本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
テレワーク推進の障害となっていた固定電話ですが、転送サービスの登場で、電話に縛られる働き方からの脱却が始まりつつあります。
また、携帯から別の携帯電話に転送して休暇中のスタッフの業務を代行したり、電話の受付にAIを導入してスタッフの負担を減らしたりと、転送サービスの活用で働き方の可能性が広がってきています。
この記事では、サービスを選ぶにあたり考えておきたいポイントや、転送・解除の注意点を解説します。
固定電話の転送サービス
固定電話番号にかかってきた電話を転送するには、自社が契約している回線事業者の転送サービスに加入する方法があります。
このサービスを使うと、会社の電話をスタッフの携帯電話に転送して自宅で電話を受けたり、他の支店に転送して対応してもらったりすることが可能になります。
主な通信事業者の提供するサービスはこちらです。
- ボイスワープ（NTT）
- 着信転送サービス（auひかり）
- 多機能転送サービス（ソフトバンク）
携帯電話の転送サービス
携帯電話にかかってきた電話を別の電話番号に転送するサービスは、各携帯キャリアが提供しています。
担当者の休暇中にその人あての電話を代理で対応したいときや、複数番号を契約しているけれど2台持ちが面倒な時などに使えます。
各キャリアで提供しているサービス名は以下の通りです。
- 転送でんわサービス（ドコモ）
- 着信転送サービス（au）
- 転送電話（ソフトバンク）
開始・解除の設定方法
電話転送サービスでは、初期設定で転送先の番号登録や転送方法・オプションの設定を行ってしまえば、毎日の転送開始・解除の操作は携帯電話やWebページなどを利用した遠隔でも行えるようになっています。
プランや回線の種類によって設定できる内容や機能が異なる場合もありますので、「各担当者が携帯から操作したい」「管理者がパソコンで設定したい」など、想定している使い方ができるかどうか事前に確認しておきましょう。
ここでは一般的な操作例として、「ボイスワープ」と「転送でんわサービス」で転送開始・解除をする方法を紹介します。
「ひかり電話ボイスワープ」の転送開始・解除方法
NTT東日本の固定電話転送サービス「ボイスワープ」をひかり電話で利用する場合、転送開始・解除の設定は「固定電話」「携帯電話」「インターネット」の３つの方法があります。
事前準備
- 転送先電話番号の登録
- （リモートコントロールを使う場合）リモートコントロール暗証番号の設定、リモートコントロールの開始設定
- （インターネットから設定する場合）ひかり電話サイト認証情報の設定
固定電話から転送開始する
プッシュ信号を送出できる電話機から操作します。
- 「142」に電話します。
- 「契約している電話番号＋#」を入力します。
- 転送を開始するには「1」をプッシュします。
- ガイダンスに従って、転送方法を選んでプッシュします。
固定電話から転送を解除する
- 「142」に電話します。
- 「契約している電話番号＋#」を入力します。
- 転送を解除するには「0」をプッシュします
携帯電話（リモートコントロール）から開始・解除する
- 携帯電話からリモートコントロール用アクセス番号に電話します。
- 「契約している電話番号＋#」を入力します。
- 「暗証番号＋#」を入力します。
- ガイダンスに従って、「開始：1」「解除：0」を入力します。
※外出先から携帯電話で転送開始・解除の操作を行うためには、リモートコントロール用の暗証番号登録と、リモートコントロールの開始設定をしておく必要があります。
インターネットから開始・解除する
- ひかり電話設定サイトにログインします。
- 「サービス選択」をクリックします。
- 「ボイスワープ」をクリックします。
- 「サービス開始/停止」をクリックします。
- 転送開始する場合：転送方法を１つ選択します。 転送解除する場合：「転送を停止します」を選択します。
- 「設定」をクリックして完了です。
※インターネットから転送開始・解除を行う場合は、事前にひかり電話設定サイトの認証登録が必要です。
「転送でんわサービス」の転送開始・解除方法
NTTドコモが提供する、携帯電話番号の着信を別の番号へ転送する「転送でんわサービス」の操作方法です。
ドコモの携帯電話・一般電話機からの操作が可能です。
事前準備
- 転送先電話番号の登録
- ネットワーク暗証番号の設定
ドコモの携帯電話から開始・解除する
- 転送開始は「1421」、転送解除は「1420」にダイヤルします。
- （転送開始の場合）留守番電話のオプションを選びます。
- 電話を切ります。
一般電話機から遠隔操作で開始・解除する
- 転送開始は「090-310-1421」、転送解除は「090-310-1420」にダイヤルします。
- 転送する携帯電話の電話番号を入力します。
- ネットワーク暗証番号を入力します。
- 転送開始・解除の手続きは完了です。
※一般電話機から操作するには、事前に遠隔操作の開始設定が必要です。
設定しっぱなしはNG！解除しないとどうなるか
