本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社で次々とかかってくる電話に対応するには、ビジネスフォンが欠かせません。
ビジネスフォンを使えば、自分への電話に出るだけではなく、他部署や他の人の内線に代理で応答したり、電話を他の人に回したり、複数の着信を効率よくさばくことができます。
けれども、ビジネスフォンの分厚い説明書を全部読むのは億劫で、なかなか気が進まないかもしれません。
本記事では、一般的なビジネスフォンで電話を受けるときの使い方を解説しています。
よく使う基本的な機能を紹介していますので、電話対応を行う際に参考にしてみてください。
Contents
ビジネスフォンで電話を受けるやり方
まずは、かかってきた電話を受けるときのやり方を紹介します。
家の電話は受話器を上げるだけで取ることができますが、ビジネスフォンは複数の電話が同時に着信したり、部署や電話番号ごとに着信する電話機を分けていたりするため、電話を取るときのやり方にもいくつかの方法があるのです。
また、ビジネスフォンには「ファンクションキー」というカスタマイズ可能なボタンがついていて、企業で独自に機能を割り当てることができるようになっています。
機種や会社の設定によっては操作方法が全く異なる場合もありますので、正確な操作方法はオフィスでの電話機で確認してみてください。
外線着信を受ける
オフィスでは部署ごとに異なる外線番号を使っていることがありますね。
ビジネスフォンでは、他の部署への着信も拾えるようになっています。
自分の電話機に着信している場合
ダイヤルインの場合は、自分の席の電話が鳴ります。
鳴っている電話機で取るときは、そのまま受話器を上げるだけで応答できることがあります。
受話器を上げても電話がつながらない場合は、着信している外線のボタンを押しましょう。
他の電話機・他部署の番号に着信している場合
他の部署や代表電話にかかってきた電話など、直接自分の電話機に着信していない電話を取るときは、受話器を上げて着信ランプが点滅している外線ボタンを押すと応答できます。
また、機種によっては外線ボタンを押してから受話器を上げる順番でも可能です。
会社によっては、電話機に並んでいるファンクションキーに各部署の電話番号を割り当て、ファンクションキーを押して応答できる設定になっていることもあります。
例えば、「経理部」のファンクションキーのランプが点滅している場合は、経理部の外線番号に着信しています。
自分が経理部ではなくても、受話器を上げて「経理部」のファンクションキーを押すと電話がつながります。
内線着信を受ける
社員同士で連絡を取る時に使うのが内線です。
内線の場合も、他の席への着信に代理で応答できるようになっています。
自分への内線着信を受ける
内線は、1台1台異なる内線番号が割り当てられています。
自分の内線番号への着信は自席の電話機だけが鳴りますので、受話器を上げれば内線に応答できます。
他の社員の内線着信に出る
内線がかかってきても本人が不在で、鳴りっぱなしになってしまうことがありますね。
内線着信は本人の電話機しか鳴りませんが、わざわざその席まで行って電話を取らなくても、自分の席の電話機から代理応答することができます。
他の席の内線が鳴ったら受話器を上げ、「代理応答（ピックアップ）」ボタンを押すと内線に応答します。
キャッチに応答するやり方
家庭用の電話機や携帯電話には「キャッチホン」という、通話中に別の電話がかかってきたときに割り込みで応答できるサービスがあります。
これは、通話中だったために電話を取りこぼすことを防ぐためのものです。
通話中に別の着信があったら専用の着信音で知らせ、「フック」ボタンを押すと通話が切り替わる仕組みです。
ビジネスフォンのキャッチ
複数回線の契約があるビジネスフォンの場合は、同時に複数の着信を受けることが可能です。
通話中に着信しても今の通話に割り込まれるわけではなく、別の回線に入ります。
例えば、「外線1」が通話中なら「外線2」に着信します。
このとき他の人が「外線2」の電話に出ることができれば良いのですが、自分以外に対応できる人がいない場合は、自分の通話を中断して対応しなければならないこともありますね。
