ビジネスにおいて電話でのコミュニケーションは必要不可欠でしょう。

しかし、従業員は電話以外のメインの業務を抱えていることが多いため、自社だけでは電話対応しきれない、というケースもめずらしくありません。

こうした場合に便利なのが、電話取次サービスの利用です。

本記事では、電話取次サービスの利用を検討している方に向けて、サービスの概要や電話転送サービスとの違いを解説します。

自社に導入すべき電話取次サービスの選び方などもあわせてみていくので、役立ててください。

電話取次サービスとは

電話取次サービスとは、着信が来た際に電話取次を代行して対応してくれるサービスです。

自社の従業員だけでは電話対応における人員が不足している場合などに、受電漏れの防止として役立ちます。

電話取次と電話代行サービスの違いを解説

電話取次サービスは電話代行サービスの一種です。

いずれも着信をコールセンターで受け付けますが、電話代行サービスの場合は一度メールなどで依頼者である会社に通知し、改めてかけ直すという仕組みが一般的です。

この方法でも電話を取りこぼすことはありませんが、改めて連絡する必要があるため電話をかけてきた相手からすると手間がかかります。

電話がかかってくるまでの間に興味がそれてしまったり、電話に出られない状態になったりする可能性もあるでしょう。

また、発信するときにダイヤルした番号と別の番号から連絡が来るため、電話に出てもらえないという事態も想定されます。

電話代行サービスのなかでも電話取次サービスは、自社に必要な電話を取り次いでくれるため重要な顧客にすぐアプローチできるというポイントがあります。

自社に導入するサービスの選び方とは

では、電話取次サービスを自社に導入する場合、どのようなポイントに着目して利用先を選べばいいのでしょうか。

ここでは自社に導入する電話取次サービスを探す際に役立つ選び方のポイントを、3つ紹介します。

順番に確認していきましょう。

必要な時間帯に対応してもらえるか

電話取次サービスによって、対応をお願いできる時間や曜日は異なります。

したがって、先に自社がどの時間帯の電話対応を委託したいと考えているかを明確にする必要があります。

その上で、自社が委託したい時間帯に対応可能な電話取次サービスを探していくことが大切です。

なお、対応をお願いする時間帯によっては、別途料金が発生する場合もあります。

例えば、平日の日中であれば比較的お手頃なお値段に設定されていることが多いですが、夜間や土日祝日の対応はサービスの需要が高いなどの理由から料金が高めに設定されているケースが一般的です。

コストはどれくらいかかるか

電話取次サービスに対して支払う料金は前述の対応曜日・時間帯、そしてコール数によって決まります。

ただし、料金形態は電話取次サービスによって異なり、月額料金+規定のコール数を超えた対応になると追加料金が発生する場合、1コールごとに料金が発生する場合などがあります。

委託先の候補がある程度出てきたら、毎月の入電数などの情報を元に、その電話取次サービスを利用した場合にどれくらいのコストがかかるのか計算してみましょう。

料金が安いということだけで導入する電話取次サービスを決定することはおすすめしませんが、自社が設定した予算を大幅に超えるものを利用するのは避けましょう。

オペレーターの質はどうか

電話取次サービスを利用すると、その間の電話対応を委託先のオペレーターに任せることなります。

しかし、電話をかけてきたお客様や取引先は、電話対応を他社に委託していることを知らないでしょう。

このため、電話取次サービスのオペレーターの質が重要になってきます。

なぜなら、オペレーターの質が悪ければ電話をかけてきた相手は「自社の対応品質が悪い」と感じてしまう恐れがあるためです。

オペレーターの声色や態度などちょっとしたことがきっかけで、クレームにつながったり、会社として大きなビジネスチャンスを失ったりする恐れもあるでしょう。

電話取次サービスを選ぶときは委託先の実績や口コミを参考に、オペレーターの質を確認しておくと安心です。

社内の電話対応業務に悩んでいるなら、転送機能搭載の「Canario（カナリオ）」を導入してみては？

ここまで電話取次サービスについて説明してきましたが、自動で電話対応・取り次ぎをしてくれるCanario（カナリオ）を利用する方法もあります。

Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供する電話転送サービスで、発信者が伝えた担当者の名前を認識して、自動で電話を取り次いでくれます。

自社で電話に対応する必要はあるものの、取次業務をCanario（カナリオ）に任せられる分、電話対応における作業工数の削減につながります。

また、名前で電話取り次ぎされるため、転送先に設定された特定の従業員だけの負担が増えるといったデメリットを解消することが可能です。

万が一転送先の従業員が電話に出られなかった場合でも、着信番号と用件をテキスト化して共有してくれるため、すぐに連絡を折り返せます。

電話取次を含む電話対応の負担が大きくなっている会社や、リモートワーク（テレワーク・在宅勤務）に積極的に取り組みたい会社などにおすすめです。

Canario（カナリオ）の料金プラン

Canario（カナリオ）の料金プランは、Basic、Standard、Premiumの3つで、最もお手頃なのはBasicです。

ただし利用できる機能に違いがあるので、自社が解決したい課題や必要とする機能を踏まえて最適な料金プランを選ぶことが大切です。

下表に料金プランごとに使用できる機能をまとめたので、確認して見ましょう。

今なら1カ月無料でCanario（カナリオ）を体験できる、トライアルを利用できます。

気になる方はぜひお気軽にご連絡ください。

まとめ

ビジネスには電話でのコミュニケーションが必要不可欠ですが、電話対応以外にも業務をこなす従業員にとってその負担は大きいです。

しかし、電話取次サービスを利用すれば、委託先に着信の対応をお願いできるため自社の負担を軽減することができます。

ただし、コストがかかってくるため、自社の現状を分析したうえで本当に導入すべきかを見極める必要があります。

導入を決定した際は、自社に最適な電話取次サービスを慎重に見定めていきましょう。

またNECネッツエスアイの電話転送サービス、Canario（カナリオ）を利用する方法もあります。

Canario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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