電話対応してもらったときに送りたい「お礼メール」の書き方

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ビジネスでは、メールでお礼を伝える機会が多いですよね。

しかし、用件を伝えるためのメールに比べ、感謝の気持ちを伝えるお礼メールは「書きにくい」「難しい」といった声も多いようです。

本記事では、一般的なお礼メールのマナーと、電話対応してもらったときのお礼メールの書き方・使えるフレーズをまとめています。

お礼をメールで送るメリットとは

相手にお礼を伝える手段としてメールを選ぶことで、以下のようなメリットがあります。

相手の都合のよいときに確認できる
文字で伝えると印象に残る

お礼の電話をかけた場合、相手は仕事の手を止めて電話対応のための時間を割かなければなりません。

また相手が不在で電話に対応できなかった場合には、向こうから折り返しの電話をいただいてしまうなど、気を遣わせてしまうこともあります。

一方、メールであれば相手の都合の良いタイミングで確認できるので、業務の邪魔になりません。

また、電話でのやり取りよりも、丁寧に感謝の気持ちを書き綴ったメールのほうが後々まで記憶に残るという利点があります。

【基本】ビジネスお礼メールの書き方ポイント

書き始める前に、基本的なお礼メールのマナーと書き方のポイントを確認しましょう。

送るタイミングはなるべく早め

お礼は早ければ早いほど印象も良いものです。

相手に何かしてもらって、メールでお礼を伝えるときは、なるべく早いタイミングで送るのが得策です。

打ち合わせやセミナー参加のお礼は当日中に。夕方以降の食事会などに対するお礼のメールは、翌営業日の午前中には届くように送りましょう。

送信を忘れそうな場合は、メールを作成しておき予約送信機能を使う方法もあります。

相手の営業時間・勤務時間内に送る

ビジネスのメールは、緊急の案件を除き、相手側の稼働時間に合わせて送るのがマナーです。

最近は携帯電話やタブレットで会社のメールを受信しているケースも多く、退勤後もメールが届いたらつい確認してしまうこともありますが、お礼メールは時間外に見なければならないほど緊急性の高いものではありません。

