参加者増加・営業を成功させるウェビナー(ウェブセミナー)運営のコツ6選

ウェビナー運営をスムーズに行うためのおすすめ支援サービスも紹介

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New Normal時代のマーケティング手法として、ウェビナーを導入する企業が増えています。

従来の会場集客型セミナーと比べ、ウェビナーは業務効率向上や経費削減など様々なメリットが期待できます。

しかし、ただ単にこれまでオフラインで運営していたセミナーをオンライン化したというだけでは、思うような効果を得られない可能性が高いでしょう。

この記事では、ウェビナーの基本的な仕組みと会場集客型セミナーとの比較、またウェビナー運営を成功させるためのポイントを解説しています。

ウェビナー運営に不安をお持ちの企業様に向けたおすすめ支援サービスも紹介しているので、ウェビナーの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

DXに欠かせない“ウェビナー”とは?

DXに欠かせない“ウェビナー”とは?

昨今のビジネスシーンにおいては、業種を問わずDX(Digital X-formation)に向けた動きが加速しています。

DXとは“デジタル技術によってビジネスモデルに変革を起こす取り組み”のことで、ウェビナーはその入口として多くの企業が注目しているツールの1つなのです。

まずは、ウェビナーの概要と、会場集客型セミナーと比較した場合のウェビナーのメリットについて詳しく見ていきましょう。

ウェビナーの概要

ウェビナー(Webinar)とは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた造語で、オンライン上で開催されるセミナーや講演会のことを意味します。

特定の日時に生放送の形でウェビナーを配信する方法(=リアルタイム配信)や、事前に収録したウェビナー動画を特定の期間で配信する方法(=録画配信)などがあります。

撮影・配信は何らかのウェビナーツールを利用して行うのが一般的ですが、ビデオカメラで独自に撮影したものをYouTubeにアップロードするといったやり方も可能です。

代表的なウェビナーツールとして、NECネッツエスアイでも取り扱っている「Zoomウェビナー」などがあります。

会場集客型セミナーと比較したときのメリット

従来の会場集客型セミナーと比べ、ウェビナー運営には以下のようなメリットが期待できます。

地域・時間にとらわれない運営が可能

会場集客型セミナーの場合は、特定の会場でセミナー・講演会を実施することから、集客を見込めるエリア・ターゲット層が限られていました。

一方ウェビナーの場合は、オンライン接続が可能な環境であればどこからでも参加することができるため、地域に関係なく全国のターゲットに向けてリーチできるのがメリットです。

またウェビナーなら1,000人を超える大規模イベントの運営も可能となっており、大きな会場を借りることが難しい場合でも対応できます。

更に、録画配信であれば好きな時間に視聴できるため、日中は時間が取れないという方にも参加を促すことができるでしょう。

大幅なコスト削減

ウェビナー導入の最大のメリットは、企画・運営にかかる費用の削減を見込める点にあります。

会場集客型セミナーの場合、会場レンタルや設営、配布資料の印刷といった様々な業務が発生します。また会場までの交通費や、遠方での開催であれば宿泊費などが必要となるケースもあるでしょう。

一方ウェビナーの場合は、配信環境を整えることでオフィスや自宅からでもセミナー運営が可能です。配布資料もデータのままで提供できるため、会場・資料・移動にかかるコストの大幅な削減が見込めるでしょう。

昨今は換気や消毒など、新型コロナウイルスの感染対策を踏まえた運営が必要ですが、ウェビナーなら視聴者も在宅のまま参加できるといった点もメリットの1つです。

ウェビナー運営を成功させるコツ6選

ウェビナー運営を成功させるコツ6選

ここからは、ウェビナー運営を円滑に行うために取り入れるべきポイントを紹介していきます。

事前の案内メールが集客のカギ

ウェビナー運営を成功させるには、開催前の集客をいかに効果的に行うかが重要となります。

集客方法にはチラシ配布やDM、Web広告など様々な種類がありますが、中でも工夫次第で集客率を大幅に高められるのがメール配信による集客です。

不特定多数の人が目にするチラシや広告と異なり、メールの場合は個別にメッセージを編集できるのが特徴。

人的コストがかかるため個別のメールを作成できる数には限りがありますが、特に参加を促したい相手には効果的な手法と言えるでしょう。

NECネッツエスアイでは、支援サービスとして、参加申し込みサイトの構築やリマインドメール配信の提供を行っています。

スケジュール登録による一斉配信などに対応しているので、ウェビナー運営の効率化を図りたい方はご相談ください。

スケジュールや機能の使い方を説明

ウェビナーを運営する際は、参加者側に疑問や不安を残さないようにすることが大切です。

例えば、ウェビナーで使用した資料は後からダウンロードできるのか、録画した内容は後日アーカイブ配信されるのかなど、質問の出そうなポイントを事前に説明することで効率化を図れます。

またウェビナーツールの基本機能の説明や、ウェビナーのタイムスケジュールなども伝えておくと良いでしょう。

Q&Aのデモンストレーションを行って質問しやすい空気を作るなど、なるべくウェビナー開始直後の段階でアイスブレイクを行うのがおすすめです。

参加型機能の活用

Zoomウェビナーをはじめとするウェビナーツールの多くには、投票・アンケート機能やQ&A機能など、コミュニケーションをとるための機能が複数備わっています。

一方的にセミナーを進めていくと単調な流れになりやすいため、適宜これらの機能を取り入れて参加者側にもリアクションしてもらうような運営を意識しましょう。

参加者のリアクションに合わせて進め方を変える

前述した投票機能やQ&A機能を運営に取り入れたとしても、単に結果を見て終わりでは意味がありません。

投票結果に対する意見交換がない、質問が届いても答えないといった運営をしてしまうと、参加者から積極的にコミュニケーションをとろうという気持ちが薄れてしまうでしょう。

