本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
テレワーク中は、会社宛ての着信対応に困ってしまうケースもめずらしくありません。
自宅などの社外で働く社員にスムーズに通話を取り次ぐためには、ソフトフォンや電話転送サービス、クラウドPBXの利用を検討する方法があります。
本記事では、テレワーク中の電話の取り次ぎを円滑に進めるための3つ方法について解説します。それぞれの特長やメリット・デメリットを説明したうえで、テレワークに適したサービスを紹介するのでぜひ参考にしてください。
Contents
ソフトフォンの特長とは
インターネットを経由して電話できるサービスが、ソフトフォンです。
パソコンやタブレットに専用のソフトウェアをインストールすれば使用できるため、電話機が必要ありません。電話機を設置するスペースを考えなくてすむので、デスク周りがすっきりするメリットもあります。
また、通話の際にヘッドセットを用いれば、両手をあけた状態で電話対応が可能です。業務効率の改善にもつながるでしょう。
一方で、インターネットの通信環境によっては、通話品質が不安定になることがあります。特にWi-Fi使用時は電波の減衰によって、通話中のコミュニケーションに影響が出る可能性があるため通信環境への配慮が必要です。
その他、ソフトフォンで対応するためには、パソコンもしくはタブレットを起動させなくてはいけません。
出勤してすぐの状態など、パソコンやタブレットの準備が整っていないと着信があったことにも気付けない点は理解しておきましょう。
| メリット・デメリット | 内容 |
|---|---|
| メリット | ・電話機がいらず、費用削減につながる ・デスク周りがすっきりする ・作業効率アップにつながる |
| デメリット | ・通話品質が不安定になることがある ・デバイスを起動させないと電話対応できない |
電話転送サービスを利用するメリット・デメリット
電話転送サービスとは、オフィスなどに設置された固定電話宛ての着信を別の番号に転送するサービスです。
社員が一度電話に対応してから他の番号へ転送できる機能の他に、固定電話宛ての着信がすべて別の番号へ転送される機能などもあります。
このあたりの対応については、利用する電話転送サービスの種類や設定によって異なるため要確認です。
電話転送サービスを利用すると、折り返しのタイムラグの縮小が実現します。
例えば、担当社員の外出中にお客様から着信があった場合、電話転送サービスを利用していなければ別の社員が要件を聞き取り、電話メモなどを残す必要があります。
その後、会社に戻って電話があったことを確認した担当社員がお客様に電話をかけることになるため、折り返しまでのタイムラグがかなり多くなる可能性があるでしょう。
しかし、電話転送サービスを利用していれば、担当社員が外出していても着信を転送できるためその場で電話対応できたり、帰社するまでにお客様への折り返しが可能になったります。
この他、電話転送サービスによって伝言ミスや取りこぼしの防止にもつながります。
一方で電話転送サービスを利用するためには、料金がかかる点はデメリットとして挙げられるでしょう。
また、転送先の電話機から連絡を折り返す際に、相手の番号が確認できないケースもあります。
社員個人の携帯を使用する場合は、プライベートの番号が相手先の電話機に表示され、知られてしまうこともあります。番号の対応については、利用する電話転送サービスによって異なるため利用前によく確認しましょう。
| メリット・デメリット | 内容 |
|---|---|
| メリット | ・折り返しまでのタイムラグ縮小 ・伝言ミス・取りこぼしの防止 |
| デメリット | ・利用料金がかかる ・転送先の電話機から折り返ししにくい |
クラウドPBXのポイントを説明
クラウドPBXは内線や外線の接続を管理するPBX（電話交換機）を、クラウド上に置くことでインターネット経由で通話や通信ができるサービスです。
通常のPBXを設置するより初期費用が抑えられ、契約台数の増減がしやすい特徴があります。
また、スマートフォンなどのデバイスを内線として利用する方法も可能です。この方法でクラウドPBXを活用すれば、インターネットがつながる環境であればどこにいても会社の電話番号で発着信できます。
一方で、毎月利用料金が発生する点はクラウドPBXのデメリットといえるでしょう。初期費用は安くとも、月額費用や通話料、オプション料が高いクラウドPBXを選んでしまうと、コストの負担が大きくなる恐れがあるため注意が必要です。
またクラウドPBXからは、「110」「119」などの緊急通報用番号、「117」「177」などに発信できないことも覚えておきましょう。
インターネットを活用して通話するため、通信環境が悪いと音声品質が落ちてしまう恐れもあります。
| メリット・デメリット | 内容 |
|---|---|
| メリット | ・初期費用を抑えやすい ・契約台数の増減がしやすい ・通信環境さえあればどこにいても対応できる |
| デメリット | ・毎月利用料金がかかる ・発信できない番号がある ・音声品質が通信環境に左右される |
テレワークに最適なのは電話転送サービス
「今後、会社でテレワークを積極的に導入したい」「すでにテレワークを導入していて、電話対応に悩んでいる」という場合は、電話転送サービスの利用をおすすめします。
電話転送サービスであれば今ある電話機を活用できるため、初期費用を抑えやすいでしょう。
また、テレワークをする社員、オフィスで働く社員とがうまく連携を取りやすいことも電話転送サービスをおすすめするポイントです。
料金は発生するものの、基本的に既存の電話機を使用するため通話品質が下がる心配もありません。
おすすめの電話転送サービス：Canario（カナリオ）
電話転送サービスにはいろいろな種類がありますが、折り返し時のことを考えて選ぶといいでしょう。
前述したとおり、電話転送サービスは転送先の社員がその場で通話に対応できない場合、最初に電話をかけて来た人の番号を確認できないケースもあります。
また社員個人の携帯を使って折り返す場合は、プライベートで使用している番号がお客様などに知られてしまうこともあります。
しかし、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）であれば、こうした心配は必要ありません。
転送先の社員が着信に対応できない場合は、コミュニケーションツールやメールなどで電話の内容が通知されます。さらに、折り返し時は秘匿発信が可能であるため、相手先に番号がバレることがありません。
Canario（カナリオ）にはこの他にもさまざまな便利機能が搭載されています。サービスについてもっと詳しく知りたい方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。
まとめ
ビジネスを円滑に進めるには、電話によるコミュニケーションが必要不可欠です。
しかし、テレワークの際は会社に設置している固定電話宛ての着信対応に困ってしまうケースもめずらしくありません。
こうした場合は、電話転送サービスを利用するのがおすすめです。取りこぼしや伝言ミスの防止につながるだけでなく、Canario（カナリオ）を利用することで折り返し時のデメリットも気になりません。
Canario（カナリオ）の料金プランや利用できる機能など、他の情報・特長について知りたい方は、お気軽にご連絡ください。
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