ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
携帯やスマホが普及した現代でも、会社の窓口である固定電話の対応を疎かにすることはできません。
しかし、固定電話対応のために誰かが会社にいなければならなかったり、取次や不在時の伝言に多くの時間を割かれていたりと、電話対応が業務効率化の妨げになっているのも事実です。
テレワーク・リモートワークが進む中、新しい働き方へのソリューションとして、会社から携帯へ電話を転送するサービスが注目されています。
この記事では、固定電話への着信に携帯で対応するためのサービスを紹介します。
電話を転送するだけではなく、対応を自動化するサービスも登場していますので、電話業務の改善にお役立てください。
Contents
外線転送には「応答後転送」と「自動転送」がある
外線電話を他の番号に転送する方法には、電話に出た後で転送する「応答後転送」と、一度も電話に出ずに転送する「自動転送」の2種類があります。
応答後転送とは
一度電話に出てから他の番号に転送するのが「応答後転送」です。
オフィスでビジネスフォンを使って担当者に取り次ぐときの転送は、応答後転送に当たります。
応答後転送は担当者名を確認してから手動で取り次ぐので、確実に担当者に電話をつなぐことができるのがメリットです。
ただし、この場合は常に社員の誰かが電話番をして、電話がかかってくるたびに手動で取り次がなければならないため、電話対応できるスタッフの確保が必須となります。
自動転送とは
「自動転送」は、人の手を介さずに電話を自動的に特定の電話番号へ転送するものです。
社員が電話に出る必要はなくなりますが、あらかじめ指定しておいた転送先にしか転送できないため、電話の内容によって転送先を変えることはできません。
自動転送は、転送するときの条件によって「無条件転送」「無応答時転送」「話中時転送」「スケジュール転送」などのバリエーションがあります。
無条件転送
かかってきた電話をすべて指定の番号に転送するのが「無条件転送」です。
無条件転送の設定中は、転送元の電話機は鳴りません。
テレワークでオフィスに誰もいなくなる場合には、無条件転送で携帯に転送すれば自宅でも対応が可能です。
無応答時転送
「無応答時転送」では、電話がかかってくるとまず転送元の電話機が鳴り、受話器を挙げれば応答できます。
誰も応答せずに一定時間が経過すると、あらかじめ指定しておいた番号に電話を転送します。
オフィスで電話対応をしているけれど、来客対応やちょっとした外出で電話に出られない時間があるといった場合の補助として使えます。
話中時転送
転送元の電話機が話中だった場合のみ電話を転送するのが「話中時転送」です。
基本は転送元の電話機で応答しますが、話中の着信を取りこぼしたくない場合におすすめの機能です。
スケジュール転送
日付・曜日・開始時刻・終了時刻などを設定しておき、時間になったら自動で転送開始・停止の切替を行う機能です。
年末年始・定休日・営業時間外などにスケジュール転送を登録しておけば、当日の切替忘れを防ぐことができます。
自動転送のメリット
電話を自動転送にしておくことの最大のメリットは、電話番が不要になることです。
「固定電話はオフィスにいなければ対応できない」というのが従来の常識でしたが、携帯へ自動転送しておけば在宅勤務でも対応できるので、テレワークを導入しやすくなります。
また、少人数のオフィスでは、電話番のために誰かはオフィスに残らなければならず、他の用事を諦めなければならないこともありました。
携帯電話に自動転送すれば外出先でも対応できるので、電話対応を気にすることなく予定を入れることができます。
固定電話への着信に携帯で対応するサービス利用時の確認事項
固定電話を携帯に自動転送するサービスとして、企業で多く使われているのは次の2つです。
- 固定電話のキャリアが提供する転送サービス（NTT「ボイスワープ」・ソフトバンク「多機能転送」・KDDI「着信転送」など）
- クラウドPBX（交換機をインターネット上に構築して、携帯電話を内線化するサービス）