投票やQ&Aの機能を使う場合は、想定される結果とそれに対する反応をいくつか用意しておくとスムーズです。

また結果によってウェビナーの進行を変えるなど、参加者側のリアクションを反映できるようなウェビナー運営を意識するのがおすすめです。

進行が単調にならない工夫

ウェビナーは対面型のセミナーと比べ、進行が単調になりやすいというデメリットがあります。

複数の登壇者を用意して途中で話す人を変える・Q&Aや投票タイムを組み込む・休憩時間を挟むなど、メリハリのあるウェビナー運営を心がけましょう。

また対面型のセミナーでは挙手するのに勇気がいると感じる参加者も少なくないですが、ウェビナーならチャットを利用して個別に質問できるというメリットがあります。

参加者とコミュニケーションをとれる便利な機能なので、積極的に活用して相互理解を図る工夫を行いましょう。

コンテンツにも動きを出す

ウェビナーでは資料画面を共有しながら説明することも多いですが、文章ばかりの画面・動きのない画面になると参加者にとって面白みのない内容になってしまいます。

スライドショーにアニメーションを設定したり、動画を入れたりして、コンテンツそのものにも動きが出るよう工夫してみることをおすすめします。

ただし、アニメーションや映像を多用すると、データが重くなったり処理速度が低下したりする可能性があるため、使い過ぎには注意が必要です。

企画・運営に不安がある場合はNECネッツエスアイの支援サービスがおすすめ

ここまで、ウェビナーのメリットや運営ポイントを解説してきましたが、ウェビナーに慣れていない企業様の場合、企画や運営に不安が残ることもあるでしょう。

NECネッツエスアイでは、ウェビナーに運営に不安を抱えている企業様に向けた支援サービスを提供しているので、ウェビナー導入をお考えの方はぜひチェックしてみてください。

Zoomオンライン配信サービス

Zoomオンライン配信サービス

「Zoomオンライン配信サービス」は、ウェビナーの企画・運営・環境構築などをトータルでサポートするためのサービスです。

ウェビナー配信に必要な機材の手配やオフィス内へのスタジオ構築、またスタジオの貸し出しなどに対応しています。

初めてウェビナーを導入する場合など、運営方法が分からないという方はぜひ利用をご検討ください。

Zoomオンライン配信サービスの詳しいサポート内容は以下の通りです。

Zoom配信用スタジオ
貸出サービス
日本橋(東京都)スタジオの貸出および専任オペレーターによる配信機器の操作支援を行います。必要機材の揃ったスタジオを2時間からレンタルできる他、要件に合わせたカスタマイズも可能です。
お客様先Webinar配信
支援サービス
指定の場所へ専任オペレーターを派遣し、ウェビナーマーケティングの支援を行います。配信プランの提案・機材の手配・当日の進行などを一括でサポートすることができます。
スタジオ構築サービス 要件に合わせた配信スタジオの構築(レイアウト・什器・配線工事など)を行うサービスです。配信用スタジオ(ハイエンドモデル)・簡易配信用スタジオ(ミドルクラスモデル)・個人配信ブース(エントリーモデル)を基準に、任意のカスタマイズにも対応します。
その他のサポート Zoom製品に関する問い合わせやイベント設定支援、スタジオオペレーター育成などのサポートも実施。また同時通訳サービスやオンライン研修サービスといったプランもあります。

金融DXサービス

金融・証券業界向けDXサービス

「金融DXサービス」は、主に金融・証券業界を対象としたDX支援のサービスです。

ウェビナーツールの導入だけでなく、電子署名や業務プロセスの自動化ツールなどを組み合わせた幅広いサポートを用意しています。

金融DXで利用できるサービスには以下のようなものがあります。

  • 双方向のコミュニケーション環境の提供
  • Q&Aやアンケートの操作支援
  • 見逃し配信などの視聴環境の提供
  • 動画コンテンツの文字起こし支援
  • 面談候補日の抽出と送付・オンライン会議のURL通知
  • 資料や商品パンフレットのデータ送付
  • 無人受付システムの設置
  • ハイブリッド面談の環境整備
  • CO2濃度の計測による感染対策
  • 社内稟議や決済の電子申請化・契約電子化
  • 書類の電子化・原本保管 など

DX化によっていち早くリモート契約に対応し、コロナ禍における競争優位性の確立を目指しましょう。

上記の他、企業様ごとの課題・要件に合わせたプランのカスタマイズにも対応しているので、ウェビナー運営をはじめとする事業のDXでお悩みの方はぜひご相談ください。

まとめ

まとめ
  • ウェビナーを導入することで、業務効率化やコスト削減といったメリットを期待できる
  • 参加者の不安を取り除き、有意義で飽きの来ないウェビナー運営を心がけることが大切
  • ウェビナー運営に不安がある場合は、Zoomオンライン配信サービスなどの支援プランを利用するのもおすすめ

リモートワークや在宅勤務の導入が加速する現代において、ウェビナーはビジネスシーンに欠かせないツールの1つとなりつつあります。

NECネッツエスアイでは導入から企画・運営、また配信オペレーターの育成支援などを実施しているので、ウェビナーの活用をお考えの方はぜひ一度お問い合わせください。

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symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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