オンライン会議とは?Web・テレビ会議のシステム比較とメリット

オンライン会議とは?Web・テレビ会議のシステム比較とメリット

モニターやカメラ、マイクを使って遠隔地の人とコミュニケーションを取ることができるシステムをオンライン会議システムと言います。

オンライン会議システムには、主にWeb会議システムとテレビ会議システムの2種類があります。

それぞれ適した環境や導入のメリットなどに異なる特徴があるため、自社のスタイルに合うシステムを選択することが大切です。

ここでは、オンライン会議システムの特徴と選び方、導入のメリットについて解説しています。

またおすすめのオンライン会議システム「Zoom」の紹介もしているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

オンライン会議の種類とシステムの違い

Web会議システムとテレビ会議システムは、どちらも遠隔地の人と画面越しに会議や打ち合わせができる仕組みとなっています。

一方で、会議を行う場所や適した人数などに違いがあり、利用シーンに応じて使い分ける必要があります。

まずは、それぞれのオンライン会議システムの特徴と違いについて詳しく見ていきましょう。

Web会議のシステム

Web会議システムは、各自で所有しているパソコンやスマホ・タブレットを使って会議を行うシステムです。

モバイル回線やWi-Fiなどを利用して共通の会議ページへ接続します。

インターネット環境が整っている場所であれば、社内外問わずどこからでも自由に会議に参加できるのが特徴。

1対1または複数人で会議を行いたい場合に適しています。

Web会議システムには画面共有や会議内容の録画・録音などの機能が搭載されているものも多く、研修やセミナーなど様々な活用方法があります。

遠方の取引先へ資料を見せながらプレゼンを行うといった使い方もおすすめです。

テレビ会議のシステム

テレビ会議システムは、会議室など特定の場所にカメラやマイクなどの機器を設置したうえで利用する会議システムです。

本社と支社の定例会議など、多数対多数で話し合うようなシーンに適しています。

専用機器の導入が必要となりますが、Web会議システムと比較して音声や映像の品質が安定しやすいのが特徴です。

クラウド型とオンプレミス型の違い

Web会議システムとテレビ会議システムは、利用回線によってそれぞれ「クラウド型」と「オンプレミス型」へ更に分類されます。

クラウド型は外部にあるサーバーを経由して通信する仕組みとなっており、インターネットに接続できる場所であればどこからでも利用可能です。

一方オンプレミス型は、社内に設置された専用のサーバーを経由して通信する仕組みを指します。

サーバーなどの設備投資や運用の手間がある反面、クラウド型と比較して接続が安定している他、社内でのみの運用となるためセキュリティ面に安心感があるのがメリットです。

とは言え、最近はクラウド型のサービスもセキュリティやサポートが充実しているものが多く、安心して利用することができます。

サービス提供元によって性能もアップデートされていくので、現在はクラウド型を導入する企業が増えています。

オンライン会議の選び方

オンライン会議システムの特徴と違いをまとめると以下のようになります。

Web会議システム テレビ会議システム
利用人数 1対1または複数人 多数対多数
利用シーン グループミーティング・営業・研修など 拠点同士の定例会議など
利用場所 インターネット環境のある場所 専用機器の設置された部屋

社内でのコミュニケーションや情報共有においてはWeb会議、社外とのやり取りや役員会議などはテレビ会議が適しているでしょう。

自社でオンライン会議システムを使う場合の主な利用シーンを想定し、適したシステムを導入することが大切です。

その他、以下のような観点からもオンライン会議システムを比較してみましょう。

  • 同時接続可能な人数
  • 音声や映像の品質
  • セキュリティの高さ

現在、オンライン会議ができるサービスは30種類以上あります。
一口にWeb会議システム・テレビ会議システムと言っても、機能や人数の上限などは様々です。

自社に必要なシステムの規模・予算などを検討し、まずはトライアルなどで試用してみることをおすすめします。

オンライン会議のシステムを導入するメリット

オンライン会議システムには、利用範囲に応じていくつかの種類があることが分かりました。
続いて、会社にオンライン会議システムを導入するメリットについて解説していきます。

業務の効率化

オンライン会議システムを利用すると、会議の実施にかかる様々なコストが削減されます。

Web会議の場合は自宅からでも参加できますし、テレビ会議の場合でも最寄りの拠点から参加することが可能です。

遠方の本社まで移動する交通費や出張費、また会場の手配にかかる人件費などがカットできます。

また移動時間も短縮されるため、余白部分を別の業務に割り当てて業務の効率化を図ることもできるでしょう。

会議を実施するハードルが大きく下がることで、意見交換をしやすい環境が作られるのもメリットです。

情報共有・コミュニケーションの円滑化

オンライン会議システムではお互いの顔を画面に映しながら会話するため、実際に対面で会話しているような感覚で進行できるのも特徴。

メールや電話と比較して感情が伝わりやすく、意思疎通がスムーズになります。

またWeb会議システムの場合は場所を選ばず利用できるため、会議をするほどでもない個々の報連相にも役立ちます。

リモートワークや在宅勤務をしているスタッフとのコミュニケーションツールとしても有効です。

回線状況に左右されやすいというデメリットも

クラウド型のオンライン会議システムの場合、インターネット環境によって通信状況が左右されるというデメリットもあります。

タイムラグの発生や音声・映像の乱れは効率を下げる要因となるため、通信の安定した場所を確保する必要があるでしょう。

最近はシステムそのものの容量を抑え、低帯域でも比較的安定してやり取りのできるサービスも登場しています。

環境の調整が難しい場合は、安定性の高いオンライン会議システムを導入するのも1つの方法です。

接続の安定性が高いおすすめツール【Zoom】

世界中で利用されているオンライン会議システム「Zoom」は、低帯域でも高品質・高画質を維持できることで評判のサービスです。

一般的なオンライン会議システムと比較して約10分の1の通信量で利用することができます。

Zoomで利用できる機能は以下の通り。

  • 会議内容の録画・録音
  • 画面共有
  • ホワイトボード
  • テキストチャット
  • ブレークアウトルーム(メンバーのグループ分け)
  • 外部サービスとの連携

Zoomは暗号化通信やパスワード設定、会議室のロックなど様々なセキュリティ対策が施されており、重要な会議の際も安心です。

個人利用向けの無料版からビジネス向けの有料版まで幅広いプランがあるので、利用範囲に合わせたプランを選択しましょう。

NECネッツエスアイでは、ビジネスライセンスの無料トライアルを実施しています。

オンライン会議システムの導入をお考えの方はぜひ一度お問い合わせください。

まとめ

  • 個々のやり取りにはWeb会議、大人数での定例会議などにはテレビ会議システムがおすすめ
  • オンライン会議システムを導入することで、業務効率化やコミュニケーションの円滑化が期待できる
  • Zoomならモバイル回線しか利用できないようなエリアでも安定して通信できる

利用人数や用途によって、異なるオンライン会議システムを使い分ける必要があります。

本来の目的に沿わないツールを導入するとかえって混乱を招くため、きちんと利用目的を明確にしてツールを選ぶことが大切です。

※本コンテンツに記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

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