会社で電話に対応する場合は、声色や言葉遣いなどさまざまな点に気を付ける必要があります。
今回は、お客様や取引先からかかってきた電話を受けたり、こちらから連絡したりした後に役立つ終わり方のマナーを解説します。
この記事を読んで相手に良い印象を持ってもらえるよう、電話対応の終わり方のマナーをしっかり身に付けましょう。
Contents
電話対応の終わり方におけるマナーとは
まずは、自分から相手に電話をかけたときに役立つ終わり方のマナーを確認しましょう。
電話をかけた方が切る
電話対応の基本として、電話をかけた方が電話を切ります。
自分から電話をかけた場合は、用事がすべて終わった段階で話を終わりの方向に持っていく必要があります。
「相手に失礼がないように」と自分から連絡したにもかかわらず電話を切らない方がいますが、相手が電話の終わり方のマナーを知っている場合、なかなか受話器をおけず困ってしまうことがあるため注意が必要です。
自分から連絡したときは、自分から電話を切ることを申し出るようにしましょう。
終わりのあいさつもかけた方が先に言う
電話対応において相手へのあいさつは必要不可欠ですが、終わりのあいさつも連絡した方が先に言うことがマナーとなっています。
具体的な終わり方のフレーズは記事の後半で紹介しますが、基本的には「失礼します」というあいさつをすれば問題ありません。
「失礼します」＝「電話を切ります」という合図になるため、自分から電話をかけたときは先に「失礼します」と言うようにしましょう。
目上の方との電話の終わり方に注意する
電話対応の基本となる終わり方は、連絡した方が先に受話器を置くことだと説明しました。
しかし、これには例外があります。それは、目上の方やお客様の電話対応の際です。
目上の方やお客様に自分から電話をかけた場合は、終わりのあいさつの後、すぐには受話器を置きません。
5秒ほど相手が電話を切るのを待って、それでも相手が受話器を置かない場合はこちらから電話を切るようにします。
ビジネスにおける電話対応の終わり方の基本マナーとして、以下を覚えておきましょう。
- 連絡した方が先に切る
- ただし、相手が目上の方・お客様の場合は少し時間をおき、相手が受話器を置かないときは自分から電話を切る
相手から電話がかかってきた場合の終わり方とは
次に、相手から電話がかかってきた場合の電話対応のポイントを解説します。
自分から発信する場合と終わり方のポイントが異なるので、しっかりと区別して理解するようにしましょう。
相手が電話を切るまで待つ
相手から連絡があった場合は、相手が電話を切るまで待つことが正しい終わり方になります。</p>
なぜなら、前述のとおり、ビジネスにおいては「電話をかけた方が先に受話器を置く」というマナーがあるからです。
相手が受話器を置いたことが確認できてから、自分の受話器を置くようにしましょう。
電話を切ることを相手に知らせる方法
相手から連絡してきたにもかかわらず、なかなか電話を切ってくれない場合は、こちらから電話を切ることを知らせましょう。
例えば、「お電話いただきましてありがとうございました」というフレーズが便利です。
受話器は静かに戻すことが大切
電話対応が完了したら、受話器を静かに元の位置へ戻しましょう。
相手と話がまとまり、電話対応が終わるときはついつい気が抜けてしまいやすいですが、受話器を雑に置くと「ガチャン」という音が相手の電話口から聞こえる場合があるため注意が必要です。
「ガチャン」という音は相手の気分を害してしまいますし、「気を悪くさせたのかもしれない」と余計な不安を与えてしまうケースもめずらしくありません。
したがって、受話器は静かに戻すことが大切です。
ビジネスにおける電話対応では、受話器を直接電話機に置くのではなく、一度手でフックを押してから受話器を静かに置く方法が良いとされています。
この方法なら誤って受話器を雑に置いたときに鳴る音が出ることもありませんし、周囲から見ても丁寧な印象を与えられます。
電話対応中の仕草をお客様や取引先から見られるような現場では、従業員のひとつひとつの所作が会社の印象に繋がりやすいので、終話時はフックを押してから受話器を戻すようにしましょう。
なおスマホなどで電話対応するときは、音をたてないように注意して通話終了ボタンを押せば問題ありません。
電話対応に役立つフレーズ集
最後に、ビジネスにおける電話対応の終わり方で役立つフレーズをいくつか紹介します。
電話を切るときのフレーズと電話を切り上げたいときのフレーズに分けて紹介するので、ぜひ現場で役立ててください。
電話を切るときのフレーズ
- 失礼いたします。
- お電話ありがとうございました。
- それでは、こちらで失礼いたします。
- その際はどうぞよろしくお願いいたします。
- またご連絡いたします。
- 今後ともよろしくお願いいたします。
電話を切り上げたいときのフレーズ
- この後、（来客の・外出の・会議の）予定が入っておりまして……
- 申し訳ございません、携帯電話の電波が悪いようです
- こちらの都合で恐縮ですが、これから移動で電車に乗りますので……
相手が仕事と関係のない話をいつまでも続けるなどで、電話を早く切り上げたいときは上のようなフレーズでお断りしてから電話を切るようにします。
なお、単独でこうしたフレーズを使うのではなく、クッション言葉をうまく活用することが大切です。
例えば、次のようなクッション言葉を使えば先方の気を悪くせずにすむでしょう。
クッション言葉の例
- 大変恐縮ですが
- 申し訳ございませんが
- すみませんが
- 恐れ入りますが
まとめ
ビジネスの場で電話に対応する際は、マナーに則って正しく対応することが大切です。
相手に失礼がないように、今回紹介した終わり方の注意点を参考に丁寧に対応するようにしましょう。
電話対応の質は会社の信頼や印象にかかわる重要なポイントでもあるので、相手の顔が見えないからといって気を抜かず、より一層丁寧に対応することを心がけてみてくださいね。
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