ウェビナーツールを利用したオンラインイベントを成功させるには、参加者に対する工夫や配信環境の整備など、いくつかの注意事項を確認・対策しておくことが大切です。
この記事では、ウェビナーツールの特徴と開催時の注意事項・成功のポイントをご紹介。
ウェビナー開催のサポートが受けられるおすすめの支援サービスも紹介しているので、効果的なウェビナー開催の方法を知りたいという方はぜひ参考にしてみてください。
Contents
ウェビナーとは？
まずは、ウェビナーの特徴や活用シーン、またWeb会議ツール・オフラインイベントとの違いについて詳しく見ていきましょう。
ウェビナーの特徴
ウェビナー（Webinar）は、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を組み合わせた造語で、オンライン上で開催されるセミナー・講演会のことです。
リアルタイムでのライブ配信や撮影済み動画のオンデマンド配信などに対応しており、以下のようなオンラインイベントで広く活用されています。
| 外部向け情報発信 | 記者会見・株主総会/決算発表会・お客様向けセミナー・製品説明会/発表会・学会/シンポジウム など |
|---|---|
| 内部向けイベント | トップメッセージ発信・キックオフ・社員/職員教育・内部向け勉強会 など |
| 採用活動 | 会社説明会・個人面談・集団面接・インターンシップ対応 など |
ウェビナー開催には専用のツールを用いるケースが多く、代表的なツールの1つが「Zoomウェビナー」です。
Zoomウェビナーは多くの企業で導入されている「Zoomミーティング」のアドオンとして追加できるため、すでにZoomミーティングを導入済みの場合は簡単にウェビナー利用を開始することができます。
Web会議ツールやオフラインイベントとの違い
ウェビナーとWeb会議ツール・オフラインイベントとの違いをまとめると以下のようになります。
| ウェビナー | Web会議 | オフラインセミナ― | |
|---|---|---|---|
| 開催携帯 | オンライン | オンライン | オフライン |
| コミュニケーション | 一方向(主催者→参加者) | 双方向 | 一方向(主催者→参加者) |
| 規模 | 大規模 | 小規模～中規模 | 小規模～大規模 |
| 開催コスト | 低 | 低 | 高 |
Web会議ツールは双方向のコミュニケーションが前提となっているため、基本的に参加者側も発言が可能です。
一方、ウェビナーの場合は主催者側が一方的に進行していくケースが多く、参加者は許可を得ない限り発言できない状態になります。
進行を妨害されるリスクはないものの、コミュニケーション不足にならないようチャットや質疑応答などを活用する必要がある点は注意事項として知っておくと良いでしょう。
またオフラインイベントとの違いは、開催にかかる費用の大きさです。
オフラインイベントは会場の設営や機材の搬入、案内を行うスタッフの人件費など様々なコストがかかります。
一方ウェビナーであればオフィスの会議室などからでも配信が可能なため、これらの費用を大きく抑えられるというメリットがあります。
ウェビナー開催時の注意事項・成功のポイント3選
続いて、ウェビナー開催の際に知っておきたい注意事項・成功のポイントをご紹介していきます。
注意事項①参加者が飽きないための工夫
先ほどもお伝えしたように、ウェビナーは基本的に参加者の発言権がないという点が1つ目の注意事項です。
主催者が一方的に進行を続けたり、資料映像を延々と流すだけの場面が続いたりすると、参加者の集中力が切れ、途中で離脱されてしまう可能性が高くなります。
最後まで集中を切らさず参加してもらうために、途中で質疑応答やアンケートなどを挟み、なるべく参加者を巻き込むようなウェビナー構成を考えるのがポイントです。
注意事項②質疑応答などでコミュニケーションを図る
前項にも通ずる注意事項ですが、ウェビナーの場合はホスト・パネリスト以外のビデオが表示されないため、その他の参加者の様子が判断しにくい環境となります。
参加者の表情が見えないことから、いまいちウェビナーの手応えを掴めないという場合もあるでしょう。
こうした場合には、チャット機能やアンケート機能を活用し、参加者からのアクションを受けられるようにしておくのがおすすめです。
また交代制で参加者をパネリストにあげるなど、直線コミュニケーションをとれる場を設けるのも良いでしょう。
注意事項③映像・音声トラブルへの対応
3つ目の注意事項は、映像や音声の乱れといった配信環境に関する対応です。
ウェビナーのようにオンラインで開催されるイベントについては、主催者・参加者の双方で適切な通信環境を用意しておくことが欠かせません。
通信が不安定な環境で配信を行うと、途中で配信が止まってしまう可能性があるので、配信前には必ずリハーサルを実施して接続状態を確認するようにしましょう。
導入・運用をサポート！オンライン配信支援サービスとは
「ウェビナー配信の経験が少なく操作に不安がある」「注意事項を意識してはいるものの正しいかどうか分からない」といった場合は、支援サービスの活用がおすすめです。
ここからは、NECネッツエスアイが提供する2つのZoom支援サービスについて詳しく見ていきましょう。
Zoomオンライン配信サービス
Zoomオンライン配信サービスは、ウェビナーの導入から運用、アフターフォローに至るまでの一連の作業をサポ－トする企業様向けの支援サービスです。
こちらのプランで利用できる具体的なサポ－ト内容は以下の通り。
| Zoom配信用スタジオ貸出サービス | 日本橋スタジオの時間貸しレンタルサービス |
|---|---|
| お客様先Webinar配信支援サービス | お客様指定場所にエンジニアが訪問して配信を支援 |
| スタジオ構築サービス | お客様施設内へ配信スタジオを設計・構築 |
| Zoomサポートサービス | 配信スタジオ構築後の支援など、オンラインイベントをサポ－ト |
Slido
Slidoはイベント中に参加者とのリアルタイムのコミュニケーションを可能にするサポートツールです。
使い方も簡単。開催者はイベント前に質問項目やクイズを設定しておくことができるため、イベント中に焦る必要もなくなります。
また、参加者の利用方法も簡単で、事前に参加者にQRコードやURLを共有しておき、それを読み取ってもらうだけで投票することができます。
Slidoの具体的な機能は以下の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| Multiple choice | 選択式の投票機能。参加者の意見を簡単に収集。 |
| Word cloud | 意見をワードクラウド化し、キーワードを抽出可能。 |
| Quiz | クイズ機能。エンターテインメント性を向上。 |
| Rating | 評価投票機能。最大10段階の星の数でイベントの満足度を可視化。 |
| Open text | フリーフォーマット入力機能。アンケート時の自由記述等に有効。 |
| Ranking | 重要度順にランク付け。意見に順列させることが可能。 |
さらにSlidoにはイベント中にコンスタントに質問を受け付けられるQ&A機能や、これらの機能で得た結果をExcel形式でエクスポートする機能もあります。
コンパクトに使えて実用性の高いツールです。
ウェビナーの質改善でお悩みの方はぜひ導入をご検討ください。
オンラインイベント開催時の注意事項・成功のコツまとめ
- セミナーや講演会などをオンラインで開催する際は、低コストで大規模なイベントを開催できるウェビナーツールの活用がおすすめ
- ウェビナー開催時は、アンケート機能や質疑応答などを織り交ぜ、参加者が飽きないような工夫をすることが大切
- 映像や音声の乱れが生じないよう、配信環境をしっかり整えておくことも注意事項として挙げられる
今回ご紹介した注意事項を意識することで、より満足度の高いウェビナー開催を行えるようになるでしょう。
更にウェビナーの質を高めたい、効果的なウェビナー運用を身につけたいといった場合は、豊富なサポ－ト実績を持つNECネッツエスアイへご相談ください。
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