毎日のようにかかってくる営業電話の対応で、業務が止まってしまっていませんか。
営業電話の対応で貴重な業務時間を無駄にしないためには、早い段階で営業電話を判断し、適切な対応を行うことが必要です。
本記事では、営業電話を見分けるためのポイントと、スムーズに対応するためのコツを解説します。
Contents
営業電話を判断するポイント5つ
会社にかかってくる営業電話には、わかりやすい特徴が5つあります。
このどれかに当てはまる場合は、「営業電話かもしれない」と判断し、対策を取りましょう。
社名を名乗らない
ビジネスでは、
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。」
と、電話の最初に自分の所属している会社の社名と名前を名乗ります。
ところが、営業電話の場合には、社名を名乗らないケースが珍しくありません。
個人名でかけてくる場合や、「○○の関連で」などとはっきり言わない場合は、営業電話の可能性があります。
担当者の名前を知らない
営業先のリストなどを見て電話をかけている場合、相手はこちらの会社に関する情報を持っておらず、担当者と面識もありません。
このため、「採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」「部長はいらっしゃいますでしょうか」など、担当業務や役職名で電話をかけてきます。
用件が具体的ではない
対応していて何か怪しいな、と思ったら、取り次ぐ前に「どのようなご用件でしょうか」と聞いてみましょう。
話が具体的ではない場合は、営業電話かもしれません。
例えば、「携帯料金がお安くなる件で」と言われたら、現在契約中の業者ではなく、新規の営業であるという察しがつきます。
トークがマニュアル的
電話営業を行う業者では、契約の成功率を高めるために、トークマニュアルを用意しています。
こちらの断り文句や質問などに対してもあらかじめ答えが用意されているため、会話していて不自然と感じることがあるかもしれません。
また、営業電話のセールスマンは同じことを何十回、何百回と話しているのでしゃべり慣れているのも特徴です。
台本のようにスラスラと言葉が出てくる場合は、営業電話を疑ってみましょう。
電話の向こうが話し声で騒がしい
受電専用のコールセンターがあるのと同様、架電専門のオペレーターがコールセンターのような所からテレアポを行っているケースがあります。
このような場合、後ろで電話が鳴っていたり、他のスタッフの営業電話の声がしたりと騒がしくなるため、テレアポであることがわかります。
営業電話をスムーズに断るコツ
前述の項目から営業電話と判断したら、余計な時間をかけず、きっぱりと断って対応を終えましょう。
営業電話のスムーズな断り方のコツを紹介します。
はっきり拒否する
営業電話に対しては、「その場で、はっきりと断る」ことが肝心です。
商談ではその場で断らず「一旦持ち帰ります」と回答を先延ばしにすることがありますが、営業電話でこの方法は通用しません。
「検討します」など期待を持たせる言い方も避けましょう。相手に再度電話をかけてくる口実を与えるようなものです。
営業電話を断る場合には、「必要ありません」「お断りいたします」など、はっきりとした言葉で拒否の意思を伝えましょう。
断り方のフレーズを覚えておく
営業電話の相手はセールストークのプロです。
断る隙がなかったり、断っても反論されたりして、うまく断れないまま長時間つかまってしまうことも少なくありません。
営業電話に対しては、あらかじめ断りのフレーズを何パターンか用意しておくのがおすすめです。
次の例文のような、応用の効く決まり文句を覚えておきましょう。
- 「新規のお取引はお断りしております」
- 「営業のお電話はお断りするよう言われております」
- 「当社では導入の予定はありません」
失礼がないよう丁寧に対応する
どんなに相手がしつこくても、ガチャ切りしたり怒鳴ったりする対応はビジネスとしてはNGです。
今回はお断りしたとしても、将来的に取引が発生する可能性はゼロではありません。
営業電話であっても、会社にかかってきた電話に対しては、相手に失礼のないよう最後まで丁寧に対応しましょう。
迷惑電話対策にも！担当者名を判断して転送できるサービスとは
営業電話の対応は、会社の電話の取り次ぎ担当者の悩みの種ですね。
そこで、電話の一次対応を自動化してみてはいかがでしょうか。
NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」は、受電対応と転送を自動で行うサービスです。
自動応答で迷惑な営業電話をシャットアウト。
一方で、名指しのある電話は名前を聞き取って自動で転送してくれるので、大切な取引先からの電話は逃さず対応できるのです。
取り次ぎ業務が不要になるので、社員の業務効率もアップ。
担当者への電話がスムーズにつながるから、顧客満足度の向上にも繋がります。
記事まとめ
営業電話対応のポイントは、下記のとおりです。
- 早い段階で営業電話かどうかを判断する
- お断りフレーズを用意しておき、きっぱりと断る
- 会社の顔として最後まで丁寧に対応する
また、営業電話が多くて業務に支障が出ている場合は、「Canario（カナリオ）」を利用して電話対応を自動化するのもおすすめです。
NECネッツエスアイでは「Canario（カナリオ）」のトライアルもご用意しておりますので、ご興味ありましたらぜひ一度、自動電話対応を体験してみてください。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら
※免責事項
本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。
本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。
また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。
月額1,078円〜でオフィス電話の4つのストレス要因を解決
電話の自動対応 カナリオの詳細はこちら
