本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
電話転送サービスを利用すれば、会社宛に電話対応専用の社員を置かなくてすみます。また電話の取り次ぎや折り返し作業の工数も軽減されるでしょう。
しかし、転送サービスを導入していない会社の中には、どのように転送すればいいのか、折り返しの番号が個人のものになるのではないかと不安に感じている場合もあるのではないでしょうか。
そこで本記事では、転送サービスについて詳しく説明します。導入方法やメリットもあわせて確認しましょう。折り返し時の番号についてもチェックできる記事です。
会社の電話を携帯に転送する方法
会社の着信を携帯に転送する方法は、主に3つあります。
ここではそれぞれの方法について見ていきます。
転送機能を使用する
転送機能とは、ビジネス用の固定電話に搭載されている機能です。転送機能が導入されている固定電話をすでに会社で使用している場合もあるので、この機会に確認してみましょう。
ただし、固定電話に搭載された転送機能は会社に設置されたPBX（電話交換機）の範囲内でしか、通話を転送できません。
転送サービスを利用する
転送サービスとは電話回線事業者が提供する、オプションのサービスです。サービスの利用契約を結ぶと、固定電話への通話をあらかじめ指定した番号に転送できます。
転送サービスにはいろいろな種類があり、会社に来た電話をすべて携帯の番号に転送したり、会社の電話を少し鳴らして誰もいないようであれば別の番号に通話を転送したりできます。
なかには自動ガイダンスが流れるものもあるようです。
電話回線事業者がサービスを提供しているため安心感はあるものの、基本的には転送料が発生します。
そのため、転送サービスの導入によって通話料金が上がる可能性があることに注意しましょう。
クラウドPBXを活用する
クラウドPBXとは、前述の電話交換機（PBX）がクラウド化されたものです。
インターネット上でPBXを管理でき、物理的なPBXは不要です。したがって、場所や時間に制限されず、さまざまなデバイスで通話サービスを利用できるようになります。
会社の固定電話への着信を携帯へ転送するメリット
会社に設置された固定電話の着信を、社員が持つ携帯へ転送するとさまざまなメリットがあります。ここではその内容を具体的に解説します。
電話の取り次ぎ作業が簡略化される
会社にかかってきた電話が担当者に直接転送されれば、取り次ぎ作業に時間を取られません。
転送サービスを利用しない場合、会社にかかってきた電話は別の社員が対応することになります。
相手に電話の内容や折り返しの必要性などを確認し、メモをとって電話を切ります。その後、電話帳などにその旨を記載して担当社員のデスクに置く作業が必要です。
急ぎの場合は、電話を受けた社員が担当者に電話をかけて折り返すように伝えなければいけません。
しかし、転送サービスを利用すれば、担当社員はこうした一連の作業をしなくてよくなる可能性があります。
会社外にいても電話に対応できる
固定電話の着信を携帯電話に転送すれば、当然ではありますが社内にいなくても電話に対応できます。取引先への移動中、出張中,在宅勤務中であっても可能です。
社員の人数が少なかったり、業務に追われていたりする会社では、電話の対応を専門とする社員を用意できないケースもあるでしょう。
これではお世話になっている取引先からの連絡にスピーディに対応できなかったり、新しい取引先からのビジネスチャンスを逃してしまったりする可能性があります。
しかし、転送サービスを利用すればこうしたリスクにしっかり対応できるのがポイントです。
タイムラグが少なくなる
転送サービスの利用を検討する際に、比較されることがある機能が留守番電話機能です。
たしかに、留守番電話機能を利用すれば、会社宛の着信に誰も対応することができなくても、相手先の要件を把握できる可能性があります。
しかし、折り返しするためには、誰かが録音された留守番電話の内容を確認して、担当者にその旨を伝える必要があります。
これでは、相手の着信から折り返しまでのタイムラグがかなりかかってしまうでしょう。
転送サービスを利用するとどうでしょうか。例えば、会社宛の着信をすべて携帯に転送するように設定しておけば、どこにいても相手から着信を確認できます。
誰かが留守番電話の内容を確認して担当者に伝えなくても大丈夫です。
もし転送先で対応できなくても、履歴があれば発信者に対して折り返しできるでしょう。
折り返しの番号は個人の番号になってしまう？
会社宛の通話を携帯の番号にワープできる転送サービスですが、折り返し時の番号は個人のものとなってしまいます。
手持ちの携帯から折り返しする場合、どうしても会社の固定電話の番号を使えないのです。
そのため、相手先が携帯の番号を登録していない場合、「どこからの電話だろう」と不審に思われる可能性があります。
また社員の個人携帯に転送する場合は、社員の個人情報が流出して大きな問題になる恐れも否定できません。
折り返しの際に携帯の番号が相手にばれてしまうことを防ぎたい場合は、番号が秘匿になるサービスの利用を検討するといいでしょう。
折り返し時の個人の番号を秘匿できるサービスなら安心！
折り返し時に個人の番号が相手にばれてしまうのが気になる場合は、番号が秘匿になるCanario(カナリオ)の利用がおすすめです。
Canario(カナリオ)とは、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。会社などに設置された固定電話の通話を事前に登録した番号に転送されます。
折り返し時の電話番号が秘匿になるだけでなく、担当者不明の問い合わせが来た際に一斉架電できたり、営業時間を設定して時間外はAIが電話番をしてくれたりなどのサービスを利用できます。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)が気になる方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
まとめ
ビジネスにおいて電話のやり取りは欠かせないものですが、状況によってはかかってきた電話に出られないこともあります。
こうした場合は、携帯など別の番号に通話を転送できるサービスを利用すると便利です。
ただし、転送サービスは折り返しの際に使用した電話の番号が相手に通知されます。場合によっては社員が個人で所有する携帯の番号が流出する可能性があるため、注意が必要です。
転送機能の便利さと番号の秘匿性を考えるなら、NECネッツエスアイの「Canario(カナリオ)」の利用がおすすめです。
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