オフィスの引っ越しを行う際、電話の移転手続きには意外と手間と時間がかかるものです。
事前にしっかりとスケジュールを立てておかないと、新しいオフィスでの営業開始日に「電話が使えない！」などということにもなりかねません。
また、電話番号が変更になる場合は、新しい電話番号への移行や周知がスムーズに行われないと、取引先やお客様にも迷惑をかけてしまいます。
本記事では、オフィス引っ越し時の電話移転の流れと注意点を解説します。
引っ越しても同じ番号を使える便利な電話転送サービスも紹介していますので、オフィス移転を控えた企業の担当者様はぜひ参考になさってください。
Contents
オフィス引っ越しに伴う電話移転手続きの流れ
電話の移設手続きには、申し込みから2週間～1カ月程度かかります。
また、工事日は業者との調整となるため、必ず希望日が取れるとは限りません。「引っ越し日に間に合わない！」といった事態にならないよう、余裕を持って準備に取りかかりましょう。
引っ越しが決まったら、なるべく早く現状把握を行い、必要な工程を洗い出しておいてください。
以下は、NTTで回線を契約している場合の手続き例です。
回線の確認
電話の移転はキャリアでの手続きが必要なため、現在の契約内容と手続き方法を確認しておきましょう。
引っ越し先がNTT東西のエリアをまたぐ場合は、「移転」ではなく「解約して新規契約」となることもあります。
また、お使いの回線の種類によって、手続きに必要な期間も変わってきます。全体のスケジュールを立てる上でも、早い段階で現在の契約内容を把握しておくことが重要です。
番号変更が必要か調べる
「近くへ移転するだけだから電話番号は同じだろう」というのは、実は間違いです。
固定電話の番号はNTTの基地局の区分けによって決まっています。同一市区町村内の引っ越しでも基地局が違えば、電話番号が変更になるのです。
番号が変わる場合は、取引先への周知やホームページ・印刷物の変更などの工程が増えることになりますので、早めに契約キャリアに確認しておきましょう。
移転申し込み
回線の移転は、電話またはインターネットから申し込みできます。
- 固定電話から：局番なし「116」にダイヤル
- NTT東日本または西日本のWebページから受付
申し込み時期は、電話のみの場合、引っ越しの1カ月半ほど前～2週間前です。
インターネットも併用している場合は2カ月ほど前～3週間前を目安に申し込みを行ってください。
取引先への周知
引っ越しの1カ月前くらいを目途に、取引先に移転のお知らせを送りましょう。
- 新住所
- 新電話番号
- 移転日（新しいオフィスの稼働開始日）
お知らせが移転日ギリギリになると、相手の事務作業に支障を来してしまいます。余裕を持ったスケジュールでの周知を心がけてください。
設置工事会社の手配
回線とは別に、装置の移設工事を手配します。
工事会社の選定はNTTに依頼するか、直接代理店を探すかを決めることができます。代理店を探す場合は、複数社の見積もりを取って比較すると良いでしょう。
移転先で電話機を増設したり、構成を変えたりする場合には、装置の買い替えが必要になることもあります。
業者が決まったら、施工前に工事会社の担当者に同行してもらい、オフィスの下見を行っておきましょう。
工事の実施
NTTによる回線工事（交換機、屋内配線）実施後、業者による電話機設置工事（主装置・電話機設置、配線、設定）が完了すると電話機が使えるようになります。
機器設置後は、本稼働前に必ず動作確認を行い、正しく設定されていることを確認しましょう。
移転アナウンス
引っ越し後、古い電話番号に着信した場合に備え、多くのキャリアでは移転先の電話番号をアナウンスするサービスを提供しています。
NTTでは3カ月間、無料で新しい番号をアナウンスすることができますので、忘れずに設定しておきましょう。
オフィスの電話移転が面倒な理由
オフィス電話の引っ越しでは、工事や設定などの作業を業者に任せることがほとんどです。
それにもかかわらず、電話移転の担当者が繁忙となってしまうのはなぜなのでしょうか。
調整事項が多い
家庭用の電話機は引っ越し先でケーブルを挿せば移転完了しますが、オフィスの電話機の場合、そうはいきません。
回線の移転だけではなく、交換機などの設備の移転も必要です。新しいオフィスでのレイアウトや配線も考えなければなりません。
回線開通後に機器を設置し、電話機を設定してやっと使えるようになるので、移転日に必ず全てが揃うよう、複数の業者と調整を行うことになります。
変更後もフォローが必要
電話に関しては、オフィスの移転が完了したら終わり、というわけにはいきません。
移転のお知らせなどで十分な事前周知を行っていた場合でも、誤って旧電話番号にかけてしまう人は出てきます。
電話番号変更のために機会損失とならないよう、旧電話番号への着信も拾えるようにしておかなければなりません。
