会社で電話対応をしている社員にとって、忙しい時にかかってくる営業電話の対応はストレスの元ですね。
まともに相手をしていては時間も労力もかかり、業務効率低下の原因にもなってしまいます。
会社としてぞんざいな対応はできないので、なるべく上手く断わらなければなりません。「いっそ着信拒否できれば……」と思っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、会社への営業電話の正しい対応方法と、会社として対応できる着信拒否などの対策を解説します。
営業電話対策としておすすめのサービスも紹介していますので、会社への営業電話にお困りの方はぜひ参考になさってください。
Contents
会社への営業電話、正しい対応方法とは
営業電話の相手はセールストークのプロ。断りたい、電話を切りたいと思っても、一度電話に出てしまったらなかなか開放してくれません。
しかし、どんなにイライラしていても、会社の電話で怒鳴ったり、ガチャ切りをしたりすることは企業のイメージを下げてしまうだけです。
会社への営業電話をスマートに撃退するための対応方法を考えてみましょう。
相手の名前・用件・担当者名を聞く
通常の電話取り次ぎでは、最初に相手の社名や名前、用件を聞き、名指しされた担当者へ電話を取り次ぎますね。
営業電話の場合でも、この流れは同じです。
電話を取った時点では、取引先なのか営業電話なのかわからなくても、相手から情報を聞き出すことで「営業電話だな」と気づくことができます。
例えば、次のようなケースは営業電話であることが多いです。
- 最初に社名や自分の名前を名乗らない
- 用件をはっきり言わない
- 担当者の名前を知らない
安易に取り次がない
「社長様はいらっしゃいますか」「人事のご担当者様はいらっしゃいますか」など、役職名や部署名で取り次ぎを求められるケースは多くの場合が営業電話です。
すぐに取り次がず詳しく用件を聞き、その場で断るか、判断に迷う場合は折り返しにして担当者に確認しましょう。
電話の相手が担当者の名前を知っている場合でも、担当者と面識があるとは限りません。
どこかで情報を入手した業者である可能性もありますので、普段かかってこない相手からの電話は、担当者に報告して指示を仰ぐのが確実です。
早い段階できっぱりとお断りする
営業電話では、話が長くなればなるほど断るのが難しくなります。
話していて営業だなと判断したら、相手が本題に入る前の早い段階できっぱりと断るのが得策です。
一次対応者の場合は、「営業のお電話はお断りするように言われておりますので」など、上の指示であることを伝えれば断る理由を考えなくて済みます。
丁寧に応対する
忙しい時にかかってくる営業電話は鬱陶しいですが、営業電話の目的は、あなたの会社に迷惑をかけることではありません。
相手もセールスの仕事のために電話をかけてきているので、会社の代表として電話に出ている以上、礼儀正しく丁寧に応対しましょう。
営業電話をかけてきた会社と将来取引が発生する可能性もあります。今回はご縁がなくても、ビジネスにふさわしい誠実な対応を心がけましょう。
着信拒否は有効？会社でできる対策
営業電話を正しく断ることができても、対応にかかった時間は戻ってきません。
できることなら営業電話を受けずに済む方法を考えたいですね。
この章では、会社でできる営業電話対策を紹介します。
社内で情報共有する
セールス業者は、社内の複数の連絡先情報を所有していることがあり、1つの部署で断られても、また別の部署にかかってくるといったことも起こります。
営業電話の発信元や業者名、内容などを社内で情報共有すれば、かかってきた時に営業電話であることがすぐに分かり、対応しやすくなるでしょう。
さらに、会社で営業電話の対応マニュアルも用意しておくと、社員の対応スキル向上や対応時間の削減にも役立ちます。
着信拒否設定する
会社で使っているビジネスフォンで営業電話の発信元を着信拒否に設定すれば、再度かかってきても電話が鳴らなくなります。
ただし、営業電話がかかってくる度に電話機で着信拒否を設定するのはかなり労力が必要です。
せっかく着信拒否にしても、業者が複数の電話番号を使用している場合には効果がありません。
また、ビジネスフォンの着信拒否リストは登録件数の上限があります。
件数は機種により異なりますが、数十件～数百件です。お使いのビジネスフォンの機種によっては、あっという間にリストが埋まってしまうこともあるでしょう。
番号登録していない業者はそもそも着信拒否できないため、新規の営業電話をシャットアウトできないという欠点もあります。
クラウドPBXを利用する
着信拒否機能を使いたい場合には、ビジネスフォンよりもクラウドPBXがおすすめです。
クラウドPBXは、電話交換機をクラウド上に構築するサービスで、電話回線ではなくインターネット通信で通話を行います。
一般の固定回線との違いは、インターネット上でさまざまなオプション設定が可能であること。
着信拒否を設定する場合は番号を登録する必要があるため、新規の営業電話をブロックすることはできませんが、着信拒否の登録件数はビジネスフォンより多く設定されているサービスもあります。
着信拒否番号はブラウザから登録でき、番号の先頭一致や部分一致などの条件でも着信拒否ができるサービスもあるので、ビジネスフォンよりも簡単かつ効率的に着信拒否を設定できます。
迷惑電話フィルタサービスを使う
新規の営業電話も着信拒否したい場合には、迷惑電話のデータベースを活用したフィルタサービスを利用するという方法があります。
自社で登録する着信拒否リストでは一度受けたことのある電話番号しか着信拒否できませんが、迷惑電話フィルタリングサービスでは公的機関や他の契約者が登録した迷惑電話の番号も共有され、着信時に警告を発します。
表示を確認した上で電話に出るかどうかを決めることができるので、意図しない番号を勝手に着信拒否してしまうことはありません。
電話対応をアウトソーシングする
電話代行サービスや秘書代行サービスなど、会社の電話の一次対応を請け負うサービスがあります。
これらのサービスを利用すれば、営業電話だけではなく、優先度の低い電話の対応時間を減らすことが可能です。
もちろん、取り次がないでほしい電話の情報を共有しておけばブロックすることもできます。
オペレーターが受けた電話は折り返しにできますので、営業電話や迷惑電話のために業務のペースを乱される悩みからも解放されるでしょう。
営業電話の着信拒否に効果アリ！「Canario（カナリオ）」
会社にかかってくる営業電話・迷惑電話だけをもれなく着信拒否するのは案外難しいものです。
そこで、電話対応をAIに任せ、社員による一次対応をなくしてみてはいかがでしょうか。
NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」は、会社の電話にAIが応答する電話転送サービスです。
営業電話の場合、セールスマンは限られた時間の中でより多くのお客様にアプローチしなければなりませんので、電話が自動音声だった場合には諦めてしまうことが多いのです。
「自動応答になると、取引先からの電話は取り次げるのかな」
「顧客満足度が下がってしまわないか」
このような心配をされている方も、ご安心ください。
「Canario（カナリオ）」ではAIの音声認識を活用し、名前を聞き取って担当者の携帯に電話を転送することができるのです。
担当者へのスムーズな取り次ぎが実現するため、顧客満足度も向上します。
電話に応答できなかった時はAIが伝言をテキスト化してくれますので、不在時も安心です。
記事まとめ
次々とかかってくる会社への営業電話や迷惑電話に対応していては時間がいくらあっても足りませんが、すべて着信拒否するのも簡単ではありません。
そこで、社員による電話の一次対応をやめてAIに電話番を任せれば、業者やイタズラ電話をブロックできる上に、重要な電話を逃さず対応できるようになります。
「Canario（カナリオ）」の機能の詳細や導入方法は、NECネッツエスアイへお気軽にご相談ください。
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