固定電話を設置している会社は多いですが、社内に対応できる社員がいないと電話を取りこぼしてしまう可能性があります。

取りこぼしが発生すると会社にとって大切なビジネスチャンスを逃したり、お客様からのクレームにつながったりするのであらかじめ対策しておくことが重要です。

本記事では、会社向けに固定電話宛ての着信を社員が持つ携帯へ転送するメリットについて解説します。

実際に電話を転送できる環境を整える際に役立つ、導入方法も見ていくのでぜひお役立てください。

会社の固定電話宛にかかってきた着信を携帯に転送する「3つのメリット」

会社に設置した固定電話宛ての着信を携帯へ転送すると、さまざまなメリットが生じます。

ここでは、会社として大きなポイントとなりうる3つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

1. 業務の効率化に繋がる

固定電話宛ての着信を社員が持つ携帯へ転送することができれば、会社全体の業務効率化につながる可能性があります。

なぜなら、社内で固定電話宛ての着信に対応する社員に負担が軽減されるためです。

会社宛てに電話が来たタイミングで担当社員が社内にいればその場で対応できますが、もしいなければ別の社員が相手から伝言を聞いてメモを作成するなどの作業をしなければいけません。

社員の多くは別の作業を本業としていることがほとんどであるので、自分宛て以外の電話に対応することは業務効率の悪化を招いてしまいやすいです。

しかし、会社の固定電話から携帯へ通話を転送できる環境にしておけば、お客様や取引先から着信があったタイミングで担当社員が対応できる可能性が高まります。

担当社員が携帯を使って直接電話に出ることができれば、別の社員が手を止めて対応しなくてすむため業務効率化が実現しやすいというわけです。

2. 伝言漏れを防止できる

会社宛ての着信を社員が持つ携帯へ転送すれば、別の社員が相手から伝言がないか聞いたり、その内容をメモしたりする必要がありません。

このため、伝言漏れが発生するリスクを抑えることが可能です。

伝言の聞き取りミスが起きる機会も少なくなるため、お客様や取引先とのトラブルを未然に防止することにつながるでしょう。

3. 完全テレワーク化の実現が可能

新型コロナウイルスの感染拡大や政府の働き方改革の影響を受け、テレワークや在宅勤務の体制を整えたという企業は多いでしょう。

しかし、会社に設置した固定電話宛てに着信が来るため、全社員を完全にテレワーク・在宅勤務にすることができていないという会社も少なくありません。

社員を交代で出社させて対応している会社もありますが、電話の本数が多いと社員がすべてをさばききれない可能性があります。

結果、電話を取りこぼしてしまったり、お客様や取引先を長く待たせてしまったことが原因でクレームにつながったりする恐れもあるでしょう。

しかし、会社の固定電話宛ての着信を社員が持つ携帯へ転送する仕組みを導入すれば完全テレワーク化が実現するため、こうした一連の問題を解決することができます。

会社の固定電話宛の着信を携帯に転送する「4つの方法」

では、会社に設置した固定電話宛ての着信を携帯へ転送するにはどうすればいいのでしょうか。

ここではその方法を4つ紹介します。各方法の特長はもちろん、メリット・デメリットもあわせて見ていくので、自社に合いそうな方法を選別してみてください。

1. ビジネスフォンの転送機能

ビジネスフォンとはビジネス用に作られた固定電話のことです。

家庭用の固定電話と違って便利な機能が豊富に搭載されています。

例えば、内線転送機能、外線転送機能、録音機能、保留機能などが搭載されていることが多いです。

ビジネスフォンを使って携帯などに通話を転送する方法だと、通話品質の高さを感じることができます。

また、会社に導入されていることが多いので、ビジネスフォンを使ったことがあるという人も少なくないという点もメリットとして挙げられます。

一方で、機器の導入やメンテナンスに費用がかかる点はデメリットとなるでしょう。

2. クラウドPBX

クラウドPBXとは、クラウド上で管理されているPBXを用いて電話交換を行う仕組みです。

PBXとは電話交換機のことで従来は実物の機械であるPBXを社内に設置して、内線や外線をやり取りしていました。

しかしこれでは、社員が社外に持ち出した携帯へ通話を転送することができません。

この課題を解消した仕組みがクラウドPBXです。

前述のとおりPBXがクラウド上にあるため、インターネット環境さえ整っていればいつでもどこでも通話を転送することが可能です。

もちろん、社外にある携帯にも通話をとばすことができます。

一方で、クラウドPBXを利用するためにサービス料を継続的に支払わなければいけない点、通話品質はインターネット環境に左右されてしまう点はデメリットとなるため注意が必要です。

