【会社での電話対応】転送のやり方や保留機能の使い方を解説

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

会社に設置されている固定電話の多くは、いろいろな機能が搭載されたビジネスフォンです。

通常の固定電話にはない機能があるため、会社に入ってから初めてやり方を学ぶという人も多いでしょう。

そこで本記事では会社で使用することが多い、内線転送・外線転送のやり方をまとめて解説します。

記事の後半では電話を転送することが多く、対応に時間が取られている会社におすすめのサービスも紹介するので役立ててください。

会社に設置されているビジネスフォンとは

ビジネスフォン（ビジネスホン）とは、複数の外線・内線のやり取りが可能な電話機です。

オフィスで使用することを想定して、今回紹介する転送機能や保留機能など多数の機能が搭載されています。

ビジネスフォンが設置された会社には、主装置と呼ばれる交換機が用意されています。

この交換機を使って、電話機で内線と内線、もしくは外線と内線を自由にやり取りできる設定です。

【基本】会社にかかってきた電話転送のやり方を紹介

それでは、会社にあるビジネスフォンを用いて転送する一般的なやり方を紹介します。

操作方法はあくまでも基本的なもので、会社にあるビジネスフォンの種類によってこれから紹介する方法と異なる場合があります。

以下のやり方でうまく通話を転送できない場合は、会社のビジネスフォン付属の説明書を読んだり、メーカーに直接問い合わせたりして正しい方法を確認してください。

内線転送のやり方

内線転送とは、一度対応して通話を社内にいる別の電話機に内線で転送するビジネスフォンの機能です。

具体的なやり方は以下のとおりです。

ビジネスフォンで電話を受ける
話の要点を聞き取り、内線転送ボタンを押す
担当者に内線をつなぎ、着信の要件を伝える
ビジネスフォンの受話器を置く
担当者が電話対応を続ける

ビジネスフォンの多くは「4.ビジネスフォンの受話器を置く」のタイミングで、同時に内線した担当者の電話機に着信がとぶ仕組みになっています。

通話を転送された担当者は内線ボタンを確認して、通常通り電話対応を続けるだけですむのが特徴です。

ただし、担当者が社内にいない場合は、このやり方では着信を転送できません。

着信の要件をメモにして担当者のデスクに置いたり、担当者が持っている携帯電話に連絡したりなどの工夫をする必要があります。

外線転送のやり方

外線転送とは、会社のビジネスフォンで対応した着信を、外線を通じて別の電話機に転送する機能です。

内線転送と違って、社員が会社にいない場合でも携帯電話などに転送できるのが特徴です。

外線転送の具体的なやり方を確認しましょう。

ビジネスフォンで電話を受ける
話の要点を聞き取り、外線転送ボタンを押す
担当者の番号（例：携帯電話など）をダイヤルして、着信の要件を伝える
接続（コネクト）ボタンを押す
担当者が電話対応を続ける

外線転送の場合、「4.接続（コネクト）ボタンを押す」ことで会社で受けた着信を担当者へ転送できる仕組みになっています。

転送機能のデメリットとは

ビジネスフォンの転送機能のやり方を覚えれば、電話の要件に応じて素早く担当者に対応を代わってもらえるメリットがあります。

しかし、着信を転送するためには、一度社内にいる社員が着信に対応しなければいけません。

そのため、社員が外出することが多い会社や1日の電話の件数が多い会社などは、転送機能を使用することで電話に出る社員の負担が大きくなる可能性があるでしょう。

なお、転送機能のなかにはすべての着信を特定の番号に転送する自動転送機能も用意されています。

会社にあるビジネスフォンに必ずこの機能が搭載されているとは限りませんが、この場合、社内で一度着信を受ける必要がなくなるのがポイントです。

一方、着信は特定の番号に転送されるため、電話を転送された社員一人で対応を完結できない場合は別の社員に取り次ぐ手間がかかります。

会社のビジネスフォンに搭載された外線転送のやり方を覚えることは大切ですが、使いどころをきちんと見極める必要があるといえるでしょう。

保留機能もよく使用する！やり方・操作方法を解説

ビジネスフォンの機能の中でも、利用頻度の高い「保留」のやり方についても確認しておきましょう。

お客様からの問い合わせで内容確認に時間がかかる場合などに利用するのが、保留機能です。

保留ボタンを押すだけで相手の受話器からメロディが流れ、会社側の音声が一切聞こえない状態になります。

保留ボタンを押している間は、受話器を置いても電話は切れません。

保留状態を解除したい場合は、もう一度保留ボタンを押すだけですみます。

やり方が複雑でないため、会社のビジネスフォンを使うことに慣れていない場合でも比較的すぐに利用できる機能といえます。

電話の転送処理に時間を取られているなら？

会社宛ての着信が多く、電話に出る社員だけで対応を完結できないことがほとんど、という場合は転送処理にかなり時間を取られることになります。

この場合、最初に電話に対応する社員の負担が大きくなるため、他の業務に支障が出る恐れがあるでしょう。

電話の転送処理に時間を取られているなら、NECネッツエスアイのテレフォニーDXサービス「Canario（カナリオ）」の利用を検討するのがおすすめです。

テレフォニーDXサービス「Canario（カナリオ）」のメリット

Canario（カナリオ）は、相手が発話した名前を認識して着信を自動で担当者に取り次いでくれるサービスです。

特定の社員への取り次ぎはもちろん、あらかじめ登録した番号に一斉架電するやり方にも対応しています。

そのため、ビジネスフォンのように特定の社員だけに電話対応の負担をかけずにすむようになります。

もし着信に誰も対応できない場合でも、電話があった旨をテキスト化して伝言として残せるため後から折り返しが可能です。

社員の外出が多い会社や、電話出社をなくしてフルリモートワークを実現したい会社などは、Canario（カナリオ）の利用をぜひご検討ください。

まとめ

会社に設置されている固定電話の多くは、転送機能や保留機能などが搭載されているビジネスフォンです。

この記事で紹介した内容を参考に、いろいろな機能を使いこなしてみてください。

また記事の最後で紹介した通り、電話の転送業務に時間を取られている場合はもちろん、電話環境の改善が必要な場合はCanario（カナリオ）の利用をおすすめします。

特定の社員の負担をチームみんなで軽減することも可能なので、ぜひこの機会にCanario（カナリオ）の利用をご検討ください。

Canario（カナリオ）の詳しい内容が気になる方は、お気軽にご連絡くださいませ。

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