移転先の番号が定着するまでは、前章で紹介した移転先の番号を案内するガイダンスを利用したり、旧番号としばらく併用して、移行期間を設けたりする必要があります。
引っ越しで番号変更をさける方法
面倒なオフィス電話の引っ越し業務。ですが、番号の変更がなければ、大分作業は楽になるのではないでしょうか。
連絡先が変わらなければ機会損失のリスクもありません。企業としても、同じ番号を使い続けた方がメリットが大きいのです。
オフィス引っ越しの際に電話番号を変えずに済む方法を考えてみましょう。
番号ポータビリティ
携帯電話の番号を変えずにキャリアを変更する「ナンバーポータビリティ」というサービスがありますが、固定電話にも似たようなサービスがあるのをご存じでしょうか。
固定電話の「番号ポータビリティ」は、別の固定電話回線業者との新規契約時に、元の電話番号を持ち出せるサービスです。
ただし、現時点で持ち出しができるのはNTT東日本・西日本で発行した電話番号（加入電話・ISDN電話）のみで、持ち出し先の回線事業者やエリアにも条件があります。
番号ポータビリティを利用する場合は、お使いの回線や移転先が条件に当てはまるかどうかを確認して利用しましょう。
クラウドPBXの場合
「クラウドPBX」はインターネット上に交換機を構築するシステムですが、事務所移転に伴う番号変更の考え方は固定電話の場合と同じです。
通常、エリアをまたぐ移転では番号が変更されますが、現在の回線と移転先が番号ポータビリティの条件を満たしていて、クラウドPBX事業者側も番号ポータビリティに対応している場合には番号の引き継ぎが可能です。
古い電話番号を残して転送する
「番号ポータビリティの条件には当てはまらないけれど、どうしても現在の番号を変えたくない」という場合には、元の電話番号を残しておき、電話転送サービスを使って新しい番号へ転送するという方法があります。
次に挙げる3つは固定電話キャリアが提供している電話転送サービスで、キャリアへの申し込みだけで利用することが可能です。
- NTT東日本・西日本「ボイスワープ」
- ソフトバンク「多機能転送サービス」
- KDDI光ダイレクト（auひかり）「着信転送」
ただし、これらのサービスを使うためには元の回線の契約を残しておく必要がありますので、移転元を完全に退去する場合には使えません。
また、回線の料金とは別に転送中の通話料もかかりますので、費用対効果を考えた上で導入を検討しましょう。
IP電話を使う
IP電話の「050」番号はエリアと結びつかないため、オフィスを引っ越しても番号が変わることはありません。
頻繁に移転がある場合、IP電話に移行してしまえば、引っ越しの度に電話番号変更の心配をする必要はなくなります。
ただし、IP電話の番号はプロバイダに属しているため、契約プロバイダを変える場合には番号の変更が発生することを覚えておきましょう。
電話転送サービス「Canario（カナリオ）」なら移転も簡単
オフィスの引っ越しを機に、電話システムの見直しを考えている企業様にぜひおすすめしたいのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスCanario（カナリオ）です。
Canario（カナリオ）は、AIが電話の一次受け～取り次ぎを行う、新しい形の電話転送サービスです。
名前を聞き取って取り次ぎできるので、担当者の指定がある場合には、担当者の携帯へ直接転送。
担当者がわからない場合は、グループを一斉に呼び出すことも可能です。
応答できなかった電話の伝言はテキスト化してくれるから、確認もスムーズです。
Canario（カナリオ）では、弊社で発行した050番号をご利用いただくことが可能です。この番号はオフィスが移転しても変わらずお使いいただけますので、引っ越し先での設備工事や機器の設定も不要に。
電話の引っ越しに伴う担当者様の業務を大幅に軽減することができます。
記事まとめ
引っ越し時の電話の移転には、面倒な手続きが必要。さらに、番号が変わる場合は変更対応も発生し、移転手続きにかかる時間・労力・費用は軽視できません。
エリアをまたぐ引っ越しの場合でも、「番号ポータビリティ」を使えば同じ番号を持ち出すことができますが、条件が細かく決まっており、必ず利用できるとは限りません。
電話移転時の番号変更から解放されるには、エリアに依存しない050番号に変えてしまう方法が有効です。
Canario（カナリオ）を使えば、050番号の取得と電話対応の自動化で、電話関連業務をまとめて効率化することが可能です。
1カ月のトライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽に試してみてください。
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