通話中にキャッチが入った場合に応答する方法を紹介します。
キャッチに応答する方法
「外線1」で通話中に「外線2」に着信が入った場合の応答手順です。
- 通話中の相手に一言ことわってから「保留（フック）」ボタンを押します。
- 「外線2」を押すとキャッチに応答できます。
- 通話が終了したら、再度「保留（フック）」を押します。
- 「外線1」を押すと、外線1との通話に復帰します。
なお、機種によっては、キャッチが入った時に気づけるよう、通知音を鳴らせるものもあります。
受けた電話を転送するやり方
会社にかかってくる電話は自分あてばかりではありません。
かかってきた電話が他の担当者あてだった場合の取り次ぎには、ビジネスフォンの転送機能を使います。
転送する相手との距離によって、2つの方法を使い分けてください。
相手が近くにいる：保留にして他の電話機で解除する
同じ島の人へ取り次ぐ場合など、相手が近くの席にいる場合は、口頭での取り次ぎが可能です。
保留ボタン・外線ボタンを使うやり方
- 「外線1」に着信した電話に応答し、取り次ぎのために「保留」を押すと、「外線1」ボタンのランプが点滅します。
- 取り次ぐ相手に「〇〇さん、A社の〇〇様から外線1にお電話です」と口頭で伝えます。
- 相手が自席の電話で受話器を上げ、「外線1」のボタンを押すと電話が転送されます。
パーク保留機能を使うやり方
電話機に「パーク保留1」「パーク保留2」というボタンがある場合は、パーク保留ボタンを使って転送します。
- 通話中に「パーク保留1」を押すとランプが点滅します。
- 取り次ぐ相手に「〇〇さん、A社の〇〇様からお電話です。パーク保留1です」と口頭で伝えます。
- 相手が自席の電話で受話器を上げ、「パーク保留1」のボタンを押すと電話が転送されます。
相手が遠くにいる：内線にかけて転送する
取り次ぐ相手が遠くの席にいたり、他のフロアにいる場合は、まず相手に内線をかけて電話を取り次ぐ旨を伝え、そのまま内線から転送することができます。
転送ボタンを使うやり方
「転送」「内線転送」というボタンがある電話機では、このボタンを使って転送します。
- 通話中に「転送（内線転送）」を押します。
- 転送する相手の内線番号をダイヤルします。
- 相手が出たら、電話の内容を相手に伝えます。
- 受話器を置くと転送が完了します。
伝言内容を話し終えたらいきなり受話器を置いてしまうと、電話が突然つながって相手を動揺させてしまうことがあります。
「転送します」「よろしくお願いします」など一言添えてから受話器を置くようにしましょう。
保留ボタンを使うやり方
転送ボタンがない機種の場合は、保留ボタンを使います。
- 通話中に「保留」を押します。
- 転送する相手の内線番号をダイヤルします。
- 相手が出たら、電話の内容を相手に伝えます。
- 受話器を置くと転送が完了します。
電話転送サービス「Canario（カナリオ）」に受電対応をお任せ
ビジネスフォンには受電業務を効率化させるさまざまな機能が付いていますが、覚えて使いこなすのはなかなか困難ですね。
しかも、保留や転送の操作は、手順を間違えたり違うボタンを押してしまったりといった失敗も起こりやすいものです。
そこでおすすめなのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」。
電話の一次対応をAIが行いますので、そもそも電話機の操作を覚える必要がありません。
AIの音声認識機能を利用して、名指しされた担当者の名前を聞き取って転送したり、用件・伝言を文字起こしすることもできます。
電話を取りこぼす心配がないので、外出・テレワーク対応・時間外の電話番にも最適です。
記事まとめ
「電話受け」「キャッチ応答」「保留」「転送」など、受電時のビジネスフォンの操作方法を紹介しました。
電話機の操作に不安があったり、電話対応に時間を取られて業務が進まずお困りの場合は、AIが対応する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」をぜひ検討してみてください。
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