本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社に設置した固定電話宛てに着信があると、必ず誰かが対応する必要があります。
しかし、在宅勤務中をしていたり、営業先へ訪問したりする社員が多いと社内で電話に対応する人が少なくなることもあるでしょう。
この場合、特定の社員が電話対応に追われて本業が進まなくなったり、電話を取りこぼしたりする可能性があるため対策が必要です。
対策のひとつとして有効なのが、スマホやiPhoneに会社宛ての電話を転送する方法です。
本記事では、会社への着信をスマホやiPhoneに転送する方法やメリットを解説します。おすすめの電話転送サービスも紹介するので参考にしてください。
Contents
会社への着信をスマホやiPhoneに転送する方法とは
会社に設置した固定電話の着信は、AndroidなどのスマホやAppleが製造するiPhoneへ転送が可能です。通話を転送する場合は、クラウドPBXもしくは電話転送サービスを利用する方法が一般的です。
ここでは、クラウドPBXと電話転送サービスの特徴や機能を確認しましょう。
方法1：クラウドPBX
クラウドPBXとは、クラウド化したPBX（Private Branch eXchange：構内交換機）のことです。従来、多くの会社は社内にPBXを設置し、PBXの範囲内で発信や着信が可能になる仕組みを導入していました。
しかしこれでは、PBXの範囲外の通話はできません。そこで誕生したのが、クラウドPBXを利用する方法です。
クラウドPBXはクラウド上にPBXがあるため、インターネットを通じて場所を選ばずに電話環境を構築できます。そのため、従来のハードウェアの導入が必要なPBXと違って通話の範囲が制限されません。
またサービス提供者がクラウドPBXのメンテナンスを行うため、導入した企業側は日々の管理・運用を意識しなくてすむのもポイントです。
クラウドPBXに搭載されている主な機能は、内線通話、ダイヤルイン、保留、転送などです。対応機種は固定電話に限らず、AndroidなどのスマホやiPhoneでも使用できます。
方法2：電話転送サービス
電話転送サービスとは、あらかじめ登録した別の番号に通話を転送できるサービスです。
キャリアが提供しているサービスで複数のスマホやiPhoneの番号を登録したり、必要に応じてさまざまな設定ができたりします。
利用できる機能は電話転送サービスによって異なりますが、主なものは以下のとおりです。
| 転送方法の種類 | 内容 |
|---|---|
| 無応答転送 | 呼び出した電話器で対応できない場合に別の番号へ転送する |
| 無条件転送 | 着信をすべて別の番号へ転送する |
| 通話中転送 | コールした電話器が通話中の場合に、後から受信した通話を別の番号へ転送する |
| 選択転送 | 着信の番号をもとに転送するか選択できる |
| 圏外転送 | 着信した電話器が圏外である場合に別の番号へ転送する |
電話転送サービスによって転送方法の種類の名称が異なる場合があるため、具体的な内容が知りたい方は利用検討先に確認することをおすすめします。
別の番号で呼び出しできる電話転送サービスが注目されている理由
昨今、スマホやiPhoneに対応した電話転送サービスを導入する会社が増えている状況です。
この理由としては、以下の3つが挙げられます。
- DXの推進
- 新型コロナウイルスの感染拡大
- テレワークの推奨
ここでは上記の理由の内容について、簡単に確認しましょう。
理由1：DXの推進
DXとはデジタルトランスフォーメーションのことで、2004年のスウェーデンで提唱された概念です。進化を続けるテクノロジーが人々の生活を豊かにするという意味で、デジタル技術を浸透させることで生活を変革させることを指します。
日本では2018年にDXを推進する企業に向けて、「DX推進ガイドライン」が発表されました。
2021年8月には企業が抱える課題や政策の方向性がまとめられた「DXレポート2.1」も発表されている状況です。
日本でDXの推進が急がれる背景には、次で説明する新型コロナウイルスの感染拡大もありますが、世界の競争に負けないための優位性の確保、2025年の崖などがあります。
