会社で電話対応をしていると、営業電話に当たってしまうことがありますね。
たまにかかってくる程度なら良いものの、毎日のようにかかってくる場合や、電話を切れずに長時間拘束されてしまっている場合は要注意。
仕事が中断されることで集中力が低下したり、しつこい営業電話の対応で疲れやストレスを感じたりと、仕事にさまざまな悪影響が出るからです。
営業電話の対応にかかる時間や労力を最小限にするためにも、上手な断り方を身につけておきましょう。
Contents
会社への営業電話の見分け方
会社にかかってくる営業電話には、わかりやすい特徴があるのをご存じでしょうか。
長々と話を聞かされ時間を無駄にしてしまうことのないよう、営業電話は早い段階で見分けてお断りしたいものですね。
会社の一次対応で営業電話を見分けるには、次の点に注目してみてください。
社名を言わない
通常、取引先からの電話では、相手は最初に自分の社名と名前を名乗ります。ところが、営業電話の場合は「〇〇の関連で」などとぼかした言い方をしたり、個人名でかけてきたりすることがあります。
こちらから社名を尋ねても答えようとしない場合には営業電話の可能性が高いので、すぐに担当者に取り次がず、用件を聞きましょう。
担当者名を知らない
営業電話の業者は、自社とは取引のない会社であることがほとんどです。
営業先リストなどをもとに電話をかけているため、担当者の名前や正式な部署名を知らないことも多く、「社長はいらっしゃいますか」「人事のご担当者様はいらっしゃいますか」など、役職名や担当業務で取り次ぎを依頼してくることも多くあります。
担当者名の名前を知らない時点で、営業電話かもしれないと疑ってみましょう。
一方的に話を進める
担当者が電話に出ると一方的にしゃべり、こちらに話す隙を与えないのも営業電話の特徴です。
また、導入部分が長く、なかなか本題に到達しないためイライラさせられるかもしれません。
話が終わるまで待っていては時間を取られるだけですので、長くなりそうだと感じたら早い段階で用件を確認し、必要なければ断りましょう。
断り方のポイント
多くの場合、営業電話の相手はちょっと断られた程度では動じず、食い下がってきます。
相手の押しが強いので、断っても断っても引き下がってくれないという経験をした方も多いのではないでしょうか。
営業電話を長引かせないための断り方のポイントを紹介します。
早い段階ではっきり断る
営業電話であることがわかり、当社に必要ないと判断したら、早い段階でお断りしましょう。
セールス電話の相手はトークのプロですので、話が進めば進むほど断るタイミングが難しくなります。
また、あいまいな態度を取らず、「必要ない」ということをはっきり伝えるようにしましょう。
居留守を使わない
断わりづらいからといって、担当者の不在を理由にするのは逆効果です。
担当者がいなければ、営業電話の相手は「いつ頃お戻りのご予定でしょうか」「担当者様のお名前を教えていただけますでしょうか」と、確実に担当者に取り次いでもらえる方法を探ってきます。
居留守を使っても再度架電するきっかけを与えてしまうだけですので、その場ではっきりと断るようにしましょう。
お断りする理由を伝える
営業電話を断る時は、簡単でもいいので理由を伝えることで説得力が増します。
用件を聞いた上で、
- すでに他の会社と取引している
- 当分導入予定のないシステムである
- 新卒採用は行っていない
などの具体的な理由をつけて断りの返事を伝えれば相手も納得しますし、今後も見込みがないとわかれば再度かかってくることもなくなります。
営業電話の断り方・使えるフレーズ集
では、実際に営業電話の対応で使える断り方のフレーズを見てみましょう。
他の業者との取引を理由に断る
「新規のお取引はお断りしております」
すでに別の業者と取引があるので必要ない場合は、そのように伝えましょう。
なお、取引先の社名を聞かれることがありますが、答えなくてかまいません。
会社の方針を理由に断る
「営業のお電話はお断りするよう言われておりますので」
担当者に取り次がずに断る場合に使えるフレーズです。
自分が担当者や決裁者ではなくても、「断わるように上から言われている」という言い方をすることで、会社の方針であることを伝えることができます。
提案されたサービスの利用予定がないと伝える
「弊社では今のところ導入の予定はございません」
商品やサービスの内容を聞いて断る場合のフレーズです。
現在は検討段階にもないため、見込みが薄いということが相手に伝わります。
再度の連絡は不要と示す
「必要になりましたらこちらから連絡させていただきます」
ただ断っただけでは、将来的に状況が変わるかもしれませんので、定期的に状況確認の電話が入ってしまう可能性があります。
「必要な場合はこちらから連絡する」と言えば、こちらから連絡しない限り今後のセールスは不要という意思表示になります。
会社の電話対応を自動化！「Canario（カナリオ）」
営業電話・セールス電話の上手な断り方を身に着けても、電話を取るまで営業かどうかがわからない状態では、社員が取る営業電話の本数自体を減らすことにはなりません。
営業電話には一切出ず、業務に必要な電話対応だけ着信させたい場合におすすめなのが、NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
「Canario（カナリオ）」では、電話の応答・一次対応を自動化します。
架電効率重視の営業電話では、電話が有人対応ではない場合、諦めて次の架電に移ってしまうケースが多いのです。
担当者の名指しがある電話は、音声で名前を識別し、担当者の携帯に自動転送するので、取引先からの電話もスムーズに取り次ぎできます。
「Canario（カナリオ）」を導入することで、会社の電話対応業務効率化と営業電話対策を同時に行うことができますよ。
記事まとめ
営業電話の断り方のコツを解説しました。
- 営業電話の見分け方を覚えよう
- 早い段階ではっきりと断る
- 効果的な断り方や使えるフレーズを覚えておく
また、会社の電話の一次対応をAIで自動化すれば、営業電話対策にもなります。
社員による電話取り次ぎも不要になり、電話業務全体を効率化できますので、少人数のオフィスやテレワークを実践している会社にもおすすめです。
「Canario（カナリオ）」の詳細は、NECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。
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