ビジネスフォンで着信した電話を外線転送する3つの方法

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

テレワークの普及により担当者がオフィスに出社しないケースが増えた今日では、「会社にかかってきた電話を携帯電話に転送したい」というニーズが高まっています。

この記事では、ビジネスフォンに着信した電話を外線で転送するためにはどのような方法があるかを紹介します。

外線転送サービスをご検討の際にぜひ参考にしてみてください。

外線転送の種類

まずは、電話転送の種類について確認しておきましょう。

着信した電話の転送には、大きく分けて以下の2種類があります。

手動転送

着信した電話に応答してから、手動で操作を行う転送方法です。

受けた電話が他の担当者あてだった場合に、担当者の内線に転送したり、外出先の場合は携帯電話に転送したりします。

手動転送のメリット・デメリット

一度電話を受けて相手の話を聞いてから誰に転送するかを判断するため、用件に応じて適切な担当者に転送できるメリットがあります。

一方、事務所で誰かが電話を受ける必要があるため、オフィスを空けることができないのがデメリットです。

人が対応するので、電話がかかってくるたび取り次ぎの手間も発生します。

自動転送

電話に応答せず、自動的に指定した番号に転送する方法です。

自動転送には様々な種類があり、代表的なものとして以下の3つがあります。

オフィスの電話を鳴らさず着信をすべて転送する「無条件転送」
一旦オフィスの電話を鳴らして誰も応答しなかった場合に転送する「無応答時転送」
話中の場合に転送する「話中転送」など

自動転送のメリット・デメリット

自動転送ではオフィスで電話を取る必要がないため、電話番のため事務所に人を置く必要がなくなります。

外出やテレワークの多い企業でも、電話を取り損ねる心配がなく安心です。

一方、転送先はあらかじめ指定しておくため、電話の相手や用件によってフレキシブルに転送先を変えられないのがデメリットです。

オフィスの外でも会社にかかってきた電話に対応することができますが、担当者への取り次ぎがゼロになるわけではありません。

オフィス電話を外線転送する3つの方法とは

電話の外線転送で利用されている主なサービスには、以下の3つがあります。

ビジネスフォン
クラウドPBX
電話転送サービス

それぞれについて、概要を解説します。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィスの内線・外線を管理する「主装置」と、専用の電話機を使用する電話システムのことです。

多くの会社で導入されているので、馴染みのある方も多いのではないでしょうか。

ビジネスフォンでは、電話対応をする人が手動で電話を内線・外線に転送することができます。

また、あらかじめ転送先の電話番号を設定しておけば、自動転送にも対応します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、オフィス電話の構内交換機（PBX）をクラウド上に置いてインターネット経由で通話を行うものです。

電話回線ではなくインターネット上で通信を行う仕組みなので、ネットワーク接続が可能な場所ではどこでも内線通話が可能になります。

専用端末は必要なく、スマホ等にアプリをインストールすれば内線端末として使うことができるのが特徴です。

携帯電話に転送ができるため外線転送として紹介していますが、携帯電話の外線番号への転送ではなく、アプリに設定された内線番号への発信となります。

そのため、厳密には内線システムを使った転送方式といえるかもしれません。

導入時は従来の電話システムからの移行が必要になるため、サービスの選定から利用開始まで時間がかかります。

電話転送サービスとは

通信キャリアが提供する、特定の電話番号への着信を別の電話番号へ転送するサービスです。

自動転送（無条件転送・無応答時転送）に対応していて、主に不在時や応答不可時の転送を前提としたサービスとなっています。

応答後の手動転送は、契約しているキャリアや回線の種類によっては使えない場合があるため事前に確認が必要です。

設備投資が不要で利用料金と通話料だけで使うことができ、申込や設定も容易なため、「すぐに使いたい」「ちょっと使ってみたい」という場合にも適しています。

	手動転送	自動転送	自動転送の転送先
ビジネスフォン	〇	〇	固定
クラウドPBX	〇	〇	複数（同時着信可）
電話転送サービス	△	〇	固定

ビジネスフォンの機能を使う

ビジネスフォンの基本機能を使って、会社への着信を外線転送する手順を解説します。

ビジネスフォンで手動転送する手順

手動転送は、一度電話を保留してから転送先の外線番号に電話をかけて転送します。

ビジネスフォンの機種によりボタンの名前や操作方法が異なりますので、ご利用の際は取扱説明書をご参照ください。

一例として、NECのビジネスフォンでの操作手順を紹介します。

外線通話を保留します。
「発信」ボタンを押します。
転送先の電話番号にコールします。
相手が応答したら、用件を伝えて対応を依頼します。
「転送」ボタンを押します。

