【Zoom】ファイル送信・共有にも使える!チャット活用方法

Zoom会議中にチャットでファイル送信をしたい場合に役立つ情報

【Zoom】ファイル送信・共有にも使える!チャット活用方法
※ 記事内に使用されている写真・画像はイメージです。実際のプロダクトやサービスで提供される内容とは異なる場合があります。
※本ブログの内容については、記事掲載時点での情報に基づく記載となります。そのため製品に関する内容については、バージョンアップなどにより画像や操作手順等が現行のものと異なる場合がございます。

※Zoom及びZoom名称を含むサービスはZoom Video Communications, Inc.が提供するサービスです。

2022年7月15日よりzoomは無料ラインス契約の場合、参加者2名のミーティングの場合であっても40分制限がかかるようになります。(従来は3人以上のミーティングの場合のみ)
ビジネスにZoomをご利用いただいている企業・団体様はこの機会に有料ライセンスへの切り替えをご検討ください。→お問い合わせはこちら

Zoom会議中にファイル送信したい場面はありませんか?

画面共有ではなく、ファイルそのものを送りたいケースもありますよね。

Zoomでは、チャット画面からファイル送信する機能があります。会議のアジェンダやウェビナーのテキストなどは、Zoomのファイル送信を使えば一括送信できて便利。

普段のミーティング中にチャット画面を見ることはあまりないかもしれませんが、チャット機能は会議中のコミュニケーションの補助として様々なメリットがあるのです。

この記事では、Zoomチャットのメリットや便利な使い方について解説します。

Zoom会議中にチャットを使うメリット

Zoom会議中にチャットを使うメリット

Zoom会議中はビデオと音声があるので、わざわざテキストチャットを使う必要性があるのか疑問に思う方もいるかもしれません。

実は、ビデオ会議中だからこそ、テキストメッセージが活きる場面があるのです。

Zoomでの会議中にチャットを使うメリットには以下のようなものがあります。

流れを妨げずに意思を伝える

ミーティング中に都合で離席しなければならない時などに、話の流れを妨げずに伝えるのは難しいもの。マイクを通して発言すれば会話が中断してしまいます。

だからといって、黙って席を外すのは抵抗がありますね。

そんな時にチャットからメッセージを送れば、会議の流れを妨げることなく状況を伝えることができます。

参加者同士で個別にやり取りできる

Zoomミーティング中にマイクでしゃべると、参加者全員に聞こえてしまいます。参加者同士で個別にコミュニケーションを取りたい場合はチャットが便利。

Zoomのチャットは全員に送るだけではなく、相手を選んでメッセージ送信するプライベートチャット機能があります。

重要なことは文字で入力して確認

伝達事項・決定事項などの重要なことがらの聞き逃しを防ぐには、チャットで文字にしておくのが効果的。

固有名詞の表記など、聞き間違いや書き間違いが起こりやすいものも、文字で確認しておけば安心です。

チャットを保存しログとして活用

チャット上でのやり取りは保存することができますので、備忘としての利用もおすすめです。

後で議事録を作る場合の振り返りにも活用できます。

機材トラブル時の状況報告に使える

デバイスの不具合でマイクの声が入らなくて困っている時、他の人にはなかなか気づいてもらえません。そんな時はテキストメッセージを使えば、状況を他の参加者に伝えることができます。

ファイル送信ができる

Zoomでミーティング中に資料を展開したい時、「画面共有」を使いますね。

画面共有はZoomのウインドウの中に共有者の画面が表示されますが、字が小さくて見えづらい場合があります。

また、参加者にファイルを操作させたい場合は、その都度相手にリモートコントロールの許可を行わなければなりません。

画面を見せるだけではなく、参加者のパソコンでファイルを開かせたい・実際に操作してもらう必要があるといった場面では、ファイルごと送ってしまいたいですね。

Zoomのチャットからファイル送信すれば、メールなど他のソフトを立ち上げなくても、参加者全員にファイルを送ることができます。

ウェビナーで資料を配布する場合も、ウェビナー中にチャットからファイル送信すれば、確実に出席者に共有できます。

チャット機能を使ってみる

チャット機能を使ってみる

Zoomでチャットを使ってメッセージを送信してみましょう。

ミーティング中にメッセージを送信する方法

  1. ミーティングコントロールの「チャット」を選択します。
  2. プルダウンで宛先を選択します。
  3. メッセージを入力して「Enter」を押すと送信されます。

宛先はデフォルトで「全員」になっていますが、個別にメッセージを送りたい場合は、相手を選択してからメッセージを送信してください。

スマホで利用時の注意点

パソコンではビデオ映像の横にチャットウインドウを常時表示できますが、スマホの場合はビデオや画面共有と同じ画面内には表示できません。

スマホでチャットを使う方法を解説します。

  1. ミーティング中に「…」(詳細)をタップします。
  2. 「チャット」を選択するとチャットウインドウに切り替わります。
  3. メッセージを確認したり、送信したりします。
  4. チャットの確認が終わったら「閉じる」をタップして戻ります。

