チームや部署、さらには企業間でファイルを共有することは、ビジネスシーンではもはや日常的な光景ですね。
毎日行う作業であるからこそ、効率化のためには容易にファイルを共有できる方法を採用することが重要です。
本記事では、ビジネスでのファイル共有にクラウドストレージが最適な手段である理由を解説します。
Contents
さまざまなファイル共有の方法とメリット・デメリット
まずは、ビジネスシーンで使われるさまざまなファイル共有方法とそのメリット・デメリットを確認しておきましょう。
ファイルサーバーに保存する
ファイルサーバーとは、ファイルの保存・共有・バックアップを目的としたサーバーのこと。
一般的に「ファイルサーバー」と言えばオンプレミスサーバーを指すことが多く、企業内にファイルサーバーを設置し、同じネットワークに接続しているユーザー同士でファイルを共有するという方法です。
ファイルへのアクセス経路を社内ネットワークに限定でき、フォルダ・ファイル単位でアクセス権を設定できるため、セキュリティが高いのがメリット。
大量のデータを保存できる上、社内でのアクセスも速いです。
一方で、初期設定や維持管理にコストがかかる・構築や運用に専門的な知識を要するなどのデメリットもあります。
外部メディアを利用する
USBメモリや外付けHDDなどの外部メディアを使ってファイルを共有する方法も多く用いられてきました。
最近では大容量の外部メディアが安価で購入でき、ファイルを書き込んだり読み出したりする操作も非常に簡単です。
外部メディアは直接手渡しができるため、手軽に使える方法である一方、紛失や盗難によるデータ漏えいのリスクや、ウイルス感染などセキュリティ面での懸念もあります。
メールに添付する
メールにファイルを添付して送信するという方法は、ビジネスで最も広く普及しているファイル共有手段ともいえるでしょう。
一般的なファイル形式のものなら、メールアドレスさえあれば社内・社外を問わず送信することができ、受け手はメールを開けばリアルタイムにファイルの内容を確認できます。
ただし、送受信できるファイルサイズには上限があり、容量が大きいファイルはそもそもメールに添付できないこともあります。
また、何度もやり取りしているうちに最新版がどれだかわからなくなるなど、履歴管理が煩雑になるのもデメリットです。
ファイル転送サービスを利用する
ファイル転送サービスとは、大容量のファイルを共有する際に使用されるクラウドサービスです。
共有したいファイルをクラウドにアップロードし、受け手がクラウドにアクセスしてダウンロードするという方法でファイルの受け渡しを行うことができます。
大容量のファイルを送信できるのがメリットですが、ファイル保管期間が有限のため、あくまで一時的な共有向けのサービスで、長期的なファイル保存や管理には向いていません。
ファイル共有にクラウドストレージがおすすめな理由
最近、企業の関心が高まっているクラウドストレージは、従来のファイル共有の弱点を補う画期的なサービスです。
ビジネスでのファイル共有手段としてクラウドストレージが注目されているのは、次のような理由があるからです。
導入のハードルが低い
多くのクラウドストレージサービスは、Webブラウザやアプリを通じてアクセスできるため、特別なハードウェアの購入や複雑な設定が不要です。
ライセンスを契約してアカウントを作成し、インターネットに接続できる環境があればすぐに利用を開始できます。
初期投資費用が低いことも導入のハードルを下げる要因の一つ。
無料プランやトライアル期間を設けているサービスも多く、企業が試験的に導入してみる際のコストやリスクも抑えられます。
共有の操作が容易
クラウドストレージは、ファイルやフォルダをドラッグ＆ドロップでアップロードしたり、共有リンクを数クリックで生成したりと、直感的な操作ができるのが特徴。
ITに詳しくないユーザーでも容易に使いこなせる設計となっています。
ファイルの共有は、クラウドストレージ上のファイルやフォルダのリンクを送るだけで相手にアクセスを許可することができます。
クラウドストレージを使えば、共有のためにファイルを別の場所に保存し直したり、圧縮したりする必要がなく、手軽にファイルを共有することが可能になるのです。
ファイル単位・フォルダ単位で共有できる
クラウドストレージでの共有では、ファイル単位やフォルダ単位で共有範囲を設定できるため、必要な情報だけを過不足なく共有できます。
例えば、プロジェクトやチームごとにフォルダを設定しておけば、関連するファイルを一括で共有できるのです。
追加で共有したいファイルがある場合にも、あらかじめ共有されているフォルダ内に保存するだけでアクセス権のあるメンバー全員に共有できます。
変更・更新に対応できる
メール添付などの方法で送ったファイルに変更や更新が生じた場合には、ファイルごと送り直さなければなりません。
クラウドストレージの場合は、共有後のファイルを更新すれば、相手がアクセスした際に更新が反映します。
また、相手に共有する際に編集を許可すれば、双方での共同作業も可能になります。
権限設定が可能
クラウドストレージでは、ファイルやフォルダに対して「閲覧のみ」「編集可能」「共有禁止」など、細かい権限設定が可能です。
これにより、ファイルが改ざんされたり、意図しない相手に閲覧されたりすることを防ぐことができますので、必要なメンバー間でファイルを適切に管理することができます。
大容量のファイルにも対応
クラウドストレージサービスの多くは、数GBから数TBに及ぶ大容量のファイル共有に対応しています。
メール添付が不可能な大きなファイルを共有できるだけではなく、ダウンロードしなければディスク容量を圧迫しないため、高解像度の画像や動画などもストレスなく共有できます。
不要になったアクセス権を削除できる
クラウドストレージではファイルの共有を解除する機能も備わっています。
プロジェクトが終了したり、チームメンバーが変わったりした場合、クラウドストレージでは不要になったアクセス権を簡単に削除できるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。
ストレージ容量無制限の「Box」をぜひお試しください
さまざまなファイル共有方法の中でも、クラウドストレージは最も安全かつ効率的にファイルの共有を行うことができる方法です。
しかし、ストレージ容量の少ないサービスでは、あっという間に一杯になってしまって、追加で課金が必要になったり、頻繁にファイルの整理を行わなければならなくなることも。
容量を気にせずクラウドストレージを使いたいなら、「Box」がおすすめです。
Boxではビジネス向けに容量無制限・高セキュリティのプランが充実。
さらに、1,500以上の業務アプリと連携できるから、クラウドストレージを導入することで生産性向上も期待できます。
Boxの機能・プラン・料金など詳細は、次の記事をご参照ください。
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