本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
相手からの通話の内容によっては、電話の転送機能を使用して別の社員に対応をお願いするケースも多いでしょう。
しかし、電話を別の番号にとばしている間、相手の電話口で音が変わるのかと気になる人もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、電話転送の概要や種類について解説した後に、相手側で聞こえる音について説明します。
これから転送機能が搭載されたビジネスフォンを導入する予定の方も、ぜひご確認ください。
そもそも転送機能とは？
そもそも電話転送とは、会社などに設置された固定電話に来た連絡を別の番号にとばす機能のことです。
最初に連絡が来る固定電話で社員が対応しなければいけない場合と、自動で別の番号に転送される場合と大きく2種類に分けられます。
社員の人数が多く、電話の内容によって別の社員に対応をお願いするケースなどは、転送機能をうまく活用することで業務効率の改善につながります。
電話転送の種類
電話転送にはいくつかの種類が存在します。利用するサービス・コースによっても変わってきますが、ここでは代表的な種類を見ていきましょう。
無応答時転送
無応答時転送とは一定の時間、会社などに設置された固定電話で呼び出し音を鳴らし、誰も受話器を上げない場合にあらかじめ登録した番号に着信が飛ばされる機能です。
固定電話で呼び出し音が鳴る時間は、利用者が自由に設定できるケースが多いです。例えば、NTTの電話転送サービスであるボイスワープでは、5～50秒までの間で1秒単位で設定できます。
話中時転送
話中時転送とは、転送元の機器で別の相手と話している間に電話がかかってきたときに登録した番号へ飛ばせる機能です。
電話の取りこぼしを防止できるため、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。
無条件転送
無条件転送とは、最初に着信を受ける固定電話の音を鳴らさずにかかってきた着信をすべて別の番号に飛ばす機能です。固定電話を設置している場所に社員がいないことが多い場合、社員が外出していることが多い場合にこの機能を利用すると便利でしょう。
別の番号に電話を飛ばしたとき、相手の呼び出し音は同じ？途中で変わることはある？
電話転送した場合、呼び出し音は利用するサービスによって異なります。そのため一概にはいえませんが、前述した無条件転送の場合はコール音が変わることは少ないです。
なお無条件転送は転送元を呼び出さずに別の番号に飛ばす仕組みであるため、呼び出し時間が長くなるのが一般的です。
よく「電話を発信したお客様に転送していることが分かってしまうのではないか」と質問する人がいますが、基本的には問題ありません。気になる場合は、利用しているサービスの担当者に確認して回答をもらった方がいいでしょう。
まとめ
電話転送は、会社などに設置された固定にかかってきた着信をあらかじめ登録した別の番号に飛ばす機能です。社員が持つ携帯電話に飛ばすことで電話の取りこぼしの防止などにつながります。
利用するサービスによって少し仕様が異なりますが、無応答時転送や話中時転送、無条件転送などの種類があります。
電話転送を利用すると「呼び出し音が変わるのではないか」と不安に思う方もいるかもしれませんが、無条件転送の場合、音が変わらないことが一般的です。
ただし、利用するサービスによって異なるため、あらかじめ確認しておくと安心できるでしょう。
利便性が高く、誰でも操作しやすい電話転送サービスの1つにNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)があります。AIが自動で電話を取り次ぐため、業務効率の改善につながるでしょう。
Canario(カナリオ)の詳しい内容について気になる方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
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