ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
電話を転送しても相手が電話に出られない場合、そのままにしておくと電話が鳴りっぱなしになってお客様を待たせてしまいますね。
この記事では、一度転送した電話を取り消しする方法を解説します。
Contents
取り次いだ相手が電話に出られないときの対応
電話を取り次ぎするために一度保留や転送状態にしても、
- 相手の内線が通話中
- コールしているが応答しない
- 取り込んでいて電話に出られそうにない
といったケースはよくあります。
このような場合には転送を取り消して、最初に電話を受けた人が引き続き対応しなければなりません。
転送しても相手が応答できなかった場合を想定し、対応のポイントを見ていきましょう。
転送を取り消して折り返しにする
取り次ぎ先の担当者が電話に出られないときは、転送を取り消してもう一度自分が対応します。
担当者の指定がある場合は折り返し、お急ぎの場合は他に分かる人に繋いだり、自分ができる範囲で対応するなど、基本的には担当者が不在の場合の対応と同じです。
転送したら不在だったり、電話に出られる状況ではなかった場合には、次のような言い方をすれば不自然ではありません。
- 社内にはおりますが、あいにく席を外しているようでございます
- 申し訳ございません、ただいま他の電話に出ております
担当者がいることを明言しない
担当者を名指しされた時に、「席におりますので転送します」と回答してしまうと、電話の相手には担当者がいることがわかってしまいます。
取り込み中などですぐに取り次げなかった場合には「会社にいるのに出ないのか」と相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。
そこで、担当者を名指しされたら在席状況を明言せず、「確認いたしますので少々お待ちください」と言って電話を転送するという方法もあります。
この言い方であれば、担当者がいるかどうかは確認しないとわからない状態ですので、担当者が電話に出られない場合にも相手を落胆させることがありません。
ビジネスフォンで内線手動転送を取り消しする方法
ビジネスフォンでは、担当者が席にいなかったり、今は電話に出られないとわかったときに、転送を取り消すことができます。
ここでは、ビジネスフォンでの操作の一例を紹介します。
機種によってボタンの名称や操作方法が異なりますので、お使いの機器のマニュアルで確認してみてください。
保留ボタンで転送→取り消し
「保留」ボタンを押して担当者に口頭で取り次ぎを行う場合の取り消し手順です。
- 通話中に「保留」ボタンを押すと、該当の外線ボタン（例：外線１）が点灯
- 担当者に声をかける
- 担当者がいない場合や応答できない場合、「外線１」を押すと転送が取り消しされる
パーク保留ボタンで転送→取り消し
「パーク保留」は、「保留」ボタンと同様に、フロア内など口頭での取り次ぎに使用します。
ビジネスフォンに「パーク保留」ボタンがある場合、次の手順で転送と取り消しができます。
- 通話中に「パーク保留１」ボタンを押すと、「パーク保留１」のランプが点灯
- 担当者に声をかける
- 担当者がいない場合や応答できない場合、「パーク保留１」を押すと転送が取り消しされる
内線番号へ転送→取り消し
転送先の内線番号へダイヤルして転送し、取り消しする場合の手順は次の通りです。
- 通話中に「転送」ボタンを押す
- 相手の内線番号をダイヤル
- 相手が電話に出ない場合や折り返しを依頼された場合、フックボタンを押すと転送を取り消して元の通話に戻る
自動転送は取り消しできる？
外出やテレワークなどでオフィスを空ける場合に、NTT東日本・西日本の「ボイスワープ」などを利用して会社の電話から携帯電話への転送を利用する企業も増えています。
このような自動転送サービスを利用している場合、取り消しはできるのでしょうか。
自動転送の場合は、一度転送された電話を取り消すことはできません。
けれども、転送先で電話を受けられない状況の場合は、自動転送の設定を取り消したり、転送先を他の番号に変更したりすることは可能です。
- 「転送先に設定している携帯電話を忘れてきてしまった」
- 「転送先の社員が今日は休みだった」
このような場合の転送取り消し方法を解説します。
以下では例として「ひかり電話ボイスワープ」の操作方法を紹介しています。
転送先を変更する
電話転送サービスでは、転送先の電話番号を複数登録しておき、その中から転送先を1つ選択します。
「ひかり電話ボイスワープ」では最大4件まで転送先リストに登録しておくことができますので、応答可能な他の番号に転送先を変更しましょう。
電話機からの操作
契約している固定電話からの操作方法です。
- 受話器を上げて「142」にダイヤル
- 「4」→「1」の順に押す
- 転送先に指定したいリスト番号（1～4）を押す
- 「1」を押す
- 完了のメッセージが流れたら電話を切る
リモートコントロールでの操作
外出先などから別の電話機で設定できる「リモートコントロール」での操作方法です。
- リモートコントロール用のアクセス番号にダイヤル
- 契約電話番号＋「#」を押す
- 暗証番号＋「#」を押す
- 「2」を押す
- 転送先に指定したいリスト番号（1～4）を押す
- 「1」を押す
- 完了のメッセージが流れたら電話を切る
転送を解除する
転送方法に「無条件転送」を選択している場合は、転送元の電話に一切着信しません。
このため、転送先の電話が応答できないと、電話が鳴りっぱなしになってしまいます。
このような場合には転送を解除すれば、再び転送元でも電話を受けることができるようになります。
電話機からの操作
- 受話器を上げて「142」にダイヤル
- 「0」を押す
- 完了のメッセージが流れたら電話を切る
リモートコントロールでの操作
- リモートコントロール用のアクセス番号にダイヤル
- 契約電話番号＋「#」を押す
- 暗証番号＋「#」を押す
- 「0」を押す
- 完了のメッセージが流れたら電話を切る
電話に出られなくても安心！「Canario（カナリオ）」
- 担当者に転送しても応答しないため、転送の取り消しや不在対応が発生
- 自動転送中に電話に出られなくて、電話が鳴りっぱなし
電話に出られなかったことが、ビジネスでは思わぬコストや機会損失に繋がってしまうこともあります。
電話の行き違いや取り次ぎコストにお悩みの場合は、電話に出られなくても自動対応でメッセージを受け取ることができるCanario（カナリオ）がおすすめです。
AIが電話の一次対応を行い、担当者名を認識して転送しますので、社員による手動電話転送が不要に。
担当者が応答できない場合には自動でメッセージを預かり、メールやチャットで送信します。
代表電話の対応はAIに任せておけるので、フルリモートでも電話を逃すことがありません。
記事まとめ
電話を転送したのに担当者が不在で、転送を取り消して再度対応した場合、1本の電話対応にかなりの時間を取られてしまいますね。
手動での電話取り次ぎをやめて、電話対応をAIで自動化すると、対応にかかる時間を本来の業務に充てることができます。
さらに、テレワーク推進の壁となっていた固定電話対応も、社員の出社不要で実現できるから一石二鳥です。
Canario（カナリオ）の詳細やトライアルのお申し込みは、NECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。
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