デジタル・トランスフォーメーション（DX）は、現代の企業における長期的な成長と成功の原動力のひとつです。
DXは、プロセスの迅速化、各種業務の自動化、リモートワーカーの管理/設定を容易にしながら、大幅なコストダウンを実現します。
そして、世界中で利用者が急増しているDX化ツールが「Zoom」です。Zoomは、オンラインミーティングやウェブセミナー（ウェビナー）を誰でも簡単に開催できる専用ソフトウェアです。
Zoomを導入することで組織内のコミュニケーション技術が向上し、企業の長期的成長に貢献します。
今回は、Zoomの便利な機能「代替ホスト」について解説します。
Contents
Zoomウェビナーの代替ホストとは
Zoomでは、ミーティングやウェビナーのホストが出席できない場合などに、ホストの代わりとして主導権を握る「代替ホスト」を指定できます。
ホストが予約したミーティングやウェビナーの司会を他のユーザーに任せたい場合などに、この機能を設定します。
代替ホスト機能は、ホストが外出中であったり、ミーティングやウェビナーに遅れて参加する場合に便利です。
代替ホストを指定すると、そのユーザーに代替ホストとして追加されたことを通知するメールと、ミーティングまたはウェビナーを開始するためのリンクがメール送信されます。
共同ホストと代替ホストの違いとは？
Zoomでミーティングやウェビナーを主催する際に、他のユーザーにホストとして会議をコントロールする機能を与えたい場合に便利なのが代替ホストです。
ところで、ズームには代替ホストに似た機能として、共同ホストという役割もあります。
共同ホストと代替ホストは何が違うのでしょうか？
共同ホストと代替ホストは、ほとんど同じ権限を持っています。大きな違いは、共同ホストは会議を開始できませんが、代替ホストはできることです。
したがって、他のユーザーに会議を開始・管理させたい場合は、その人を共同ホストではなく、代替ホストとして追加することが必要です。
共同ホストは、ホストができることのほとんどを実行できます。しかし共同ホストは、Zoomミーティング・ウェビナーを開始または終了することはできません。
共同ホストは、Zoomミーティング・ウェビナー中にのみ任命でき、ホストより先に会議を開始することはできません。一方、代替ホストはホストに代わって会議を開始できます。
代替ホストは、Zoomミーティング・ウェビナーのスケジュール設定時に任命されます。また、別のプロユーザーにスケジュール作成の代理権限を付与することもできます。
代替ホストは、会議の主な司会者になれるため、共同司会者よりも強力な役割です。共同ホストは会議中に指定する必要がありますが、代替ホストは事前に指定できます。
代替ホストは、本来のホストがZoomミーティング・ウェビナーに参加し、自動的にホストになるまで、完全なホスト権限を持ちます。
ウェビナーの代替ホストを設定したい場合の前提条件
代替ホストを指定するためには、次のような前提条件があります。
- Zoomデスクトップクライアント（WindowsまたはmacOS）の必要なバージョン以上のユーザーとメールアドレス
- 両方のユーザーがZoomライセンスに登録していて、同じアカウントであること
- ウェビナーの場合、会議をスケジュールするユーザーはライセンスとウェビナーアドオンの両方が必要ですが、代替ホストはライセンスのみが必要です。
- 共同ホストの権限を付与するためには、正しいユーザーアカウントでZoomにサインインしている必要があります。
ウェビナーの代替ホスト設定方法
では、具体的に代替ホストを設定してみましょう。会議のスケジュール設定や編集の際に、代替ホストを指定できます。以下はその概要です。
- Zoomクライアントにサインインします。
- スケジュール画面のアイコンをクリック/タップします。
- スケジューラーウィンドウが表示されます。
- 詳細オプションをクリックします。
- 代替ホストフィールドに、ユーザーを検索するための代替名を入力します。代替ホストの名前が表示されない場合は、代替ホストの電子メールアドレスを追加入力する方法もあります。
- スケジュールをクリックして終了し、選択したカレンダーを開いてください。
- 代替ホストは、Zoom Webポータルでこのメール通知を無効にしていない限り、自分が代替ホストとして追加されたことを知らせるメールを受け取ります。
設定できない場合の対処方法
代替ホストの設定には、いくつかの条件があります。代替ホストを設定できない場合は、次のことを確認して下さい。
- 代替ホストは、Zoomライセンスのユーザーでなければなりません。
- 代替ホストは、ホストと同じ Zoom アカウントのメンバーでなければなりません。他のライセンスユーザーを代替ホストとして指定することはできません。
- 代替ホストには、Zoomからミーティングを開始するための方法や手順が記載されたメールが自動的に送信されます。代替ホストを設定/追加できない場合は、この通知が受信できるメールアドレス環境が必要です。
よくある質問
Q: ミーティング/ウェビナー前にZoomユーザーを代替ホストに指定できますか？
A: ホストがミーティング/ウェビナーを開始するために他のユーザーが必要な場合、代替ホストに割り当てできます。代替ホストと似たような役割に共同ホストがありますが、共同ホストは会議を開始できないなど、役割や機能が異なります。ホストは、ミーティング/ウェビナー/オンライン講演などをスケジュールするときに代替ホストを割り当てできます。
Q: 代替ホストは何ができるのですか？
A: 本来のホストが会議を管理できない場合などに、同じアカウントの別のライセンスユーザーを代替ホストとして指定してミーティングやウェビナーを開始・管理できます。このユーザーには、代替ホストとして追加されたことを通知するメールと、会議を開始するためのリンクが送信されます。
Q: パネリストと代替ホストの違いは何ですか？
A: パネリストは、ウェビナーの発表者です。ウェビナーのホストから、パネリスト権限を割り当ててもらう必要があります。パネリストには、代替ホストのようなウェビナーを管理する権限はありません。
まとめ
組織のDX化は、デジタルがもたらすメリットを最大限に享受でき、企業の成長に長期的に貢献します。DXの利点を考えれば、企業がデジタルプラットフォームへ移行していくのは当然のことです。
DXの代表であるZoomは、遠隔地のチーム管理を容易にし、組織のコミュニケーション技術を向上させます。
デジタル変革を推進し、長期的な成功を確実にするためにも、NECネッツエスアイのウェビナーサポートサービスをご活用ください。
豊富な経験と実績を元に、組織のDX化を大きく前進させる総合的サポートを提供します。
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