本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社でビジネスフォンを導入する場合、PBXが設置されることが多いです。
PBXがあれば外線電話の着信に対応できるだけでなく、社内に設置したビジネスフォン同士での内線が可能になりますが、実は外線電話への転送機能も利用できるようになります。
そこで本記事では、PBXを通して電話を転送する方法を紹介します。
PBXで外線電話に転送する際に生じる課題、その解決方法もあわせて見ていくのでぜひ参考にしてください。
Contents
PBXとは
PBXとはPrivate Branch eXchangeの略称で、電話交換機のことです。
外線接続の管理・制御や内線同士を接続するシステムを指します。
多数の電話対応が必要な企業、コールセンターなどで導入されていることが多いです。
クラウドPBXも注目されている
クラウドPBXとはインターネット上に電話交換機のような機能を持つシステムを置いたものです。
前述のPBXと違って、物理的なPBXは存在しません。
インターネット環境が整っていれば利用できることから、クラウドPBXの導入を決める企業も増えています。
一方で、通話品質がインターネット環境によって左右されるなどのデメリットも存在します。
PBXで外線電話を転送する方法
PBXを通した外線電話の転送方法は、大きく「外線手動転送」「外線自動転送」の2つに分けられます。
それぞれやり方を確認しましょう。
外線手動転送
外線手動転送は、会社に設置されたビジネスフォン宛ての着信をあらかじめ登録された番号へ手動で転送する方法です。
細かな操作方法はビジネスフォンによって異なりますが、一般的な流れは以下のとおりです。
- 外線の着信を受ける
- 保留ボタンを押す
- 転送先の番号を選択（もしくは入力）する
- 転送先の相手に用件を伝える
- 接続ボタン（もしくは転送ボタン）を押して外線を転送する
外線自動転送
会社に設置されたビジネスフォン宛ての着信が、あらかじめ登録した番号に自動で転送される仕組みが外線自動転送です。
事前に転送先の番号を登録しておく必要はありますが、転送の際に人が介入しなくてすみます。
外線自動転送を利用している間は、ビジネスフォンのコールは鳴らないため会社で働いている社員は電話を気にせずにコア業務に専念できます。
PBXの課題とは
一見、欠点がないように感じるPBXですが、外線電話の転送においてはいくつか課題が存在します。
通話料金がかかる
PBXを通じた外線電話の転送は、会社の回線を使用するため通話料金がかかります。
転送先の相手が電話に出ることができなかったり、スマートフォンに転送したりする場合は、より多くの通話料金がかかるケースもめずらしくありません。
2本以上の回線が必要
PBXを使って外線電話を転送するためには、外からの着信を受ける回線と転送する回線が必要です。
したがって、少なくとも2本の回線がなければ、そもそも外線電話を別の番号へとばすことができません。
外線の着信が多い会社の場合は、2本以上の回線があっても通常の電話対応で回線が埋まってしまうこともあるでしょう。
この場合、外線電話の転送ができないため、業務効率の改善にはつながりません。
転送先で発信元の番号を確認できない
PBXを通して外線電話を別の番号へとばすと、転送先の電話には自社の番号が通知されます。
一般的には転送先の電話で発信元の番号を確認することができないため、折り返しの際に不便を感じる可能性があります。
外線手動転送の場合はメールなどで発信元の番号を転送先の社員に伝える、発信元の番号を転送先でも確認できるサービスを利用するなどの対応が必要です。
電話転送サービスCanario（カナリオ）で課題解決するのがおすすめ
Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供している、電話転送専用のサービスです。
AIが名前を認識して、外線を自動でとばしてくれます。
また、複数の番号を同時に呼び出したり、相手の伝言をテキスト化して共有したりなどの便利な機能が多数搭載されています。
通話料などのコストを抑えられる可能性もあり、PBXのように複数の回線を用意しなくてもすみます。
転送先で発信元の番号を確認することもできるので、ぜひこの機会にCanario（カナリオ）の利用を検討してみてください。
まとめ
PBXとは電話交換機のことで、多数の電話対応が必要な企業などに導入されていることが多いです。
PBXがあると外線の接続・管理や内線の接続が可能になります。
PBXを使って外線電話を転送する方法もありますが、通話料金が多くかかったり、転送先で発信元の番号を確認できなかったりなどの課題もあります。
この課題を解消する方法のひとつが、電話転送サービスの導入です。
例えば、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）であれば、通話料金などの費用を抑えながら、転送先からでも発信元の番号を確認することができます。
Canario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたい人は、以下よりお気軽にお問い合わせください。
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