本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスにおいてお客様とのやり取りや会社内部でのコミュニケーションなどに、電話は必要不可欠です。外線や内線をうまく使い分けたり、相手からの問い合わせにあわせて賢く保留機能を使用したりなどすることも多いでしょう。
会社などに設置する電話はビジネスフォンであることが多いですが、このビジネスフォンにフックボタンが搭載されている場合もあります。
しかし、フックボタンを活用できていない人もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスフォンのフックボタンが持つ機能を詳しく解説します。フックボタンを押しているとき、相手の電話口ではどのようになっているのかもあわせて確認しましょう。電話転送との違いもチェックできる記事になっております。
Contents
会社の電話に搭載されている転送機能とは？
電話転送とは、会社などに設置された固定電話にかかってきた着信を別の電話番号に転送することです。
例えば、かかってきた電話に応対できる社員が外出している場合に、社員が持っている携帯電話へ外線を転送すればスピーディに対応できます。
転送機能がなければ、電話を受けてくれた社員とコミュニケーションをとったうえで、相手の番号を確認して再度かけ直さなければいけません。
しかし、転送機能があれば、電話がかかってきたタイミングで担当社員につなげるので折り返さなくてすみます。相手も質問などの回答を素早く受け取れるため、満足できるでしょう。対顧客の場合は、お客様満足度の向上につながる可能性があります。
ビジネスフォンのフックボタンの基本
会社などに設置される多機能な固定電話は、ビジネスフォン（ビジネスホン）と呼ばれます。ビジネスフォンの中にはフックボタンが搭載されたものがありますが、具体的な機能についてご存じでしょうか。
フックボタンとは、着信をフッキングできるボタンです。フッキングとは、ビジネスフォンの主装置で通話が保留されることを指します。
フックボタンの使用例としては、外線でかかってきたお客様からの質問に回答できない際に、フックボタンを押します。電話を保留にしている間に、別の社員に対応してほしい旨を内線もしくは対面で伝えるのです。要件を聞いた担当者は、外線ボタンを押すことで自分のビジネスフォンで対応できます。
またフックボタンは電話を代わるときだけでなく、確認のためなど相手を少し待たせてしまう場合にも活用されます。例えば、データベースからお客様の契約内容を検索したり、会社の細かなルールを確認したりなどの際にフックボタンで保留することが可能です。
フックボタンで保留しているときは、相手にこちらの声は聞こえない状態なので別の社員に質問の回答を確認する方法も有効です。
フックボタンを押すと通話中の相手の電話はどうなる？
フックボタンを押している間、相手の電話口からは「ツー」「プー」などの信号もしくは保留音のメロディーが聞こえます。
使用しているビジネスフォンや設定内容によって保留中の状態は異なるため、気になる場合は一度外線で会社の固定電話に連絡してみるといいでしょう。
転送ボタンとフックボタンの使い方の違い
転送ボタンとフックボタンの違いは、転送ボタンを押すと強制的に外線が別の電話番号に飛ばされることです。
フックボタンを押しても、保留中の外線は別の番号に飛ばされません。対応をお願いする社員の状況を確認したうえで、外線を飛ばせるのがフックボタンの特徴です。
しかし、フックボタンで保留した場合、次に電話の対応をする社員は複数ある外線ボタンの中から自分宛の電話を選ばなければいけません。
最初に電話対応した社員からどの外線ボタンを押せばいいか案内されるのが一般的ですが、うまく取り次ぎができないケースもあります。
取り次ぎに失敗すると、別の電話に誤って出てしまう可能性があるため注意が必要です。
一方、転送ボタンは電話に対応した社員が受話器を置けば、対応をお願いされた社員の電話回線に強制的に保留していた外線が飛ばされます。
したがって、フックボタンのように「どの外線ボタンが自分宛の電話だろう」と悩まずにすみます。
電話転送なら、別の電話に出て相手を困らせる心配がありません。
【初期設定のみ】操作なしで電話転送できるサービスCanario（カナリオ）
Canario（カナリオ）は、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。AIが電話を取り次いでくれるため社員はフックボタンや転送ボタンを押して、電話を取り次ぐ必要がありません。
保留している別の電話に誤って出てしまうミスも防止できるでしょう。
Canario（カナリオ）では、あらかじめ電話番号を登録しておけばチームに所属する社員全員の電話を鳴らすことが可能です。
対応者を1人の社員に固定していると応対が難しい場合もありますが、チームで対応すれば電話の取りこぼしを少なくできるでしょう。
Canario（カナリオ）は、初期設定だけで面倒な操作が必要ない方法です。導入を前向きに検討する方は、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ
ビジネスフォンに搭載されたフックボタンを押せば、通話中の電話が一時保留状態になります。こちらの音声が相手に聞こえない状態になるため、その間に情報を確認したり、別の社員に内線で取り次いだりすることが可能です。
転送とフックボタンの違いを理解したうえで、ビジネスフォンを賢く使いこなしましょう。
よりスムーズにミスなく電話の取り次ぎができるサービスを探しているなら、Canario（カナリオ）の利用がおすすめです。初期設定だけでスピーディに導入できるので、気になる方はぜひお気軽にご連絡ください。
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