メールを送る時間は営業時間と前後の1時間くらいを目安として、深夜や早朝など極端な時間に送ることはなるべく避けましょう。

メールの内容がわかる件名に

お礼メールのタイトルが「先日の件」などあいまいな件名の場合、何の件かを確認するにはメールを開いてみるしかありません。

商談の件かと思って開いてみたら単なるお礼メールだった……ということもあるでしょう。

単なるお礼メールの場合は、急いで確認する必要はありません。

毎日大量に届くメールの中で、お礼メールは緊急性も高くなければ、業務上絶対に必要な内容でもありません。

相手の方には他の優先度の高いメールを先に処理していただき、時間のあるときに読んでもらえれば良いものです。

「お打ち合わせのお礼」「先日はありがとうございました　〇〇（自分の名前）」など、メールを開かなくても内容が判断できる簡潔な件名をつけましょう。

宛先を明確にする

ビジネスメールでは、伝達漏れが無いよう、とにかく関係者をCCに入れてしまいがちです。

しかし、お礼メールは個人的な感謝の気持ちを相手に伝えるもの。

お礼を伝える相手以外にとっては全く関係のない内容になってしまいますので、CCに余計な宛先が入らないように注意しましょう。

受け取った相手にとっても、「これは自分のためだけに書いてくれたメッセージだな」ということが伝わるとより印象に残りやすくなります。

「取り急ぎ」はNGワード

メールで簡潔に用件を伝えたいときに使う「取り急ぎ」は、お礼メールではNGです。

「取り急ぎ」は、「とりあえず急いで」「何はさておき」という意味。

「十分な準備はできていないけれど、急いでいるのでとりあえず連絡しました」といったニュアンスで使う言葉です。

丁寧に礼儀を尽くして送るべきお礼のメールには不適切な表現です。

お礼に限らず、社外宛のメールでは「取り急ぎ」は避けた方がよいでしょう。

本当に時間がないけれど、とにかくお礼だけは先に伝えたくてメールを送っている状況の場合は、「まずはメールにてお礼申し上げます」などの表現に言い換えましょう。

定型文は極力使わない

お礼メールの書き方をネットで検索すると、例文の載っている記事がたくさん出てきます。

即使えそうなフレーズもありますが、例文を丸写しせず、なるべく自分の言葉に言い換えてメールを作成しましょう。

どこかから拾ってきたお手本のような文面は、機械的な印象を与え、気持ちが伝わりにくくなります。

礼儀正しい言葉遣いで素直に感謝を表現すれば、多少つたない文章でも、グッと心を引きつけるお礼メールができ上がるはずです。

本文の構成

お礼メールの構成は一般的なビジネスメールと同じですが、本題はあくまで「お礼」の部分であるのをお忘れなく。

余計な文章をなるべく詰め込まず、簡潔に整えた方が、お礼の言葉が引き立ちます。

この章では、お礼メールの基本構成と使えるフレーズを紹介します。

書き出し（挨拶）

ビジネスメールの書き出しの挨拶は、定型文でも問題ありません。

社外宛の場合は「お世話になっております。」、社内宛の場合は「お疲れさまです。」などが一般的です。

また、先ほどまで話していた相手や、直前にメールなどでやり取りがあった場合は、お礼から書き始めても問題ありません。

「先ほどはお電話にてありがとうございました。」
「早速ご返信をいただきありがとうございます。」

本文（お礼）

お礼の部分は、「何に対するお礼なのか」を具体的に挙げて書きましょう。

「お打ち合わせに貴重なお時間をいただきありがとうございました。」
「貴重なご意見をありがとうございます。」
「先日は弊社までご足労いただき、心より御礼申し上げます。」
「先ほどのお電話ではご丁寧な対応をありがとうございました。」

さらに、「相手がしてくれたことがどのような利益をもたらしたか」「自分がどのように感じたか」を、自分の言葉で心をこめて表現するとより効果的です。

追加のメッセージ

他に伝えたい用件がある場合は、お礼のあとに簡潔に記載します。

あくまでもお礼がメインであることを忘れないようにしましょう。

結び

お礼メールはこちらから感謝を伝えるために送っているものですので、相手の返信を期待するようなフレーズは避け、今後も良好なビジネス関係の継続をお願いする挨拶で締めます。

「今後ともよろしくお願いいたします。」
「今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。」

【ケース別】電話対応のお礼メール例文

電話対応のお礼メールも、先ほど紹介した書き方のマナーに則って書けば問題ありません。

この章では、社外・社内それぞれのケース別に、電話対応のお礼メールの例文を紹介します。

【社外】電話での依頼に対応してもらったとき

見積書が至急必要になったため、電話で依頼して再発行してもらった場合のお礼メールです。

-例文-

〇〇株式会社山本様

お世話になっております。

株式会社△△　高田です。

先ほどは、お見積書を再発行いただきありがとうございました。

お電話での急なお願いにもかかわらず、迅速にご対応いただき、大変感謝いたしております。

注文書は今週中にお送りいたします。引き続き、よろしくお願い申し上げます。

＜＜署名＞＞

【社内】自分宛の電話対応・取次をしてもらったとき

不在時に電話を取ってくれた同僚へのお礼メールです。

相手との距離感にもよりますが、社内向けのメールの場合はそこまで堅苦しくならなくてもOKです。

-例文-

小林さん

本日は〇〇様からの電話に対応していただきありがとうございます。

すでに資料も送付していただいたとのこと、お忙しい中対応していただき感謝いたします。

先ほど〇〇様に折り返しのお電話をしたところ、迅速に対応いただき大変助かったとおっしゃっていました。

明日も外出予定が入っておりますので、申し訳ございませんが私宛の電話がありましたらご対応をよろしくお願いいたします。

＜＜署名＞＞

電話対応のお礼メールが不要なケースは

企業では、電話が鳴ったら自分の業務を止めて電話対応をしなければならないことが多く、不在のスタッフ宛の電話の対応でどうしても内勤スタッフにしわ寄せがきてしまいます。

応対してくれた人をねぎらい、感謝を伝えるのはもちろん大切なことです。

しかし、業務として電話対応を行っている場合は1日に何十本もの電話に対応することも珍しくなく、電話対応のたびにお礼メールが送られてきたら、メールを読むだけでも負担になってしまうことがあります。

相手が上司の場合は「返信しなければ」というプレッシャーがあるかもしれません。

社内の人の場合は、毎回必ずお礼メールを送るのではなく、顔を合わせたときにお礼を言うのでも構いません。

また、差し入れやお土産を渡したりする方法でも感謝の気持ちは表せます。

普段のお礼はチャットから送り、特に感謝したいことがあったときにメールを送るのもよいでしょう。

電話対応の効率化には、電話転送サービス「Canario(カナリオ）」

企業には毎日大量の入電があり、その電話対応がスタッフの負担になっていたり、リモートワークが定着しない原因になっていたりすることがあります。

また、電話をかけてきたお客様が「担当者がいつも不在」「相手にスムーズにつながらない」といったストレスを感じることも少なくありません。

そこでおすすめなのが、電話対応に関わるすべての人の悩みをワンサービスで解決できるNECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。

「Canario（カナリオ）」では、電話の一次対応を自動でまるごとお引き受けします。

電話の声から担当者の名前を認識して携帯電話に転送するので、どこにいても大切なお客様からの電話を逃しません。

不在時の伝言もテキスト化して担当者にお届けします。

記事まとめ

ビジネスでのお礼メールのマナーと書き方のコツを紹介しました。

お礼メールのポイントは、マニュアル通りに完璧な文章を書くことよりも、素直な気持ちを表現することです。

この記事では例文も紹介していますが、そのまま使わず相手やシーンに合わせて適切な言葉に置き換えることで、相手に気持ちの伝わるメールができ上がるはずです。

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