オフィスで働くには、ビジネスフォンの基本的な使い方を身につけておく必要があります。

特に、転送機能はビジネスフォンの使い方に慣れていない方にとっては少々複雑なので、流れを理解しておくことが大切です。

そこで本記事では、ビジネスフォンにおける電話転送機能の使い方を詳しく紹介します。シーン別に通話の転送の仕方を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

シーン別｜ビジネスフォンの転送ボタンの使い方を解説

それでは早速、ビジネスフォンの転送ボタンの使い方をチェックしていきましょう。

今回はシーン別に使用方法を説明します。

シーシーン1：内線転送

取り次ぎ先の社員が社内の離れた場所にいる場合は、ビジネスフォン宛ての着信を内線を通して転送すると便利です。

このときのビジネスフォンの使い方は以下のとおりです。

1. 電話の用件を聞き取る
2. 転送ボタンを押す
3. 取り次ぎ先の社員の内線番号をダイヤルする
4. 用件を伝える
5. 受話器を置く

最初にビジネスフォンで着信に対応した社員が受話器を置くと、自動的に内線をかけた社員のビジネスフォンへ着信が転送されます。

シーン2：外線転送

取り次ぎ先の社員が外出している場合など、ビジネスフォン宛ての着信を社外の電話機に転送する場合は外線転送を使います。

このときのビジネスフォンの使い方は以下のとおりです。

1. 電話の用件を聞き取る
2. 外線ボタンを押す
3. 取り次ぎ先の社員の外線番号をダイヤルする
4. 用件を伝える
5. 「接続」ボタンを押す

接続ボタンを推すと、ビジネスフォンで保留にしている着信が取り次ぎ先の社員の電話機へ転送されます。

ただし、ビジネスフォンのメーカーや機種によって操作方法が異なる場合があるため、実際に使用する場合はあらかじめ説明書などを確認するようにしてください。

シーン3：テレワーク

自宅やカフェなどでテレワークを行っている場合は、外線転送を使用するケースが多いでしょう。

出社している社員が、先に説明した外線転送の使い方の流れに沿ってビジネスフォン宛ての着信をテレワークの社員に転送します。

電話転送サービスならシーン問わず着信・通話を自動でとばせる

電話転送サービスとは、その名のとおり、着信を別の番号にスムーズにとばせるサービスのことです。

ビジネスフォンに搭載された電話転送機能と比べると、転送に関して多くの設定ができたり、転送以外の機能を利用できたりします。

たとえば、NECネッツエスアイが提供しているCanario（カナリオ）という電話転送サービスであれば、外線・内線の転送機能以外に、一斉架電や伝言のテキスト化などいろいろな機能が搭載されています。

ビジネスフォンの電話転送機能だと社員が転送先の担当者に取り次ぐ必要がありますが、電話転送サービスならシーンを問わず着信を自動でとばすことが可能です。

各キャリアの人気電話転送サービスの使い方を紹介

電話転送サービスはいろいろな会社が提供していますが、今回はキャリアの電話転送サービスをチェックしましょう。

各サービスの特徴や簡単な使い方を紹介します。

NTT：ボイスワープ

ボイスワープはNTTが提供している電話転送サービスで、自動転送機能はもちろん、転送条件を指定できるセレクト機能を利用できます。

機能を使用するためには、あらかじめボイスワープに申し込む必要があります。申込先はエリア（東日本エリア、西日本エリア）によって異なるので、注意しましょう。

ここでは、自動転送機能の使い方を簡単に紹介します。

1. 受話器を持って「142」をダイヤル
2. 「1」をダイヤル
3. 転送条件にあった数字をダイヤル

「3.転送条件にあった数字をダイヤル」では、以下の選択肢のなかから適した数字をダイヤルします。

• 1：無条件転送
• 2：無応答時転送
• 3：話中時転送
• 4：無応答時転送+話中時転送

サービスの概要は以下のとおりです。

※ひかり回線の場合

引用元：ボイスワープ(https://flets.com/hikaridenwa/use/pdf/voice.pdf)
引用元：ひかり電話ボイスワープ設定方法(https://www.isdn-info.co.jp/voice/voice-12.html)

auひかり：着信転送サービス

auひかりからは、着信転送サービスというビジネスフォン向けの転送サービスが提供されています。

NTTのボイスワープと同様に、別の電話に通話をとばす際はあらかじめサービスの申し込みが必要です。

ここでは、ビジネスフォンで無条件転送機能を利用する場合の使い方を解説します。

1. 「142」をダイヤル
2. 「1」をダイヤル
3. 任意のリスト番号をダイヤル
4. 転送条件にあった数字をダイヤル

「4.転送条件にあった数字をダイヤル」では、以下の選択肢のなかから適した数字をダイヤルします。

• 1：無条件転送
• 2：スケジュール転送
• 3：話中時転送

auがビジネスフォン向けに提供しているサービスの概要は、以下のとおりです。

引用元：着信転送：電話機から設定する(https://www.au.com/support/service/internet/guide/service/addition/forwarding/)

ソフトバンク：多機能転送サービス

ソフトバンクでは多機能転送サービスが提供されていて、サービスを利用するためには契約回線の電話機から転送設定を行う必要があります。

ここでは無条件転送を設定する際の使い方を確認しましょう。

1. 「142」をダイヤル
2. 「1」をダイヤル

ソフトバンクでは多機能転送サービスの概要は、下表のとおりです。

引用元：多機能転送サービス(https://www.softbank.jp/biz/voice/otoku/option/gaiyou16/)

導入方法・使い方が簡単！「Canario（カナリオ）」

Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供している電話転送サービスです。

AIが自動で取り次ぎを行うため、社員が間に入る必要がありません。

また、転送以外の機能も豊富で、導入・使用しやすい特長があります。

転送先の番号は複数登録可能です。あらかじめ設定したグループ全員の番号を呼び出す一斉架電もできるので、特定の社員にだけ電話対応の負担がかかることを避けられます。

ビジネスフォンの着信対応に困っている場合は、ぜひこの機会にCanario（カナリオ）の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

Canario（カナリオ）の主な機能一覧

• 名前での取り次ぎ
• 一斉架電
• 伝言テキスト化
• IVR
• 内線連携

導入方法

1. Webフォームから利用申込
2. 担当者より申込確認の連絡
3. 申込書類を作成・返送

使い方

1. サービスにログイン
2. グループやユーザーを登録

サービスの概要

まとめ

ビジネスフォンに搭載された電話転送機能をうまく活用すれば、社員の作業効率が上がる可能性があります。

しかし、相手を呼び出してもうまく取り次ぎができなかったり、転送操作がうまくできなかったりするとかえって業務の負担が増えてしまうため注意が必要です。

着信に最初に対応した社員が別の社員に取り次ぐ頻度が多いなら、この機会に電話転送サービスの利用を検討しましょう。

シーンを問わず自動で着信をとばせるので、今まで取り次ぎ業務にあたっていた社員の負担をグッと抑えることが可能です。

電話転送サービスにはいろいろな種類がありますが、AIが自動で取り次ぎを行うCanario（カナリオ）について気になった方はお気軽にご連絡ください。

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