「相手にわかる?」電話転送の仕組みや基本の使い方・おすすめサービス紹介

ビジネスフォンで電話転送機能を利用した際に、相手にわかるのかどうかを解説

Dialing telephone keypad concept for communication, contact us and customer service support
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本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

ビジネスフォンには、外線を受けた電話機から別の固定電話や携帯電話に取り次ぎができる機能があります。それが電話転送です。電話転送機能は賢く利用すれば、業務効率の改善にもつながる便利なものです。

しかし、相手の電話口では何が聞こえるのか不安に感じている人もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、電話転送の仕組みや基本的な使い方を解説します。相手に保留や転送していることが分かるのか、知りたい人は必見の内容です。

あわせてよりスムーズに電話転送したい場合におすすめのサービスも紹介します。

ビジネスフォンで電話転送すると発信した相手に分かる?

結論から言えば、ビジネスフォンによる外線の電話転送は相手にわかる場合とわからない場合があります。これは、電話転送の仕組みよる違いです。

具体的には内線転送の場合、相手は応答者が電話を転送したことがわかる状態です。

一方、外線転送のうち自動転送であれば、外線をかけきた相手は電話が転送されたことをわかることはありません。

内線転送・外線転送の違いを解説

前述のとおり、電話転送には内線転送と外線転送の2つがあります。

ここでは、それぞれの機能の違いを解説します。

内線転送機能とは

ビジネスフォンの内線転送とは、社内の内線を利用して別の社員に電話を取り次ぐ方法です。

具体的には外線電話を受けた社員では対応できない場合、ビジネスフォンの保留ボタンを押します。すると、相手の電話口では保留音が流れます。外線電話を受けた社員はその間に内線を利用して電話の応対ができる社員に連絡し、取り次ぎをお願いする流れです。

後は、内線で連絡を受けた社員がビジネスフォンの保留ボタン(もしくは所定の外線ボタン)を押せば、保留されていた外線と通話できます。

上記の流れからわかるとおり、内線転送は一度相手と会話してから電話を保留する旨を伝え、別の社員に対応をお願いし、その社員が外線に出ます。

したがって、内線転送は連絡してきた相手に電話を転送している旨がわかるという仕組みです。

外線転送機能とは

外線転送は社内のビジネスフォンにかかってきた電話を、あらかじめ登録しておいた別の番号にとばす機能です。

外線転送にはいくつかの種類がありますが、応答後転送自動転送が一般的です。

応答後転送は社内のビジネスフォンで一度電話をとり、その後外線で担当者に取り次ぎます。会社に電話を取る人さえいれば、担当社員が外出していても対応できるのが特徴です。相手からすると一度別の人と通話したのち、取り次ぎする旨を伝えられるため、電話が転送されていることが分かります。

一方、自動転送とは社内のビジネスフォンで応対する必要がありません。電話機を一切ならさずに登録した番号に転送する無条件転送機能のほか、一度転送元のビジネスフォンをならした後に別の電話に通話を転送する無応答時転送の大きく2つに分けられます。

いずれも連絡してきた相手に、電話が転送されたことがわかることはありません。

コロナ禍でテレワーク化が進んでいるため、外線転送サービスを導入している企業が増えつつあります。基本的な使い方はわかりやすいものが多いため、料金や機能などで比較するといいでしょう。

おすすめの電話転送サービスとは

電話転送サービスは、各社で提供されています。そのため、違いがよく分からずにどのサービスを利用すべきか迷ってしまうこともあるでしょう。

以下は、キャリアが提供している主な電話転送サービスです。簡単な特徴をまとめているので、利用先を検討する際に役立ててください。

NTT東日本 ソフトバンク KDDI光ダイレクト(au)
サービス名 自動着信転送サービス「ボイスワープ」 多機能転送サービス 着信転送サービス
特徴 ・月額使用料:税込880円 ・工事費:無料 ※自動着信転送サービス「ボイスワープ」加入電話、事務用の場合 ・無条件転送、無応答転送のほか、リモートコントロールも可能 ・月額料金:税込880円/番号 ・工事費:無料 ・無応答時転送、話中時転送などを選択できる ・月額利用料:無料 ・申し込み:不要 ・フル転送や無応答転送など転送の種類を選択できる

AIが名前を認識して相手の電話を自動でとばす?Canario(カナリオ)とは

電話転送サービス Canario カナリオ

Canario(カナリオ)とは、NECネッツエスアイが提供しているサービスです。ビジネスフォンにかかってきた電話をAIが自動で取り次いでくれるのが大きな特徴です。

例えば、お客様から会社のビジネスフォンに電話があったとします。すると、電話口から音声ガイダンスが流れる仕組みです。お客様はその案内に従って、担当者の名前をAIに伝えることで適切な応対者に通話が転送されます。

電話をかけてきた相手が使い方を迷う心配はいりません。社員たちは会社にいなくても自分宛の電話を受け取れるので非常に便利です。

このほか、一斉架電や秘匿発信などの機能も搭載されています。

ビジネスフォンの取り次ぎを内線で行うことにかなり時間をとられている場合やスムーズな外線転送ができるサービスを探している方は、ぜひこの機会にNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

電話転送を利用した場合、外線転送だと発信元である相手に通話をとばしていることを知られることはありません。反対に、内線転送は必ず一度ビジネスフォンで電話を受けてから、担当社員に取り次ぐ手間がかかります。

コロナ禍ということもあり、外線を転送できる電話転送サービスを利用する企業が増えている状況です。

いくつかのサービスが存在しますが、価格を抑えて業務効率アップを目指すならNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)がおすすめです。

相手の名前をAIが認識して、適切な応対者に取り次げるため人が対応しなくても円滑に業務を進められます。NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の使い方や詳しい内容について知りたい場合は、ぜひお気軽にご連絡ください。

Canario(カナリオ)
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symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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