スマホでは別画面へ切り替えが必要なので少々慣れが必要ですが、自分宛のチャットを受信した時は「…」のアイコンに通知のマークが出るので見逃すことはありません。

連絡先登録済みの相手とは会議中以外もチャットできる

「連絡先」に追加した相手とは、ミーティングを行っていない時でもチャットできます。

普段の連絡にもZoomのチャットを使いたい相手は連絡先に登録しておきましょう。

ファイル送信の方法

Zoomのチャットでファイル送信する方法を解説します。

ファイル送信の前提条件

Zoomのファイル送信は、パソコン版デスクトップクライアントのみの機能です。

iPhone・iPad・スマホでは、テキストチャットは使えますがファイル送信ができません。パソコンの場合も、ブラウザから参加した場合はファイル送信できませんので注意が必要です。

また、ファイル送信を行うにはアプリのバージョンが以下の前提条件を満たしている必要があります。

ファイル送信を使いたい場合は、パソコンにZoomのデスクトップクライアントをインストールして、最新版にバージョンアップしておきましょう。

ミーティングでのファイル送信 ウェビナーでのファイル送信
Windows 4.6.10 以降 5.6.0 以降
mac OS 4.6.10 以降 5.6.0 以降

チャットでファイル送信する方法

  1. Zoomデスクトップクライアントでミーティングに参加します。
  2. 「チャット」をクリックします。
  3. プルダウンで送信先を選択します。
  4. ファイルのアイコンをクリックします。
  5. 送信するファイルを選択するとファイルが送信されます。

Zoomでファイル送信ができない場合の確認項目

Zoomでファイル送信ができない場合の確認項目

Zoom会議に参加したら、メニューに「チャット」がないこともあります。また、「チャット」はあるけれどファイルの送信ができなかったり、選択したファイルが送れないパターンも。

これは、不具合ではなく、ホスト側の設定によるものです。

チャットの利用、ファイル送信の許可はZoomの設定でオン・オフの切り替えができ、自分の主催する会議に適用されます。

ミーティングの目的に応じて不要な機能を制限するためのものですが、ミーティングごとに個別に設定できるわけではないため、「前回のミーティングの設定がそのままになっていた」ということも起こります。

Zoomでチャットが利用できない・ファイル送信できない場合は、ホストの設定を確認してみてください。

以下の項目は全て、Zoomウェブポータル(https://zoom.us/)上で設定します。

チャットの送受信を許可する

  1. Zoomウェブポータルで「設定」→「ミーティングにて」を開きます。
  2. 「チャット」をオンにして有効化します。
  3. 「デフォルトでは、次のユーザーとのチャットが参加者に許可されます」でチャットを送受信できる範囲を設定します。

チャットの手動保存を許可する

  1. チャットを有効化した後、「ミーティングからチャットを保存することをユーザーに許可する」にチェックを入れます。
  2. 保存を許可する範囲を選択します。

許可されたユーザーは、チャット画面の「…」をクリックして「チャットの保存」を選択すると、チャットのログをローカルに保存できます。

チャットの自動保存を行う

  1. Zoomウェブポータルでチャットを有効化します。
  2. 「チャット自動保存」をオンにします。

ファイル送信を許可する

  1. Zoomウェブポータルで「設定」→「ミーティングにて」を開きます。
  2. 「ミーティングチャットでファイルを送信する」をオンにするとファイル送信が有効化されます。

送信できるファイルの種類や最大サイズを制限する

大容量ファイルの送信や危険性のあるファイルの送信を防止するために、Zoomのチャットでファイル送信できるファイルの種類やサイズの上限を制限する機能があります。

ファイルの種類やサイズを指定するには、ファイル送信を有効化した後に次の設定を行います。

  • ファイルの種類を指定する:「指定したファイルタイプのみ許可する」にチェックを入れ、「.pdf,.doc,.jpeg」というふうにファイルタイプをカンマで区切って入力します。
  • ファイルサイズの上限を指定する:「最大ファイルサイズ」にチェックを入れ、ファイルサイズを数値で入力します。

設定後に「保存」ボタンを押すと適用されます。

設定変更できない場合はグループ・アカウントで制御されている

ホストがチャットやファイル送信の設定を変えようとしても項目がグレーアウトしていて変更できない場合は、グループ・アカウント単位で機能制限されている可能性があります。

グループ管理者やアカウント管理者に確認してみてください。

まとめ

  • Zoomのチャットは会議中のコミュニケーションの補助として活用できる
  • 会議参加者にファイル送信するならチャットでの展開が便利
  • ファイル送信はデスクトップアプリのみの機能
  • iPhone、iPad、スマホ、ブラウザではファイル送信できない
  • チャットやファイル送信はホストの設定で制御できる

ビデオ会議の弱点を補ってくれるZoomのチャット機能を、円滑なコミュニケーションに役立ててください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。