外出・ミーティング・テレワークなどで不在のときの電話対応をカバーしてくれる電話対応サービスですが、「必要なときに転送を設定して、終わったらきちんと解除する」ことが重要。
うっかり解除し忘れてそのままにしていると、さまざまな弊害が発生する可能性があります。
転送中にはどのようなことが起こっているかを確認しておきましょう。
他の人が電話に出られない
キャリアの電話転送サービスは、特定の電話番号にかかってきた電話を、指定した電話番号へ転送するサービスです。
転送先の電話番号は複数登録しておけますが、転送するときは登録されている番号のうち1つしか指定できません。
転送元の電話を鳴らさずに転送する「無条件転送（自動転送）」を設定していると、転送設定中は元の電話が鳴らなくなりますので、転送先に設定されている人以外が電話に出ることができなくなります。
1人に対応が集中する
オフィスの電話には1日に相当な本数の電話がかかってきます。
普段は会社のスタッフ同士でフォローしながら電話を取っていますが、これを携帯電話に転送して1人で全部対応するとなるとかなり負担が大きく、電話対応だけで疲れ切ってしまうかもしれません。
午前と午後で交代制にしたり、お昼休みの間は転送を解除したりと、1人だけに負担が集中しないように配慮する
企業の固定電話は、同じ番号に同時に何本もの電話がかかってきても対応できるように複数チャネル（同時通話数）を契約しているのが一般的です。 オフィスでは、誰かが通話中に電話が鳴ったら他の人が取って対応しますが、転送中は1人で対応しているため、自分が通話中にかかってきた電話は応答できず取りこぼしが発生する可能性があります。 時間外に留守番電話や自動ガイダンスに切り替わる設定をしていると、切り替わったあとは電話が鳴らなくなります。 ところが、電話転送中はその設定が適用されないことがあるので注意が必要です。 本来は定時以降の着信がなくなるはずが、転送を解除していないと自動ガイダンスに切り替わらず、時間外にもずっと電話が鳴り続けて対応しなければならなくなることがあります。 「解除を忘れて意図せず転送したままになっていた！」というミスを防ぐための、解除防止対策方法を紹介します。 自分で設定解除を忘れないように、アラームやリマインダーを登録して時間になったら通知させる方法です。 いつも使っている予定表やタスク管理ツールを利用すれば追加料金もかからず、見落とすリスクも少なくなります。 電話転送サービスに、あらかじめ指定した日時に転送開始・解除ができる機能が付いている場合は、Webページなどからスケジュール予約をすることができます。 加入を検討しているサービスに日時予約機能があるか調べてみましょう。 RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを使ってパソコンの操作を記憶させ、自動的に実行させることができる技術です。 RPAで電話転送サービスのWebサイト上での転送開始・解除の操作プロセスを作成して指定の日時に実行すれば、転送の開始・解除を自動化できます。 そもそも、電話を受けた時点で適切な担当者への振り分けや、複数のメンバーへの着信ができるようになっていれば、電話が1人に集中したり、他のメンバーが電話に出られないといったことが起こりません。 このような電話転送サービスであれば、解除忘れを気にする必要もなくなります。 電話転送サービスを導入したいけれど、転送設定したままでは一人の人に負担がかかりすぎたり、取りこぼしが発生するリスクがあります。 とはいえ、頻繁に転送先を変えたり、こまめに転送や解除をしたりするのは面倒です。 NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」は、AIが電話の一次対応を担当。 担当者の指名があれば担当者に直接転送するので、自分が取るべき電話にきちんと対応できます。 担当者指定のない電話は組織単位で一斉架電ができるから、特定の人にだけ電話対応の負荷が集中してしまう心配もありません。 オフィスの電話対応スタッフの負担を軽減し、テレワーク推進と業務効率化を両立できる「Canario（カナリオ）」の詳細は、NECネッツエスアイまでお気軽にお問い合わせください。 ※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。 SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら ※免責事項 本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。 本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。 月額1,078円〜でオフィス電話の4つのストレス要因を解決話し中にかかってきた電話を取りこぼす
留守番電話や自動ガイダンスに切り替わらないことがある
解除忘れを防止する方法
アラームやリマインダーを登録する
電話転送サービスのスケジュール転送を利用する
RPAで自動化する
担当者の振り分けや複数に同時転送ができるサービスを利用する
設定簡単！一斉架電も可能な電話転送サービス「Canario（カナリオ）」
まとめ
補償したものではありません。
電話の自動対応 カナリオの詳細はこちら