ビジネスフォンで自動転送を設定する手順

不在時に自動的に電話を転送する自動転送にも対応していますが、開始・解除の操作は会社のビジネスフォン本体から行わなければなりません。

操作は機種により異なりますが、ここでもNECのビジネスフォンを例に説明します。

転送開始

「スピーカ」「*」「0」「6」の順にプッシュします。
転送先の番号を押します。
「スピーカ」を押すと設定完了です。

転送解除

「スピーカ」「*」「0」「7」の順にプッシュします。
転送先の番号を押します。
「スピーカ」を押すと解除完了です。

クラウドPBXで内線化する

クラウドPBXを導入すると、携帯電話を内線のように使うことができるようになります。

クラウドPBXで手動転送する手順

手動で転送する手順は、内線転送の保留転送と大きく変わりません。

携帯電話からは専用のアプリを使うため、アプリの操作に慣れる必要があります。

また、クラウドPBX経由での通話には、アプリに設定された内線番号を使います。

携帯電話会社の発行する番号とは異なりますので注意が必要です。

外線電話に応答して、「保留」を押します。
担当者の内線番号にコールします。
相手が電話に出たら、取り次ぎをする旨を伝えて「転送」を押します。

クラウドPBXで自動転送する

固定電話にかかってきた電話を自動転送したい場合は、着信先として設定することができます。

例えば、オフィスでは営業部の外線電話番号に着信すると、営業部の島の電話機が鳴りますね。

クラウドPBXでは、営業部の外線番号の着信先に営業部メンバーの内線番号を指定することで、外出先でも携帯電話で営業部あての電話に出ることができるようになります。

電話転送サービスを利用する

通信事業者が提供する電話転送サービスは回線契約のオプションとなるため、利用できる機能はキャリアや回線の種類により異なります。

導入を検討している場合は、まず契約している通信事業者に確認してみましょう。

NTT・ソフトバンク・auの3社の電話転送サービスでは、操作が固定電話の親機からだけではなく、外部の電話からリモートで行えるのが特徴です。

操作方法はリモートコントロール用の番号にダイヤルし、音声ガイダンスに従ってボタンを押すだけなので、外出先で操作するために手順書を持ち歩いたり、個々の手順を暗記する必要はありません。

ここでは一例として、NTTの「ボイスワープ」のリモート操作の手順を紹介します。

リモートで自動転送を開始・停止する（ボイスワープ）

リモートコントロール用アクセス番号にダイヤルします。
「ボイスワープの契約電話番号」＋「#」をプッシュします。
「暗証番号」＋「#」をプッシュします。
転送の開始は「1」、停止は「0」をプッシュします。
ガイダンスが流れ、設定完了です。

外線電話の転送＆不在対応は「Canario（カナリオ）」

外出中でもオフィスの電話に対応したい場合は「自動転送」が便利です。

しかし自動転送では担当者を選んで転送することができないため、取り次ぎ業務が必要になります。

NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」は、この取り次ぎ業務を自動化できるテレフォニーDXサービスです。

一次対応を自動化するから、オフィスの電話番が不要
名前を音声認識して、担当者の携帯電話に直接転送
担当者が応答できない場合は伝言をテキスト化してメールやチャットで送信　など

Canario（カナリオ）は、会社の電話に関わるお悩みを一挙に解決するサービスで、上記の通り様々な機能が搭載されています。

担当者に直接電話がつながるため、社内外のコミュニケーションが格段にスピードアップすることはもちろん、電話出社や電話研修をなくすことも可能です。

電話対応・取り次ぎにかかっていたコストを大幅に削減できますし、従業員への負担も軽くなるでしょう。

記事まとめ

オフィスの電話を外線転送する方法を紹介しました。

普段お使いのビジネスフォンの機能を使う方法
電話システムをクラウドPBXで構築する方法
キャリアの電話転送サービスをオプション契約する方法

それぞれ、導入・維持管理にかかるコストやリソースが異なりますので、企業の規模やご利用方法に最適なサービスを見つけてみてください。

「簡単に導入できて、管理も手間いらず」「電話環境をワンサービスで改善できる」そんなサービスをお探しの場合は、電話対応を自動化するテレフォニーDXサービス「Canario（カナリオ）」をぜひご検討ください。

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