加します。

登録項目をカスタマイズするやり方

オプション項目では事前登録の承認方法を変えたり、入力項目を増やしたりすることが可能。目的に合わせて、より細かな設定ができます。

Zoomウェブポータル(https://zoom.us/)で該当のミーティングスケジュールを開きます。
「事前登録」タブを選択します。
「事前登録オプション」の「編集」をクリックします。

この画面で以下のようなカスタマイズを行うことが可能です。

承認方法を設定する

事前登録者の承認方法は「自動承認」と「手動承認」の2種類があります。

自動承認は、参加者が登録した時点で承認が完了し、招待URLを受け取ることができるので、ホストが都度承認する手間は不要です。また人数の上限設定がある場合、登録順で参加者が決定し、定員数を超えると自動的に登録不可となる制限がかかります。

手動承認の場合は、登録後にホストが手動で承認してから招待URLが送られてきます。承認されなければミーティングには参加できないため、より厳格に参加者を管理したい場合に適しています。

カスタムの質問を追加する

参加者の事前登録には姓名とメールアドレスが必須項目になっていますが、他の情報について入力を求めたい場合は、カスタムの質問を追加しましょう。

事前登録オプション画面で「質問」タブから表示したいフィールドを選択します。「質問」にない項目を追加するには、「カスタムの質問」タブに切り替えれば、オリジナルの質問も作成可能。この機能を利用すれば登録時にアンケートに答えてもらうといったこともでき、参加者の傾向を知るのに役立ちます。

まとめ

Zoomの事前登録を使った方が良いケースと、設定方法について解説しました。

参加者を制限したり、人数に上限を設けたりする必要がある
参加者を承認制にしたい
参加者の名簿を作りたい

このような時には、事前登録機能を活用してみてください。

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