Webセミナーのスムーズな進行には、司会者用の台本作りとリハーサル等の事前準備が不可欠です。
この記事では、Webセミナーにおける司会の役割と、司会台本を作成するときのポイントを解説します。
司会者が実施しておくべき準備事項もまとめているので、Webセミナーの開催を予定している方はぜひ参考にしてみてください。
Contents
Webセミナーにおける司会の役割
Webセミナーにおいて司会者は、セミナーのスムーズな進行および登壇者・参加者に安心感を与える役割を担っており、主に以下のような業務を担当します。
- 進行スケジュールの案内
- 注意事項の説明
- 登壇者のタイムキープ
- 配信ツールの操作
- トラブルの対応 等
司会者から適切な案内があれば、Webセミナーの参加者は「今が何の時間なのか」ということを常に把握でき、余計な心配やストレスを抱えずに受講することができます。
また司会者がタイムキーパーを務めることで、登壇者は自身の進行に集中できるといった点もメリットの1つです。
またウェビナーツールの操作や参加者の意見収集等、Webセミナーならではの作業を司会者が担うこともあります。
司会台本に必要な項目とは
Webセミナーの司会進行を滞りなく行うには、台本の作成が必要不可欠です。
特に登壇者が複数いる場合は、必ず台本を作成して各登壇者の出演順や時間配分を把握できるようにしましょう。
続いて、司会台本の基本的な内容と例文を紹介していきます。
冒頭挨拶
まずはWebセミナーの開始を告げる挨拶から行いましょう。
参加者に向けて一言お礼を述べてから挨拶に入ると丁寧な印象を与えることができます。
また挨拶と合わせて司会者の自己紹介を行いますが、司会者の名前を覚えてもらう必要はないため、簡潔な内容で問題ありません。
【台本例文】
皆様、本日はお忙しいところお集まりいただきまして、誠にありがとうございます。
お時間になりましたので、ただいまより○○オンラインセミナーを開始いたします。
本日の司会進行を務めます、○○株式会社○○部、○○と申します。
本日はどうぞよろしくお願いいたします。
注意事項の説明
開始の挨拶を終えたら、次に参加者に対する注意事項を案内していきましょう。
雑音等でWebセミナーの進行が妨げられるリスクを防ぐため、事前に質問方法やカメラ・マイクの設定方法を共有しておくことが大切です。
また注意事項をしっかりと把握してもらうために、台本と合わせてスライド資料等を用意しておくとスムーズです。
【台本例文】
はじめに、本セミナーにおける注意事項をお伝えいたします。
本セミナーの録画・録音は禁止とさせていただいております。
講師へのご質問はチャットにてお送りいただきますようお願いいたします。
各講演の最後に設けております質疑応答の時間にて可能な限りお答えいたします。
また音声が聞こえにくい、映像が乱れているといったご連絡についてもチャットにてお知らせくださいませ。
タイムスケジュールの説明
参加者が進行内容で戸惑うことがないよう、Webセミナーのタイムテーブルも伝えておきましょう。
特に、登壇者が複数いるWebセミナーや長時間にわたるWebセミナーの場合、各講師のタイムテーブルと休憩時間を伝えておくことでメリハリを持たせやすくなります。
【台本例文】
本日のタイムテーブルをご案内いたします。
各講師○○分の持ち時間で登壇し、○○時からは「○○」のテーマで○○講師に、○○時からは「△△」のテーマで△△講師にお話をしていただく予定です。
最終的なセミナーの終了時間は○○時○○分の予定です。
なお○○分の中には質疑応答のお時間も含まれますので、皆様からのご質問をお待ちしております。
登壇中
講師が登壇している間は、司会者は以下のような業務を担当します。
- 参加者からの問い合わせチャットの対応
- Q&Aの確認と質疑応答時の流れ決め
- 音声や映像の乱れがないかをチェックする 等
なお登壇者が話をしている間、司会者のマイクはミュートにしておくことを忘れないようにしましょう。
休憩
Webセミナーの途中で休憩を挟む場合は、休憩時間のアナウンスを行います。
