本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社で電話を受けたとき、担当者がもう帰った後だった場合はどのように伝えるのが適切でしょうか。
この記事では、電話対応で担当者が帰ったことを伝える言い方や、紛らわしい表現について解説しています。
また、担当者が帰った後の電話対応をスマートにこなすためのコツも紹介します。
担当者が帰った場合の電話対応方法
電話を受けて担当者が不在の場合、まずは「申し訳ございません」と、不在をお詫びします。
続けて不在の理由を伝えますが、「〇〇は帰りました」というストレートな表現はあまりビジネス向きとはいえません。
ビジネス電話の対応シーンで、担当者が帰ったことを伝えるためによく使われるフレーズを紹介します。
- 「〇〇は本日は退勤いたしました」
- 「〇〇は本日はすでに失礼させていただきました」
本日は退勤いたしました
「退勤」とは、1日の勤務時間を終えて会社から離れること。
勤怠でも「出勤」「退勤」という言葉を使いますので、社会人にとっては馴染みのある言葉で、誤解がありません。
なお「勤務を終える」という意味ですので、出社している人だけではなく、リモートワークの場合も使える表現です。
本日はすでに失礼させていただきました
「失礼する」という言葉には、「立ち去る」という意味があります。
仕事が終わって帰るときにも、「お先に失礼します」という挨拶を使いますね。
電話対応で「〇〇は本日は失礼させていただきました」と言った場合には、その担当者は今日はもう会社を立ち去っている（＝帰った）ということになります。
「退社」と伝えるのは不適切？
「退社」という言葉がありますが、この表現を使う時には注意が必要です。
「退社」には2つの異なる意味があり、使い方を間違えると、相手にあらぬ誤解を与えてしまうことになります。
「退社」の意味と正しい使い方について確認しておきましょう。
「退社」の2つの意味とは
「退社」という言葉には2つの意味があります。
- 勤務先を辞めること（＝退職）
- 業務を終えて会社から退出すること（＝退勤）
「退社」には「退勤」と同じ意味もあるため、「今日はもう帰った」ことを「退社」と表現しても間違いではありません。
しかし、会社で受けた電話で「退社しました」と言うと、会社を辞めたのか、それとも帰っただけなのか、相手にはわからないのです。
「帰った」の意味で「退社」を使うときには、次の項で紹介する点に注意しましょう。
誤解を与えない使い方
退社という言葉で今日はもう帰ったことを表すときは、「本日はすでに退社しております」というふうに、「本日は」と付けることで、今日の業務を終えて帰ったという意味になります。
さらに、以下の2つの文を比べてみましょう。
〇本日は退社しました。×本日退社しました。
「本日退社しました」は、「今日付けで会社を退職した」という意味にもとられかねない表現です。
「退勤した」「帰った」の場合には「本日は」と助詞をつけるのを忘れないでください。
「退社」に似ている言葉の使い分けと例文
ビジネスシーンで使われる、「退社」に似た言葉を解説します。
退職
「退職」とは、勤めている職を辞めることで、自己都合・会社都合の両方に使われる言葉です。
この言葉には仕事を辞めるという意味しかないので、電話対応時に辞めたことを伝えたいときには「退職した」と言えば誤解が生じる心配がありません。
電話対応での例文
〇〇は先月をもって退職いたしました。
退勤
就業時間が終了し、勤務を終えることが「退勤」です。
勤務終了＝会社から帰った、と解釈できるので、「退勤した」と言えばもう会社にはおらず電話に出られない、ということになります。
電話対応での例文
〇〇は本日はすでに退勤させていただいております。
離職
「離職」とは、職から離れること。
「退職」と同義に使われることもあります。
また、「離職者」のように、職から離れている状態（退職後に時間が経っている場合も含む）を表すときにも使われる言葉です。
なお、電話対応ではあまり使う機会のない言葉です。
辞職
自分の意思で会社を辞めることを「辞職」といいます。
「退職」は自己都合・会社都合の両方に使えますが、「辞職」は自分から辞めた場合のみを表す言葉です。
一般の会社では役職者が辞める時に使われる言葉で、平社員は自己都合退職の場合も「辞職」とは言いません。
こちらも、電話対応で使うことはほとんどない言葉です。
帰社
外出先や出張先から会社に戻るのが「帰社」です。
「帰」という字を含むため「帰宅」と混同されやすいですが、帰った場所は自宅ではなく会社ですから、不在ではなく、会社にいることを指します。
電話対応では、「帰社」の代わりに「戻る」という言葉を使うことも多いです。また、「帰社」は目上に対しては使わない言葉ですので注意しましょう。
電話対応での例文
〇〇は外出しており、16時に帰社予定です。（＝16時に戻り予定です）
帰宅
自宅に帰ることを表す言葉です。
担当者が帰った場合に「帰宅」は誤りではありませんが、真っすぐ自宅に帰ったとは限りません。
帰宅したと言っていたのに飲んでいるところに出会ってしまったら気まずい思いをしてしまうかもしれませんね。自宅に帰ったかどうかが不確実な場合、電話対応では使わない方が無難といえます。
担当者が帰った後の電話対応のポイント
担当者が帰った場合の電話対応をレベルアップさせるヒントを紹介します。
自分や他の人にできることは対応する
担当者が帰った後の電話は、担当者本人でなければ対応できないものばかりとは限りません。
一般的な質問や簡単な依頼など、自分や他の人でも対応できる内容であればできる限り対応します。
ただし、良かれと思って対応したものの、不確実な回答や誤った対応をしてしまっては信用を失ってしまいますので、難しいと感じた場合は本来の担当者に任せましょう。
翌営業日の対応になる旨を伝える
担当者が帰った後は、電話がかかってきても担当者に連絡しづらいものです。
緊急の用件を除き、相手には、折り返し連絡や依頼の処理が翌営業日の対応になる旨を伝えておきましょう。
帰ったことを知られたくない場合は
ビジネスでは、相手との関係性や会社の方針により、「相手より先に帰ったことを知られたくない」という場合があります。
帰ったことを知らせたくない場合も、今日は会社に戻らない（電話に出られない）ということは伝える必要がありますので、「外出しておりまして、本日は戻らない予定になっております」など、角が立たない言い方を工夫しましょう。
帰った場合も担当者が直接対応！Canario(カナリオ)の電話転送サービス
担当者が帰った後にかかってきた電話は、他の人が電話に出ても伝言を受けるくらいしかできません。
それでも会社の誰かが対応しなければならず、電話対応をする人や担当者、さらには電話をかけてきた相手にまでストレスを掛けてしまうこともあります。
Canario（カナリオ）は、そんなオフィス電話の不在対応をなくすことができるサービスです。
Canario（カナリオ）の電話転送サービスを使うと、オフィスにかかってくる電話を自動的に担当者に転送することができます。
担当者名を音声認識するので、対応はすべてCanario（カナリオ）にお任せでOK。スタッフによる取り次ぎは不要です。
また担当者が電話に出られない場合は、伝言をテキスト化してメールで送ってくれるので、帰った後でもプライベートの時間を妨げることがありません。
記事まとめ
今回は、電話対応で担当者が帰ったことを伝える言い方や、担当者が帰った後の電話対応のコツを紹介しました。
担当者が帰った後の電話対応は、その場で解決できないケースが多い上に、「帰った」ということを相手に伝えるにも気をつかうものです。
また担当者帰宅後のみならず、オフィス電話対応にかかるリソースが大きな負担となっている場合や、ストレスに感じている方も多いのではないでしょうか。
電話対応が会社の負担になっているなら、自動で電話に対応するCanario（カナリオ）の利用をぜひご検討ください。
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