会社への営業電話の断り方で悩んでいませんか。
営業電話の対応で大切なのは、早い段階で営業電話を見分けることと、効果的な断り方を身に着けること。
断り方はパターンを覚えてしまえば使い回せるので、営業電話対策の強い味方になります。
本記事では、企業宛の営業電話を見分けるための特徴と、断り方のコツを解説します。
例文も紹介していきますので、ぜひこの記事を電話対応に役立ててみてくださいね。
Contents
こんな電話は営業電話かも？
会社宛の営業電話には、すぐにそれとわかる特徴があるのをご存じでしょうか。
こんな電話がかかってきたら、「営業電話かも？」と疑ってみましょう。
社長宛にかけてくる
企業にかかってきた電話で、用件を言わずいきなり「社長はいらっしゃいますか？」と社長を名指しする電話はほとんどが営業電話と言っても過言ではありません。
特に中小企業や創業者の場合は社長が単独で意思決定を行うことも多く、成功すれば最短ルートとなるからです。
けれども、実際に社長と取引のある相手ならば名前を知っているはずですから、「〇〇社長」という呼び方になるのが自然です。
「社長」としか呼ぶことができないのは、取引のない相手であると推測できます。
担当者の名前を知らない
社長宛の電話と同様に、「部長はいらっしゃいますか？」「人事のご担当者様はいらっしゃいますか」など、一般的な役職名や部署名でかけてくる電話も、営業電話であることが多いです。
自社と取引のある会社であれば、役職者の名前や正確な部署名は把握しているものです。
また、既存のクライアントが現在取引のある部署とは別の部署に用事があるならば、担当者を通して連絡を取るのが一般的。名前も調べずいきなり電話をかけてくるようなことはほぼないと言ってよいでしょう。
個人名を名乗る
取引先からの電話の場合、相手は「社名＋名前」を名乗りますが、相手が社名を言わず個人の名字だけを名乗っている場合は、一般消費者からの問い合わせか、営業電話のどちらかである可能性が高いです。
社員の親族などからの電話であることも考えられますが、そうした方は職場ではなく本人の携帯に直接連絡を取ることの方が自然ですし、本当に親族であれば「○○の妻です」など、本人との続柄を言うのが普通ですね。
営業電話で社名を名乗らないのは、知らない業者である時点で営業電話と判断されてしまうため、社長や役職者の知人を装って何とか取り次いでもらおうという魂胆があるのです。
用件があいまい
電話取り次ぎの際に相手に用件を聞くと、取引先の場合は「商談の日程について」「新商品のカタログの件で」など、具体的に教えてくれるはずです。
ところが、営業電話の場合は担当者に取り次いでもらえるまで用件を一切話さないことも多くあります。
例えば光回線の勧誘であれば、「お使いのインターネット設備について」など、あいまいに話すことで、既存の設備の業者なのか新規営業なのかをぼかして取り次いでもらおうとするのです。
礼儀正しく丁寧に。断り方のマナー
かかってきた電話の内容が営業でも、ないがしろにせず、丁寧に対応するようにしましょう。
営業電話は受けた側にとっては迷惑なものですが、相手も仕事でかけてきているのですから、イタズラ電話に対応するのとはわけが違います。
営業電話の相手とは、今はご縁がありませんが、将来的には自社との取引が発生する可能性もあります。
営業電話をぞんざいに扱ったことで会社の印象を悪くしてしまえば、将来のビジネスチャンスを潰してしまうことにもなりかねません。
営業電話の対応でどんなにイライラさせられていても、電話を切る瞬間まで礼儀正しく丁寧な態度を崩さないようにすることが大切です。
営業電話の上手な断り方とは
相手に嫌な思いをさせず、速やかに営業電話を終わらせるための上手な断り方を身に付ければ、営業電話も怖くありません。
厄介な営業電話をスムーズに断れるよう、断り方のコツを覚えておきましょう。
長引かせず早い段階で断る
営業電話の相手はトークのプロです。
相手の話術にはまると延々と話を聞かされることになってしまい、断るタイミングを切り出しづらくなります。
話が長くなる前に、早い段階できっぱり断りましょう。
はっきりNOと伝える
営業電話では、あいまいな断り方はNG。
きっぱりと断らない限り、相手は脈ありと思ってしまいます。
担当者の不在を装ったり、時間がないなどを口実にしていると、また日を改めて営業電話がかかってくるだけです。
営業電話を断わる時は、「必要がない」「間に合っている」「再度の連絡も不要」ということがはっきり伝わる対応をしましょう。
クッション言葉を使う
営業電話のアポインターは断られることには慣れていますが、きつい言葉で断ってしまうと後味が悪いものです。
お断りをする際には、電話対応や接客で使う「クッション言葉」をうまく活用しましょう。
「クッション言葉」とは、きつくなりがちな表現の前にワンクッション添え、印象をやわらかくする言葉です。