なお休憩時間中も参加者から質問や問い合わせが届く可能性があるため、司会者の画面はオンのままで待機しておくことが推奨されます。
【台本例文】
ここで○分間の休憩時間をとります。
○○時○○分より再開いたしますので、お時間までに画面の前にお戻りいただきますようお願いいたします。
なお休憩中もスタッフは対応しておりますので、何かございましたらチャットにてお知らせください。
休憩中の画面はオン・オフのどちらにしていただいても構いません。
（休憩後）
再会のお時間となりました。
この後は、○○講師より「○○」のテーマでご登壇いただきます。
それでは○○様、よろしくお願いいたします。
質疑応答
Webセミナーの最後には改めて質疑応答の時間を設け、参加者からの疑問点を解消できるようにしましょう。
質疑応答が活発に行われる状況が理想的ですが、参加者からの質問が少ない場合に備えて、司会者側でいくつか質問を用意しておくとよりスムーズです。
【台本例文】
登壇者の皆様、ありがとうございました。
ここからは質疑応答のお時間となります。
些細なことでも構いませんので、ぜひチャットやQ&Aにご投稿ください。
（質問が届いた場合）
ご質問をいただきましたので読み上げます。
○○とのことですが、○○様はどのようにお考えでしょうか？
終了の挨拶
終わりの挨拶は簡潔に済ませ、アンケートの案内や講師へのお礼等を合わせて伝えるようにしましょう。
【台本例文】
お時間になりましたので、これにてオンラインセミナーを終了いたします。
この後、アンケートのURLを皆様にお送りします。
お手数ですがご回答いただけますと幸いです。
改めまして、本日はお忙しいところ本セミナーにご参加いただきありがとうございました。
また講師の皆様も本日はご登壇いただきありがとうございました。
台本だけじゃない！Webセミナー当日までの準備事項
Webセミナーの場合は配信機器の操作等が必要となるため、オフライン開催のセミナーと比較して司会者の業務は煩雑になります。
想定外のトラブルで配信が中断してしまうことがないよう、台本作成と合わせて以下の準備を進めておきましょう。
時間調整のコンテンツを決める
スムーズな司会進行を行うためにも、タイムスケジュールの把握は非常に重要なポイントです。
自身のセリフだけでなく、他のスタッフの動きや流れ等も台本に書き込んでおくと分かりやすいでしょう。
またWebセミナーの当日は台本のスケジュール通りに進まない可能性も考えられます。
予定より進行が早いケースと遅いケースの2パターンを想定し、それぞれの場合にどのような調整を行うかを検討しておくようにしましょう。
基本的には、質疑応答や休憩の時間を延長または短縮する形で調整するのがおすすめです。
ツールの操作方法
Webセミナーの場合は、何らかのウェビナーツールを利用して配信することになるため、利用するツールの操作方法を一通り覚えておく必要があります。
自分側の操作を理解するのはもちろん、参加者が操作方法で躓いた場合に対処できるよう、参加者側の操作も確認しておくことが大切です。
シミュレーションを実施する
Webセミナーを開催する場合は、必ず事前にリハーサルを実施するようにしましょう。
Webセミナーの場合は機材トラブル等によって進行が中断してしまうリスクがあるため、なるべく本番に近い環境を整えたうえで動作確認も兼ねてシミュレーションを行うのがおすすめです。
まとめ
- Webセミナーの司会者は、セミナーのスムーズな進行を通じて登壇者・参加者に安心を与える役割を担っている
- Webセミナーを滞りなく進めるためには、一連の流れをまとめた台本の作成が不可欠
- 司会者は当日の流れをしっかりと把握し、事前にシミュレーションを行ったうえで本番に臨むことが大切
Webセミナーの司会者は、準備からフォローアップに至るまでの様々な業務を担う重要な役どころです。
自分が何をすべきか混乱してしまうことがないよう、台本の作成やシミュレーションの実施等でしっかりと準備したうえで臨むようにしましょう。
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