本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
電話転送機能とは、着信を受けた電話機から別の番号に飛ばす機能です。ビジネスでは、会社に設置した固定電話で電話転送機能を利用し、社員が携帯しているスマホに着信を転送するなどして活用されています。
電話転送機能を利用することで、会社宛てにかかってきた電話の対応を社外にいる社員に任せられるなどのメリットがあります。
しかし、多くの場合、転送先の番号を2台以上設定できないケースが多いです。
そうなると転送先の社員が着信に出られない場合に、対応がかなり遅くなってしまうなどのデメリットがあります。
そこで本記事では、2台以上の複数端末に着信を転送する方法を紹介します。一斉架電に対応している電話転送サービスも見ていくので、ぜひ参考にしてください。
会社の固定電話・転送機能の課題とは
多くの会社は、転送ボタンや保留ボタンなどの機能が搭載されたビジネスフォンをオフィスに設置しています。
このビジネスフォンと通信サービスの契約さえあれば、固定電話宛ての着信を別の番号に転送することが可能です。
一方で、会社の固定電話の転送機能には、次のような課題があります。
- 転送先の電話番号は2台以上設定できない
- 転送先の社員が対応できない場合、取りこぼしが発生する
上記2つの課題について、それぞれ内容を確認していきましょう。
転送先の電話番号は2台以上設定できない
冒頭で少し触れたとおり、ビジネスフォンに搭載された転送機能の多くは、転送先として2台以上の番号を設定できません。
そのため、転送機能を利用することで、特定の社員に電話対応が集中する恐れがあります。
社員がそれを不満に感じていなければいいかもしれませんが、電話対応ばかりだと他の業務の進行に支障が出る場合もあるため注意が必要です。
転送先の社員が対応できない場合、取りこぼしが発生する
転送先として1つの番号しか設定できないと、着信の転送先となっている社員が通話に対応できない場合に取りこぼしが発生します。
ビジネスフォンから転送する際に社員が対応する設定であれば、最初に着信を受けた社員がその後の対応をフォローできるでしょう。
しかし、ビジネスフォンの着信をすべて自動で転送する設定にしていると、転送先の社員しか着信に対応できない状態になります。
これでは、呼出先の社員が外出中などでなかなか携帯を確認できない状態にあると、発信してきた相手はかなり長い時間折り返しの電話を待つことになるでしょう。
2台以上の複数端末に電話転送する方法はある？
結論からいえば、一斉架電に対応した電話転送サービスを利用すれば、2台以上の複数端末に着信を転送できます。
電話転送サービスとは、その名のとおり、電話転送を専門とするサービスです。転送機能の他に、伝言として録音した音声データを共有する機能など多くの機能を利用できるのがポイントです。
また、なかにはスマホなどの携帯電話だけでなく、IP電話の番号を取得したパソコンやタブレットでも利用できる電話転送サービスも存在します。
電話転送サービスにはいろいろな種類があるので、契約前に2台以上の複数端末で利用できるのかなどの情報を確認しておくことが大切です。
一斉架電に対応したNECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」
NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」は、転送先として2台以上の複数端末を設定できます。
そのため前述した、特定社員に電話対応が偏ったり、取りこぼしが発生したりなどのデメリットを解消することが可能です。
また、Canario（カナリオ）には、多数の便利機能が搭載されています。具体的には以下のとおりです。
- 一斉架電
- AIによる名前の自動取り次ぎ
- 伝言のテキスト化
- 内線連携 など
下記に料金プランの一例をまとめているので、導入を検討する場合の参考情報として確認してみましょう。
| プラン名 | Basic | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| 1人あたりの月額料金（税込） | 748円 | 1,078円 | 1,628円 |
| 名前の取り次ぎ | ○ | ○ | ○ |
| 名前の取り次ぎ＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| 一斉架電 | ○ | ○ | ○ |
| 一斉架電＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| IVR | × | ○ | ○ |
| 無料電話 | なし | あり 1人10分まで | あり 1人30分まで |
| 内線との連携 | × | × | ○ |
2台以上の複数端末に転送設定できる
Canario（カナリオ）
詳しくはこちら！
まとめ
オフィスに設置された固定電話宛ての着信は、電話転送サービスを利用することで、転送先を2台以上設定することが可能です。
電話転送サービスにはいくつかの種類がありますが、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）であれば2台以上の一斉架電に対応しています。
情報の入力・チェックが完了すればサービスの利用を開始できるので、ぜひこの機会にCanario（カナリオ）の導入を検討してみてください。
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