一口に自動転送と言っても、仕組みやサービスの内容が全く異なりますので、それぞれの違いを理解して、自社の運用に合ったサービスを選ぶ必要があります。
簡単に導入・設定できるのは？
キャリアの転送サービスは、申し込み後、数日で利用を開始できます。
設定は固定電話機のプッシュ操作やインターネットから行い、転送開始・停止などは他の電話機からのリモート操作も可能ですので、専門的な知識がなくても簡単に設定できるのがメリットです。
クラウドPBXは交換機をネットワーク上に設置するので、導入に要する時間は従来のビジネスフォンのシステムよりも大幅に短縮されています。
しかし、電話のシステムそのものが変わるため、社内での運用見直しが必要になります。実際に使い始めるまでには少々時間がかかるということを念頭に置いておく必要があるでしょう。
複数の携帯に着信できるのは？
クラウドPBXは携帯電話を内線化して、オフィスのビジネスフォンのように使うことができるサービスです。
オフィスで部署の番号にかかってきたら同じ島の電話機がすべて着信するように、クラウドPBXは携帯電話番号をグループ分けして複数台に着信させることが可能です。
キャリアの電話転送サービスは、あらかじめ指定した1つの番号に転送する機能のため、複数の携帯に着信させることはできません。
固定電話から携帯に転送した場合は、その人が1人で全ての電話を受けることになります。
料金が安いのは？
利用料金は会社の規模や使い方によるところが大きく、一概には比較できません。
キャリアの電話転送サービスは、初期費用や基本利用料は安価ですが、転送元から転送先までの通話料金がかかる点に注意が必要です。
通常であれば受電時は料金負担がありませんが、転送中は会社から携帯までの通話料金が発生します。
受電本数が多い場合や通話時間が長い場合は、料金が高額になる可能性があるのでご注意ください。
クラウドPBXでは通話料金はパケット通信料となり、通話料に関しては通常の電話料金よりやや安くなる傾向があります。
ただし、月額料金は1ユーザーあたりで設定されているのが一般的で、人数分の基本料金がかかります。
人数に応じて1ユーザーあたりの単価が変わる場合もありますので、気になる場合はまず見積を取ってみましょう。
電話対応を自動化！Canario(カナリオ) の概要
固定電話を携帯へ転送するにあたって、
- 設定が簡単
- 複数の番号に着信できる
- 費用が抑えられる
これらの条件を叶える理想的なサービスがあるのをご存じでしょうか。
NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」は、AIが会社の電話対応を行う最新の転送サービスです。
「Canario（カナリオ）」ではAIが社員の代わりに電話番をするから、テレワークや外出で全員が不在でも問題なし。
AIが担当者の名前を聞き取って転送するので、手動取次の必要がなく、電話対応の負担を大幅に軽減します。
担当者の指定がない場合はグループへ一斉架電も可能で、電話を取りこぼす心配もありません。
不在時・無応答時はしっかり伝言も預かってくれるので安心です。
固定電話からの自動転送に加えて、取次や不在対応も自動化できる画期的なサービスです。
記事まとめ
テレワークの普及と同時に「誰かが電話に出て取次する」という運用の見直しが進み、自動転送の需要が高まっています。
せっかくですから、この機会に電話対応そのものの自動化も検討してみてはいかがでしょうか。
「Canario（カナリオ）」を使えば、ただ電話を決まった番号に転送するだけではなく、
- 名指しされた担当者に取次
- グループの電話を一斉に呼び出し
- 不在時のメッセージをテキスト化
- 時間を指定してスケジュール転送
と、電話対応業務をAIで自動化できます。
転送サービスを使ってテレワークでの電話対応が実現しても、1日の業務のほとんどが電話対応に追われていたのでは意味がありません。
「Canario（カナリオ）」では無料トライアル期間も設けておりますので、電話業務の見直しを検討されていらっしゃいましたら、ぜひ一度AIによる自動転送を試してみてください。
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