本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
留守番電話（留守電）サービスを利用すれば、電話に応対するのが難しい場合でも着信した相手のメッセージを録音できます。
呼出し音が鳴っても電話に応対できない場合、無条件で留守番電話に切り替わる場合など、留守電サービスによって操作・設定方法に違いがあります。
また、なかには相手のメッセージをあらかじめ設定した別の番号に転送できる機能をもつ留守電サービスもあるのです。
本記事では留守電サービスの概要を説明したうえで、それを転送する機能のメリットについて解説します。スマートに電話応答できる方法を探している人は、ぜひ参考にしてください。
留守番電話（留守電）サービスとは
留守番電話（留守電）サービスとは、不在時や電話応対が難しいときに電話機が自動応答する機能です。
連絡してきた相手の音声メッセージを記録できます。
後から留守電のメッセージを聞けば、電話をかけて来た人、要件を確認できるため、その後の応対をスムーズに進めやすくなります。
ただし留守電サービスを利用していても、必ず相手がメッセージを残してくれるとは限りません。
込み入った要件の場合などは、着信した相手が自動再生されるメッセージの途中で電話を切ってしまう可能性もあります。
留守電に残されたメッセージ転送機能を利用するメリット
先に触れた通り、留守電サービスを利用して記録した相手のメッセージは、あらかじめ設定しておいた別の番号に通知できる場合があります。
メッセージを転送すれば、外出先でも固定電話に留守番電話がきたことに気づけます。
手持ちの携帯電話からかけ直したりなど、メッセージを聞くことで必要な行動をすぐにとれるのがポイントです。
メッセージを電話に転送する場合の設定方法
では、固定電話で録音した留守電のメッセージは、どのように転送するのでしょうか。
以下は、あるビジネスフォンの設定方法です。すべてのビジネスフォンが以下の方法でメッセージを別の番号に転送できるわけではありませんが、流れを確認する際に役立ててください。
- 暗証番号を登録する
- 転送先の電話番号を登録・選択する
- 転送先の電話番号から設定が完了しているか確認する
留守電のメッセージを別の番号に転送する設定が完了したら、必ず転送先の電話番号からきちんと設定できているか確認しましょう。
メッセージを複数録音してどのように再生されるのか、チェックするのもおすすめです。
引用元：https://support.brother.co.jp/j/s/support/html/mfcj955dn_jp/doc/html/body/3.3tp_ug_o-5-6.html
NECネッツエスアイの「Canario(カナリオ)」導入でさらに便利に！
留守電サービスの転送機能は外出先からもメッセージを確認できるため便利ですが、担当者が要件を確認したうえで相手に電話をかける必要があります。
しかし、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)を利用すれば、そもそも電話を取りこぼすことが少なくなります。
Canario(カナリオ)なら、かかってきた電話にはすべてAIが自動で応対します。相手の要望を聞き、担当者（もしくは担当グループ）に電話を取り次ぎます。
会社の誰かが必ず電話に応対できるため、留守電サービスのように録音されたメッセージを聞いたうえでかけ直しする作業を省略できます。
本来の担当者ではない、別の社員が電話に応対した場合はその内容をチャットで共有できるのも特徴です。
スマートな電話応対を目指しているなら、ぜひNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用を検討してみてください。
まとめ
留守電サービスを利用すれば、電話応対が難しい場合でも着信相手のメッセージを記録できます。
利用中の電話サービスによって留守電サービスの設定方法・操作方法が異なるので、公式サイトなどで確認してみましょう。
留守電で録音したメッセージを別の番号に転送できる場合もあります。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)を利用すれば、AIが自動応答・担当者の電話番号に割り振りしてくれるのでそもそも留守電機能を使わずにすみます。
着信履歴を見える化する機能も搭載されているので、気になる方は一度ご連絡ください。
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