3. 通信キャリアの電話転送サービス

docomoやSoftbankといった通信キャリアが手掛けている電話転送サービスを利用するのもひとつの方法です。

電話転送サービスとは、その名のとおり、電話転送を専門としたサービスで携帯などの電話に対する転送をより詳細に設定することができます。

利用するサービスによって異なりますが、例えば次のような転送方法があります。

上表から分かるとおり、一口に「転送」といってもいろいろな方法があります。

会社の入電状況などを踏まえたうえで、こうした転送方法に対応している電話転送サービスを選ぶべきか慎重に検討することが大切です。

4. NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）

NECネッツエスアイでは、担当者の名前を認識して自動で担当社員の携帯へ通話を転送するCanario（カナリオ）というサービスを提供しています。

Canario（カナリオ）を導入すれば社員が会社に出社して固定電話に対応する必要はありませんし、携帯に通話を転送する作業に時間を取られなくてすみます。

また、Canario（カナリオ）には自動取り次ぎだけでなく、ビジネスシーンで役立ついろいろな機能が多数搭載されています。

まず一つ目が伝言のテキスト化。会社宛ての着信を携帯へ転送したものの万が一社員がその場で対応できなかった場合は、相手からの伝言を録音します。

そして録音した音声を文字に起こし、後からメールやチャットツールなどで展開してくれる機能です。

続いて、一斉架電。こちらは担当者不明の問い合わせが来たときに、あらかじめCanario（カナリオ）に登録した番号をまとめて呼び出してくれる機能です。

名前をうまく認識できなかったり、電話をかけてきた相手が担当社員の名前を覚えていなかったりした場合でも一斉架電機能があれば問題ありません。

この他にもIVRや無料電話、内線との連携機能なども搭載されています。

Canario（カナリオ）の料金プラン

ここまでNECネッツエスの電話転送サービスCanario（カナリオ）について紹介してきましたが、利用できる機能は契約するプランによって異なります。

プランごとに月々の料金が変わってくるので下表で確認し、自分たちの会社に最適なプランを選択しましょう。

Canario（カナリオ）は現在、31日間の無料トライアルサービスを行っています。

「電話転送サービスの利用を考えているが、本当に導入すべきなのか迷っている」「Canario（カナリオ）の操作感を体験したい」などと考えている方は、ぜひこの機会にご利用ください。

「もっと料金プランや機能について詳しく知りたい」といったお問い合わせも大歓迎です。

記事まとめ

会社に設置した固定電話宛ての着信を携帯へ転送できる仕組みづくりができれば、業務効率の改善や完全テレワーク化が実現するといったメリットを感じられます。

社員に操作を覚えてもらう必要はありますが、携帯へ通話を転送できるようにすることで会社として得られることは大きいでしょう。

固定電話宛ての着信を携帯へとばす方法にはいくつか種類がありますが、会社が抱えている問題や入電の状況などを踏まえたうえで適切な方法を選択することが大切です。

予算や必要な機能を考えながら、転送の仕組みづくりを進めていくことをおすすめします。

名前を認識して自動で担当者に電話を取り次ぐCanario（カナリオ）の利用を前向きに検討されている方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。

31日間の無料トライアルも用意しているので、実際にシステムを操作したうえで会社に導入すべきか判断してみていはいかがでしょうか。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。

閉じる

月額1,078円〜でオフィス電話の4つのストレス要因を解決

電話の自動対応　カナリオの詳細はこちら

詳細ページへ
移動する