本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
ビジネスにおいて、電話転送を賢く利用することが業務効率の改善につながるといっても過言ではありません。
しかし、日々の業務に追われて電話転送機能をまだ導入できていないという会社も多いでしょう。
そこで本記事では、電話転送について解説します。電話転送の仕組みやメリットをあわせて確認していきましょう。
電話転送をスムーズに行いたい場合におすすめのサービスも紹介します。
電話の取り次ぎが多いビジネスを行っている会社や電話応対に不満・問題を抱えている方は、必見の内容です。
ビジネスフォンの通話を別の番号に？電話転送の仕組みとは
電話転送とはその名の通り、かかってきた電話を別の番号に転送する機能のことです。
ビジネスではお客様などと電話でやり取りするケースが非常に多いです。しかし、すべての会社が電話対応専門の社員を設置しているわけではありません。そのため、たとえば社員が外出中で、会社の固定電話に着信があった場合は対応できないこともあります。
こうした場合に便利なのが電話転送です。
あらかじめ転送したい番号を設定しておけば、会社などに設置された電話の着信を社員の携帯電話など転送できます。
なお電話転送には、内線転送と外線転送の2種類あります。それぞれ機能が少し異なるので、ここで違いを確認しておきましょう。
内線転送の利用方法とは
例えば、お客様などから外線で着信を受け、別の社員に転送したい場合は保留ボタンを押し、担当者社員に内線をかけて対応を依頼します。
外線の対応を依頼された社員は、保留されている外線ボタンを押して通話できる仕組みです。
ちなみに内線は主装置であるPBXに接続された、すべての内線電話機に割り振られます。番号の割り振りは機種によって異なるのが特徴です。
外線転送の使い方とは
外線転送とは、先に少し触れた通り、外線で着信があった際に別の番号へ転送する機能です。固定電話から固定電話の転送だけでなく、固定電話から携帯電話やスマートフォンへの転送にも対応しています。
外線転送は2種類に分けられ、外線手動転送と外線自動転送とで少々仕組みが異なります。
外線手動転送の仕組みとは
外線手動転送とは会社の固定電話への着信を、外線で別の番号に転送する仕組みです。
例えば、お客様から外線があった際に担当社員が会社にいない場合を考えてみましょう。
この場合は、電話を受けた応対者がビジネスフォンの転送ボタンを押し、外線で担当社員に連絡が入っている旨を伝えます。
応対者が受話器を置くと、連絡を受けた担当社員の回線はお客様との通話に切り替わる仕組みとなっています。
外線自動転送の仕組みとは
外線自動転送とは、会社内に設置されたビジネスフォンにかかってきた外線をあらかじめ設定しておいた番号に転送する仕組みです。最初に着信が入るビジネスフォンで対応する必要はありません。
この仕組みなら、会社に電話番として社員を残さなくてすみます。
もし転送先でも通話の応対ができなかった場合は、その旨がメールで通知されるサービスが一般的です。
例えば、Canario(カナリオ)の転送電話サービスならメールだけでなく、SlackやMicrosoft teamsなどのコミュニケーションツールでも通知設定が可能です。
外線電話の転送サービスを会社に導入するメリットとは
外線転送サービスを利用すれば、着信に対応できないケースが少なくなります。後からかけ直しをする手間を削減できるでしょう。
また、もし転送された外線に対応できなくてもその旨が通知されるため、従来のように最初に電話に出た社員が話の内容などをメモしなくてすみます。
特に、現代は新型コロナウイルスの影響でテレワーク化が進んでいます。コロナ禍とはいえ、会社のビジネスフォンにはお客様などから外線で問い合わせがあるでしょう。
こうした場合に、外線転送サービスを利用すると非常に便利です。
携帯電話の通信キャリアなどで外線転送サービスが提供されているので、ぜひこの機会に利用を検討してみてください。
| NTT東日本 | ソフトバンク | KDDI光ダイレクト（au） | |
|---|---|---|---|
| サービス名 | 自動着信転送サービス「ボイスワープ」 | 多機能転送サービス | 着信転送サービス |
| 特徴 | ・月額使用料：税込880円 ・工事費：無料 ※自動着信転送サービス「ボイスワープ」加入電話、事務用の場合 ・無条件転送、無応答転送のほか、リモートコントロールも可能 | ・月額料金：税込880円／番号 ・工事費：無料 ・無応答時転送、話中時転送などを選択できる | ・月額利用料：無料 ・申し込み：不要 ・フル転送や無応答転送など転送の種類を選択できる |
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)を紹介
NECネッツエスアイでは、会社のビジネスフォンにかかってくる電話をAIが自動で担当社員に割り振ってくれるCanario(カナリオ)を提供しています。
AIに名前を認識させることで、取り次ぎ・転送がすべて自動で行われます。
また、あらかじめ携帯などの番号を設定しておけば、外線がかかってきたタイミングで複数の電話番号の呼び出しが可能です。電話の応対業務が1人の担当者の負担になることを避けられる機能と言えるでしょう。
その他、私有の番号を秘匿しつ通話できる秘匿発信にも対応しています。通話料は会社の負担になるため、社員が個人で電話料金を支払わずにすみます。
Canario(カナリオ)を導入することで、ビジネスフォン関連の業務はより円滑化するでしょう。
申し込みや設定方法など、もう少し詳しくCanario(カナリオ)について知りたい方はお気軽にご連絡ください。
まとめ
電話転送は、会社に設置されたビジネスフォンへの着信を別の番号に転送できる仕組みです。内線転送と外線転送の2種類があり、特に社員の出入りが激しい会社では外部転送を積極的に活用することをおすすめします。
外線転送をよりスムーズに進めたい場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用を検討してみましょう。
社員が電話の取り次ぎ・転送作業をしなくて済むため、業務効率の改善にも役立ちます。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら
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