ファイル共有の需要は、デジタル化が進む現代において急速に高まっており、ビジネスシーンからプライベートな用途まで、多くの場面でファイルを共有する必要が出てきています。
メールやチャット、ファイル転送サービス、ファイルサーバーなどさまざまな共有方法が存在する中で、特に注目されているのがオンラインストレージです。
本記事では、ビジネスでのファイル共有においてなぜオンラインストレージが推奨されるのかを解説していきます。
Contents
従来のファイル共有方法と問題点
WordドキュメントやExcelファイル、画像などを他の人と共有するために、これまでさまざまな方法が使われてきました。
主要なファイル共有方法とそのメリット・デメリットを見ていきましょう。
メール・チャットに添付する
メールやチャットにファイルを添付する方法は、最も一般的な方法です。
しかし、メールやチャットに添付できるファイルサイズには制限があり、容量の大きいファイルは添付できない場合も多いのです。
特に社外に送る場合は、ファイルを複数回に分けて送ったり、それぞれのファイルにパスワードをかけたりと、非常に手間がかかるのもデメリット。
また、誤送信による情報漏えいのリスクも高く、セキュリティの観点からも、機密性の高いファイルの送信には不向きと言えるでしょう。
ファイル転送サービスを使う
ファイル転送サービスは、共有したいファイルをアップロードし、受取人にダウンロードリンクを送る仕組みです。
大容量に対応しているため、メールでは送れないサイズの大きいファイルを送るのに適しています。
しかし、アップロードしたファイルの保存期間が限られているため、いつでもファイルを参照できるわけではありません。
また、ファイルがサービスのサーバー上に一時的に保存されるため、セキュリティリスクも考慮する必要があります。
ファイルサーバーに保存する
社内のユーザー同士でファイルを共有するために、ファイルサーバーを利用している企業も多いのではないでしょうか。
ファイルサーバーには大容量のファイルが保存でき、個別にアクセス権を設定できるため、セキュリティ面でも安心です。
ただし、社外のユーザーからはアクセスできないため、取引先などへの共有時は他の方法を使用しなければなりません。
また、ハードウェアのリプレイス・メンテナンスのコストや、構築・障害対応などの負担が継続的に発生します。
オンラインストレージならこれら、従来の問題を解決
オンラインストレージは、使い勝手の良さとセキュリティのバランスが取れている方法です。
クラウド上にファイルを保存するため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能。
スマホやタブレットからでもファイルを参照できます。
ファイルの共有はリンクを送信するだけで、容量を気にする必要はありません。
ただし、オンラインが前提のサービスですので、オフラインからのファイルアクセスが制限される場合があります。
ファイル共有にオンラインストレージがおすすめな理由
ビジネスでのファイル共有方法として注目が集まっているオンラインストレージについて、もう少し詳しく見ていきましょう。
ファイル管理・共有・セキュリティを兼ねるビジネス向けのオンラインストレージサービスでは、次のような機能が提供されています。
- ファイルやデータの保存
- アクセス権の管理
- ユーザー間での共有
- 複数ユーザーでの共同編集
- 定期的なバックアップ
- セキュリティ対策
オンラインストレージでは、メンテナンスやアップデートはプロバイダーが行うため、ファイルサーバーのような自社管理は必要ありません。
また、設定はWeb画面上から行えますので、専門的な知識がなくても簡単に管理作業を行えるのが特徴です。
コストが削減できる
オンラインストレージは物理的なサーバーやハードウェアの購入が不要なため、初期コストを大幅に削減することが可能です。
また、多くのオンラインストレージサービスは、使用する容量や機能に応じた料金体系を採用しています。
このため、自社に必要なサービス内容のコストで運用でき、無駄な出費を防げます。
ファイル共有の簡単さ
オンラインストレージを使う最大のメリットの一つは、ファイルの共有が非常にスムーズになることです。
オンラインストレージでのファイル共有は、ファイルをそのものを送るのではなく、ファイルの場所へのアクセス権を相手に渡す、という方法です。
このため、メールで送ることが難しい大きなファイルでも、リンクを共有するだけで相手が簡単にアクセスすることができます。
セキュリティと利便性
オンラインストレージサービスでは、セキュリティも非常に重視されています。
多くのビジネス向けオンラインストレージサービスでは、データの暗号化や、不正アクセスを防ぐセキュリティ対策が施されています。
また、パソコンに限らずスマホやタブレットなど複数のデバイスからアクセスできるため、外出先で安全にファイルを参照したい場合にも適しています。
容量無制限・高セキュリティのオンラインストレージ「Box」
ビジネスでオンラインストレージを導入するにあたっては、セキュリティ機能が充実していること・大容量に対応していることが必要不可欠ですね。
数あるオンラインストレージサービスの中で、多くの企業に選ばれているサービスが「Box」です。
Boxは、
- ストレージ容量上限なし
- ドキュメント、スライド、写真、動画など、ほぼすべてのファイル形式に対応
- リンクだけで手軽にファイル共有
- パソコン・スマホ・タブレットに対応
- ファイルは転送時・保存時の両方で暗号化
- 管理コンソールから簡単にアクセス管理
- 1,500以上の業務アプリと連携
など、企業のファイル管理・共有にまつわるニーズを全て満たしてくれるサービスです。
特に注目すべきは、ストレージ容量が無制限であること。
多くのオンラインストレージサービスでは容量追加に課金が発生しますが、Boxでは「Business」以上のプランではどれもデータ容量無制限となっています。
各プランの違いは下表をご参照ください。
| Business | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|
| NECネッツエスアイ価格 （1ユーザー／月・税別）※ |
1,980円 | 3,300円 | 4,620円 |
| 用途 | 組織内での共有 | 組織内・組織外との共有 | 組織内・組織外との共有 |
| ストレージ容量上限 | なし | なし | なし |
| 1ファイルあたりの容量上限 | ５GB | 15GB | 50GB |
| 外部クラウドサービスとの統合 | 1つまで | 10まで | 上限なし |
| バージョン履歴 | 50 | 50 | 100 |
| 標準統合（Office 365、Google） | 〇 | 〇 | 〇 |
| 標準デバイス制御 | – | 〇 | 〇 |
※価格はすべて税別です。年単位での契約となります。
まとめ
ビジネスシーンにおいて、ファイルを他者と共有する機会は日増しに増加しています。
ファイルを共有する際の暗号化の手間や容量上限、セキュリティ管理などの悩みを一気に解決してくれるのがオンラインストレージです。
特にBoxのビジネス向けプランではストレージ容量の上限がないため、ファイル共有時だけではなく、企業全体のセキュアなデータ管理に最適なサービスと言えます。
この記事を監修しているNECネッツエスアイはBoxの正規販売店です。
今なら無料トライアルもご用意しておりますので、これからオンラインストレージの導入を検討されている方や、他サービスで容量追加をお考えの方は、ぜひ一度弊社へご相談ください。
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