本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
会社などの事務所には、ビジネスフォンを固定電話として設置することが多いです。
会社を設立するためには電話番号が必要ですし、会社・事務所宛ての問い合わせに対応するためにも固定電話は不可欠です。
しかし、事務所に社員がいないときに固定電話に着信があると、誰も対応することができず、取りこぼしにつながります。
これでは会社・事務所としてビジネスチャンスを失い兼ねないので、対策として着信を携帯へ転送するやり方を調べる人も多いです。
そこで本記事では、事務所に設置した固定電話宛ての着信を携帯に転送するやり方を紹介します。記事の後半ではやり方の一つである転送サービスを利用するメリット・デメリットも見ていくのでぜひ参考にしてみてください。
Contents
事務所に設置した電話から携帯に着信を転送するやり方
それでは、早速事務所に設置したビジネスフォンの宛ての着信を携帯へ転送するやり方をチェックしていきましょう。
やり方1：ビジネスフォンの機能を活用する
ビジネスフォンには家庭用の電話機にない機能が多く搭載されており、その一つに転送機能があります。
ビジネスフォンに転送機能が搭載されている場合は、着信を転送しても基本的に月額料金がかかりません。
この後に紹介するやり方は別途料金がかかってくるので、事務所にすでにビジネスフォンを設置しているという場合は転送機能が搭載されていないか確認してみるといいでしょう。
ただし、これからビジネスフォンを導入する場合は、他のやり方・料金を確認したうえで自社にとってメリットが大きい方を選択することをおすすめします。
ビジネスフォンを一から導入しようとすると、機器代だけでなく、設置工事代がかかってきます。
このため、月額料金がかからないからという理由で安易にビジネスフォンを使用することは避けた方がいいでしょう。
やり方2：電話回線のオプション機能を利用する
事務所にすでに固定電話を設置している場合は、現在利用中の通信会社に転送サービスがないか聞いてみましょう。
例えば、NTT東日本・西日本なら「ボイスワープ」、SoftBankは「おとくライン 多機能転送サービス」という名称の転送サービスを提供しています。
ただし、電話回線のオプション機能を利用すると、転送先の通話料を支払う必要があります。
転送サービスを利用することで、会社として負担する通話料が大幅に増加する可能性も否定できません。
事務所の電話を毎月どれくらい転送しそうか、しっかり考えたうえで機能の利用を決定することをおすすめします。
やり方3：電話転送サービスを契約する
事務所宛の電話を転送するために、専用のサービスを契約するのも一つの方法です。
スマホと連携して取りこぼした電話の伝言を聞けたり、折り返し電話の予約ができたりする利便性の高い電話転送サービスもあります。
利用するためには一定の料金が必要ですが、会社全体の業務効率の改善が実現されることで結果的にコスト削減につながるケースもめずらしくありません。
次章で電話転送サービスを利用するメリット・デメリットを紹介するので、本当に事務所に必要なサービスであるか見極めましょう。
電話転送サービスを利用するメリットを解説
まずは、メリットから確認していきます。
取りこぼしを防止できる
事務所で電話に対応できる社員がいなくても着信が自動で担当者へ転送されるため、取りこぼしを防ぐことができます。
これによりビジネスチャンスを逃したり、後から折り返したりする手間を省けるのがポイントです。
取り次ぎがいらないため、手間を省略・ミスを防止できる
電話転送サービスを利用しない場合、事務所に設置した固定電話の受話器をとった社員が手作業で取り次ぐ必要があります。
これでは手間がかかりますし、口頭で取り次ぎする際に伝達ミスが生じる恐れがあるでしょう。
電話転送サービスを利用すれば、こうしたリスクを未然に防げるので安心です。
事務所にいなくても電話に応答できる
電話転送サービスを利用すれば、事務所におらずビジネスフォンをとれない社員も電話に応答できます。
営業などで外出する社員が多い事務所や積極的にリモートワークを導入している事務所は、電話転送サービスを導入することで業務効率が大幅にアップする可能性があるでしょう。
サービスを利用する前に確認したいデメリット
続いて、デメリットも確認しましょう。
転送先が携帯だと折り返しが難しい
電話転送サービスによって異なりますが、多くの場合、転送先の電話機には事務所へ電話をかけてきた相手の電話番号が通知されません。
そのため、転送先の社員が応答できない場合は後から折り返すことが難しくなります。
電話をかけてきた相手を事務所に確認するなど、かえって手間がかかってしまうケースもあるでしょう。
サービスによって料金が異なる
電話転送サービスの料金はどこも一緒というわけではなく、業者によって金額に大きな差があります。そのため、事務所に最適な電話転送サービスを比較検討することが難しいです。
料金にはどのようなサービス・機能が含まれているのか、詳しく確認して慎重に比較検討しなければいけません。
事務所・会社におすすめなサービスはNECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」
Canario（カナリオ）はAIが搭載された電話転送サービスで、社員が事務所に設置された固定電話の受話器を上げる必要はありません。
電話をかけてきた相手の電話口ではガイダンスが流れ、AIが担当者の名前を判別し、その担当者の番号に着信を取り次ぎます。
担当者がわからない場合は、あらかじめ登録された番号が一斉架電されるので取りこぼしの心配もありません。
万が一、社員の誰も電話に応答できない場合は、AIが相手から伝言を受ける機能があります。
受けた伝言のビジネスチャットツールやメールに共有されるので、連絡があったことに誰も気付かない、といった状況を防止できます。
NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたい方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
AIによる自動電話対応・転送サービス
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まとめ
本記事で紹介した事務所に設置した固定電話宛ての着信を転送するやり方は、主に以下の3つです。
- やり方1：ビジネスフォンの機能を活用する
- やり方2：電話回線のオプションを利用する
- やり方3：電話転送サービスを契約する
専用の電話転送サービスを探しているなら、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）がおすすめです。
AIが担当者を判別して、自動で着信を取り次ぎ・転送するので取りこぼしの防止につながるだけでなく、社員の負担を大幅に軽減できます。
他にも便利な機能が多数搭載されているので、気になる方はお気軽にお問い合わせください。
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