クッション言葉を用いた断り方の例
- 「大変申し訳ございませんが、そのような用件はお断りするよう言われております」
- 「あいにく、当面買い替えの予定はございませんので、お断りいたします」
名指しがある場合も本人に確認してから取り次ぐ
実際に在籍している担当者を名指ししている電話でも、普段かかってくる取引先以外の場合は、すぐに取り次がず、まずは保留して担当者に取り次いで良いか確認しましょう。
相手の名前を伝えて担当者の記憶になければ、営業であることが多いです。
断わるように頼まれたらその場で断りますが、担当者が取り次ぎに了承した場合は、担当者に対応を任せましょう。
【例文】シーン別断り方フレーズ
自分が決裁権限を持っているわけではないのに断る時や、断るための理由が思いつかないシーンなどに使える断り方を例文で紹介します。
営業電話の対応でよくある場面を集めましたので、電話対応マニュアルを作成する際などにも参考にしてみてください。
他の人への取り次ぎを断るとき
「担当者に取り次いでほしい」「社長に繋いでほしい」など、他の人への取り次ぎ対応を求められたときの断り方です。
- 「営業のお電話は取り次がないよう言われております」
- 「お断りするように言われておりますので」
など、会社の方針や上長の指示で取り次げない、という形にしてしまいましょう。
担当者の名前を聞かれたとき
営業電話では、担当者に取り次いでもらえなかった場合も次回に繋げようと、担当者名を尋ねてくるケースがあります。
ここで名前を教えてしまうと、次は名指しでかかってきてしまい、ブロックするのが難しくなります。
名前を尋ねられても、
- 「名前はお伝えできないことになっております」
- 「ご用がありましたら部署宛（〇〇担当宛）にご連絡ください」
など、個人の名前を出さないよう注意しましょう。
特定の業種への断り方
企業宛のテレアポ営業が多い業種の営業電話の断り方例です。
人材派遣会社・採用代行サービス
企業の採用をアウトソーシングするのが当たり前になった今日では、人材サービス系の営業電話が頻繁にかかってきます。
- 「現在は募集しておりません」
- 「採用の予定はございません」
- 「すでに他で広告を出稿しております」
など、自社の募集状況を伝える断り方をすると説得力が増します。
不動産投資・証券会社
会社の電話番号へ架電し、投資用マンションの勧誘や資産運用の提案をしてくる業者がありますが、そもそも業務外の用件です。
- 「業務外のご用件は承ることができません」
- 「そのようなお電話は取り次がないよう申しつかっております」
など、会社として対応する必要のない用件であることを伝え、詳しい話を聞く前に断ってしまいましょう。
電話応答自動化でストレスゼロ！「Canario（カナリオ）」
会社の電話対応の中で、営業電話の対応に割かれている時間は一体どれくらいでしょうか。
そのために他の業務の手を止めていたり、営業電話のせいで回線が長時間埋まってしまうとしたら、それは会社にとって損失です。
セールス電話に振り回されず本来の業務に集中したい企業におすすめなのが、NECネッツエスアイの電話対応を自動化するテレフォニーDXサービス「Canario（カナリオ）」です。
- 会社の電話対応を自動化
- 担当者を名指しされた場合には、担当者の携帯へ転送
- 出られなかった電話は伝言をテキスト化
- スケジュール設定で日時を決めて自動的に転送方法を切り替え
Canario（カナリオ）は、電話対応に関わるお悩みを一挙に解決するサービスです。
営業電話に出る必要がなくなるだけではなく、取り次ぎや担当者不在の電話対応も自動化でき、社員の時間を有効に活用できるようになります。
Canario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたいという場合は、NECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。
記事まとめ
この記事では、企業宛の営業電話を見分けるための特徴や断り方のコツ、例文を紹介しました。
- 企業への営業電話は、それとわかる特徴がある
- 断り方にもビジネスマナーが必要
- 上手な断り方を覚えれば速やかに終話できる
上記のように、記事内で紹介した断り方を有効活用してみてください。
それでも営業電話対応の負担が大きく、社員がストレスを抱えているのなら、Canario（カナリオ）で電話対応を自動化してしまいましょう。
Canario（カナリオ）の詳細は、NECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。
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