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一斉着信、ボイスメールの活用により、
社内での通信環境利用をしっかりサポート

株式会社テレビ東京

業種

放送・マスコミ・広告

従業員規模

1,600名以上

お客様

小池勝善様（施設管理・通信インフラ担当）
長谷川大祐様（施設管理・通信インフラ担当）

契約ライセンス

Canario Standardプラン

導入製品

3つの課題

3つの効果

導入の背景

通信インフラ管理のヘルプサービス業務を内部化し、コスト削減を狙う

―最初にご担当されている業務内容について教えてください。

私たちは施設管理部という部署で働いており、業務は、テレビ東京の様々な施設の管理を中心におこなっています。
私たちの部署は、私ともう1名の2名が専任担当者となって、テレビ東京社内で用いられる固定電話やスマートフォンなどの通信インフラを管理しています。

―Canarioの導入検討時には、どのような背景があったのでしょうか。

テレビ東京では1600台以上のスマホをグループ各社社員に業務用として支給していますが、利用に際して、故障や紛失、使い方に関する質問などの問い合わせへの日常的なサポートが必要になります。
以前は、そういったサポートを、外部のヘルプデスクサービスに任せていました。
しかしこれらの業務を内製化しようということで、低い運用コストで効率よく着信を受けられるサービスを探していたということが背景にありました。

NECネッツエスアイを選んだ理由

他社サービスでの操作性の不満がCanarioでは解消されていることで、導入を決定

―Canarioを選ばれた理由はなんだったのでしょうか。

実は、Canarioを試用する前に、他社の同様のサービスをテスト導入していました。しかし、一斉着信ができず、どの担当者のスマホへ着信転送をするのかを、管理画面からいちいち設定しなければならないなど、操作性の面での不満がありました。そこで、色々と市場調査しCanarioを見つけました。以前からお付き合いがあったNECネッツエスアイさんにトライアル利用を申込の上使用してみると、私たちの業務での活用に合っていると感じたので、2022年8月から本導入を開始しました。

活用方法

テレビ東京社内通信インフラ利用に関するサポート/手配を、一手に引き受ける

―現在のCanarioの利用方法を教えてください。

テレビ東京社内で利用されている通信回線設備の管理が私たちの主な業務ですが、そこには社員からの問い合わせ対応も含まれます。
問い合わせ内容で多いのは、社用スマホの故障や紛失、置き忘れ、また利用方法などに関するものですが、それ以外にも私たちが管理している通信設備全般の問い合わせがこちらにかかってきます。その社内問い合わせを受け付けるための回線として、Canarioを使っています。

施設管理という職務上、社内各所に出向いて作業などをしていることもよくあります。また、コロナ以降は、交代での在宅勤務も採り入れています。そのため、オフィスのデスクに担当者がいないという状況になることもあります。

そこで、問い合わせ電話は一斉着信で担当者のスマホが同時に鳴るように設定しどこにいても対応できるほうが出るという形をとっています。担当者が通話中などで出られないときは、留守電に吹き込んでもらい、ボイスメールで確認後、すぐに折り返しています。

―電話をかける社員さんは、新しい仕組みにすぐに慣れましたか。

Canarioの番号は050から始まるIP電話番号ですが、構内交換機により内線から呼び出せるようにしてあり、利用者は以前と同じように内線にかければ、Canarioに繋がります。そのため、導入に際しての違和感や混乱などはありませんでした。

―どれくらいの問い合わせ件数があるのですか。

月によって大きな変動があります。少ない月は100～200件程度ですが、直近の1か月は、社内スマホの契約更改の時期だったため、問い合わせが急増しました。通話記録によると約1か月で、応対した件数が384件、留守電になっていたのが約178件でした。どちらでもなく途中放棄になったのが38件でした。途中放棄数が非常に少なく、ほとんどの電話問い合わせに対応できています。

導入の効果

一斉着信とボイスメール機能により、着信取りこぼしの低下が最大の効果

―他社サービスも試用されてからCanarioを導入なさったということですが、どのような点が優れていると感じられたのでしょうか。

もっともメリットを感じたのは、一斉着信機能です。これにより、確実に呼応率が上昇しました。
また担当者が出られない場合や業務時間外の着信は、ボイスメール機能ですぐに確認でき、折り返しも漏れなくスムーズにできるようになりました。問い合わせの中には、スマホの置き忘れや紛失といったケースもあります。テレビ局という業務上、重大な情報漏洩にもつながりかねないので、すぐに遠隔ロックをかけるなど緊急の対応が求められます。そんな連絡が業務時間外に入っても、ボイスメールは緊急性が高い問い合わせをすぐに確認できるので助かっています。
また、他社サービスでは1人にしか転送ができず、転送先を変えようとすると、都度変更が必要でしたが、Canarioでは一斉着信ができるので、面倒な設定が不要な点も良いと感じています。

― 一斉着信とボイスメール機能以外の機能についてはいかがでしょうか。

いろいろな機能があることは知っていますが、私たちの部署では外部の視聴者やお客様からの電話を受けるのではなく、社内からの内線問い合わせのみということもあり、正直、それほど高度な使い方は求めていません。一斉着信とボイスメール機能の利用だけで十分な導入効果を感じています。

―現在のご利用情報を踏まえた上で、御社内で今後、Canarioのご利用が広がりそうでしょうか。

私たちは通信インフラ担当ですが、弊社の別担当、例えば各種予約業務などにも、Canarioは便利に使えそうだと考えています。
また、緊急性の高い事案が発生した場合などに部署単位で70～90名規模の関係者のスマホに、一斉発信して緊急連絡できるシステムがないかといった相談が、私たちに寄せられています。様々なソリューションを俎上に乗せて検討していますが、Canarioも有力な候補となっています。

―最後に、Canarioへのご要望があればお聞かせください。

機能面では、私たちには十分ではないかと感じています。料金システム面で、現在は3種類にパッケージ化されていますが、完全従量制プランがあれば、より柔軟な利用が可能になってよいかと思います。

※記載の情報は2022年11月当時のものです。

―ありがとうございました。