理由2：新型コロナウイルスの感染拡大
2019年12月に中国の武漢市で発生したとされる新型コロナウイルス。
2022年現在もその猛威をふるっている状況ですが、新型コロナウイルスの感染拡大も電話転送サービスが注目される理由のひとつです。
新型コロナウイルスによって、日本では多くの会社が社員の出社を制限しました。しかし、会社宛ての電話は社内に設置された固定電話でしか対応できないという会社が多くありました。
そこで注目されたのが電話転送サービスを利用する方法です。
電話転送サービスを導入すれば、わざわざ社員が出社しなくても自宅で電話に対応できます。
電話番を用意する必要がないため、社員に新型コロナウイルスに感染するリスクを負わせる必要がありません。
理由3：テレワークの推奨
電話転送サービスは、テレワークの推奨にも一役かっています。新型コロナウイルスが猛威をふるう前から、日本では政府によってテレワークが推奨されてきました。
テレワークの積極的な導入を社外に伝えることで、企業イメージが上がるケースもめずらしくありません。
社員としてはワークライフバランスが充実したり、健康管理がしやすくなったりなどのメリットがあります。
スマホやiPhoneに電話を転送できる電話転送サービスを導入すれば、会社・社員ともに大きなメリットを感じられる労働環境ができあがるでしょう。
電話転送サービスを利用するメリットを確認
スマホやiPhoneに対応した電話転送サービスを導入した場合、次のようなメリットを感じられます。
- 電話を受けてから折り返すまでのタイムラグが縮小される
- 場所を制限されずに、電話対応が可能
- 取りこぼしの削減につながる
- 伝言ミスが抑制される
- 取り次ぎ業務の負担が軽減される
スマホやiPhoneに対応した電話転送サービスを利用するとその分、通話料金がかかります。しかし、電話を取り次ぐことが多い会社だと通話料金に対するパフォーマンスは高くなるでしょう。
電話転送サービスのなかには、社員が持つスマホやiPhoneにも通話を転送できる機能があるものも存在するので確認してみましょう。
おすすめ情報：着信を担当者のスマホ・iPhoneへ振り分け可能！Canario(カナリオ)の機能とは
Canario(カナリオ)とは、NECネッツエスアイが提供するスマホやiPhoneに対応した電話転送サービスです。クラウド型なので、インターネットの通信が可能な場所であれば会社に来た着信をスマホやiPhoneへ転送できます。
Canario(カナリオ)を導入したい場合、取り次ぎや転送するときに人は何も操作しなくて大丈夫です。AIが名前で担当者に取り次いでくれるため、最初の設定で電話番号さえ登録しておけば後は自動で割り振りが行われます。
またCanario(カナリオ)は営業時間の設定が可能で、営業時間外の電話のみAIに対応を任せる利用方法も可能です。
通話履歴を文字化して、スマホやiPhoneに共有する機能も搭載されています。伝言がある場合でも、後から確認可能です。
料金プランは全3種類で、会社の電話の利用状況にあわせて選択できるのもポイントです。
NECネッツエスアイが提供するCanario(カナリオ)の詳しい機能や情報について確認したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
電話転送サービスを利用すれば、社員のスマホやiPhoneに会社宛ての通話を転送できます。
場所を問わない電話対応が可能になるため、電話の取りこぼしを防止できるでしょう。
また着信を受けてから折り返すまでのタイムラグが少なくなることも、スマホやiPhoneに対応した電話転送サービスを導入するメリットです。
NECネッツエスアイではAIが自動で着信を取り次ぐ電話転送サービス、Canario(カナリオ)を提供しています。担当者の名前で着信を取り次ぎ・転送するだけでなく、一斉架電などの機能もあります。
会社宛ての電話をスマホやiPhoneへ転送できないか、と考えている方は、ぜひこの機会にCanario(カナリオ)の利用を検討してみてください。
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