紙ベースの業務からデジタルベースの業務へ移行する流れを受け、組織・業務プロセスを抜本的に見直して再構築する“自治体BPR（業務改革）”の考え方が注目を集めています。
この記事では、現在の自治体におけるBPRの概要や必要性・基本的な流れなどを解説。
職員の業務改善に成功した自治体の事例も紹介しているので、業務改善のやり方でお悩みの自治体様はぜひ参考にしてみてください。
Contents
自治体に求められるBPR（業務改革）とは
まずは業務改善事例における背景やメリットを理解するために、自治体におけるBPRの必要性と基本的な業務改革の流れについて詳しく見ていきましょう。
自治体におけるBPRの必要性
BPRとは、Business Process Re-engineeringの略で、業務本来の目的を達成するために、組織や制度を抜本的に見直そうという考え方のことをいいます。
書面申請や印鑑の押印といった紙ベースの業務が根強く残る自治体では、デジタルベースの業務へ移行するにあたって様々な業務の見直しが発生すると想定されます。
このとき、紙ベースの業務で行っていたフローをそのままデジタルベースの業務に持ち込むと、かえって業務が煩雑化したり、非効率的になったりすることがあるため注意が必要です。
デジタル移行に合わせてしっかりと自治体BPRを実施し、業務改善・効率化に繋げられるようにしましょう。
BPRの基本的な流れ・ポイント
一般的にBPRを進めるうえで重要なポイントとなるのが、“ECRS（イクルス）の４原則”です。
ECRSは、Eliminate（排除）、Combine（統合）、Rearrange（再配置）、Simplify（単純化）の頭文字を取ったもので、業務改善ポイントを洗い出すためのフレームワークのことです。
それぞれの具体的な考え方・検討内容は以下の通り。
| 考え方 | 工夫事例 | |
|---|---|---|
| Eliminate（排除） | 該当の業務自体をなくせないか検討し、不要な業務や必要な業務を阻害する動きを排除する | 毎週開催される定例会をメール報告に切り替え、会議を月1回に削減 |
| Combine（統合） | 別々に行っている業務を1つにまとめられないか、複数業務の結合を検討する | 部署ごとに作成している管理表を部署横断で1つにまとめる |
| Rearrange（再配置） | 業務フローの入れ替えや業務順番、人員配置、業務場所等を見直し・検討する | 専門知識が必要な業務を一部切り出し、外部業者に委託する |
| Simplify（単純化） | 業務フローをよりシンプルなものにできないかを検討する | 日常的にメールで行っていた職員間の連絡をチャットツールに切り替えることで連絡スピードを改善する |
このECRSのフレームワークに沿って業務改善のポイントを洗い出し、その内容に基づいて業務フローの設計・変更を進めていくことで、失敗リスクの少ない効率的なBPRを実施できるでしょう。
行政サービスのデジタル化で職員の業務改善に成功した事例
ここからは、実際に自治体BPRを実施して職場・職員の業務改善に成功した事例を2つご紹介していきます。
（世の中の先進事例として紹介しているため、当社が直接関与していない事例を含んでいます）
業務改善事例①5市村で住民情報系42業務を共同化し、コスト削減を実現
「システムの経費削減」という共通課題の解決を目指し、周辺自治体とのシステム共同化を実施した事例です。
こちらの事例では、最終的に5つの自治体で住民情報系42業務を共有することに成功し、10年間で約50％（約46億円）のコスト削減を見込んでいます。
これまでシステム運用にかけていた費用を住民サービスに回せるようになったことで、より有意義な自治体運営を実現しています。
業務改善事例②書かない窓口・ワンストップな窓口で大幅な業務改善に成功
窓口支援システムの導入で以下のような仕組みを構築し、証明書取得にかかる時間・手間を削減した事例です。
- 職員が来庁者の利用目的や氏名・住所などを聞き取ってシステムに入力：手書きでの書類作成の手間を省略
- 入力内容に応じて必要な手続きをリスト化：手続き漏れの防止
- 1つの窓口で受付完了：各課の窓口で手続きする手間を省略
こちらの事例では「どの書類が必要なのか分からない」「たくさん書いて大変だった」といった利用者視点の不便を排除したことで、職員の業務改善・作業効率化にも繋がっています。
上記の業務改善事例の他にも、AI・RPAを用いた業務改善・自動化の事例は多く、今後の自治体DXにおいても重要な役割を担っていくことが予想されます。
記事まとめ：自治体BPRの必要性と業務改善の成功例を参考にDXを推進しましょう
政府主導でDX推進が行われていることもあり、自治体のデジタル移行は本格的に進みつつあります。
他自治体の業務改善事例を参考に、ECRSの原則に則った着実な自治体BPRを実施して、デジタル技術の活用による業務改善・業務効率向上の恩恵をしっかりと享受していきましょう。
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