本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
営業時間外や終了間際にかかってくる電話は、相手のプライベートな時間を奪ってしまいます。
この記事では、ビジネス電話をかけるのに適したタイミングを解説するとともに、時間外にかかってくる電話の対応を減らすためのアイディアも紹介します。
Contents
企業が対応可能な時間帯とは
ワークライフバランスの実現やコスト削減のため、企業では時間外対応の見直しが進んでいます。
営業時間終了後は留守番電話に切り替えたり、時間外であることを伝える音声ガイダンスを流す企業も増えました。
とはいえ、時間外でも電話が鳴る設定になっていたり、携帯電話に直接かかってきてしまった場合には、対応せざるをえなくなることもあるというのが実情でしょう。
このため、相手に負担をかけないためには、そもそも電話をかける側が相手の営業時間を把握したうえで適切なタイミングで架電する必要があります。
一般的なオフィスの営業時間
企業の一般的な営業時間を表す言葉に「9時5時」という言い方があります。
日本企業の多くは月曜から金曜、朝8時～9時の間に始業し、17時～18時に終業するのが一般的です。
法人向けの営業電話は日中、個人向けの営業電話は勤務終了後の夕方以降にかかってくるのが多いのもこのためで、個別の営業時間や勤務先を調べていなくても、平均的な営業時間を目安にかければつながる確率が高いからです。
特殊な営業時間の場合
小売店や飲食店、サービス業の場合は業務内容により営業時間が異なるため、一般的な企業の営業時間とずれている場合があります。
また、9時～5時の企業の中でも、海外と取引を行っている部署だけは稼働時間が違う場合もあるでしょう。
同じ業種同士では営業時間が重なっていることが多く、比較的連絡は取りやすいですが、全く営業時間が違う場合、どちらかと言えば「かける方が相手の営業時間に合わせる」のが基本です。
緊急時に関してはこの限りではない
営業時間外の連絡は極力避けるべきではあるものの、緊急時については即時対応が必要なケースもあるため、やむを得ないものとして考慮されています。
時間外だからといって躊躇していると、被害や損失が拡大してしまうことがあるからです。
緊急連絡先や夜間受付が設定されている場合は、指定の連絡窓口を利用しましょう。
電話をかけるのを避けたい時間帯
企業で勤務していると、1日のスケジュールの中で、業務の忙しさに波があるのがわかります。
電話をかけるなら、忙しい時間帯は避けて、業務が落ち着いている時間を狙いましょう。
また、始業直後や終業直前の電話はあまり歓迎されません。
ビジネス電話をかけるべきではないタイミングとその理由を具体的に解説します。
始業直後
始業から30分くらいは慌ただしい時間帯のため、電話は避けた方が無難でしょう。
朝礼や打ち合わせを行う企業も多く、電話が鳴ると話が中断されてしまいます。
前日からのメールチェックなど、この時間に行う毎日のルーティンが決まっている人もいます。
また、「朝イチで対応しなければいけない緊急性の高い連絡」が入ってきて対応に追われることもあるため、担当者がつかまらないことも少なくありません。
休憩時間中
お昼の11時半～13時半くらいの間で1時間の昼休憩を取るのが、日本企業の一般的な休憩の取り方です。
この2時間くらいの間の電話は控えたほうがよいでしょう。
電話番のために昼休みを交代で取っている企業もありますが、担当者が外食などで席を外している場合もありますし、休憩のため社内の人数が少なく電話対応できる人が限られている場合もあります。
たとえ休憩中といえども、自席で昼食を取っていて電話が鳴った場合には対応せざるを得ない雰囲気もあるため、至急の用件以外は昼休憩後に時間をあらためるのが無難でしょう。
終業直前
終業直前に電話がかかってくると、対応が長引き終業時間を超えてしまうことがあります。
プライベートの予定が入っているのに、かかってきた電話を取ったばかりに残業になってしまった経験のある方も多いのではないでしょうか。
緊急対応が必要な用件であれば仕方がないですが、急ぎでない場合も、電話を受けてしまったら当日中に処理しなければいけないような気がしてしまうこともあるでしょう。
終業直前には緊急性の低い電話は控え、翌日連絡するようにしましょう。
電話はいつかけるのがベスト？
相手の業務が比較的落ち着いている時間帯であれば、相手に負担をかけることなくスムーズにコミュニケーションを取ることが叶います。
ビジネス電話をかけるのにおすすめの時間帯は、以下の通りです。
始業30分後～昼休みの30分前まで
朝礼や一日のスケジュール確認を終え、業務に着手できる始業30分後くらいからが電話対応に適した時間です。
午前中の早めの時間は仕事に集中しやすい時間帯でもあり、スムーズに話が進むでしょう。
ただし、昼休み前の電話対応が長引くと休憩時間にかかってしまうことがありますので、昼休憩30分前くらいから電話をかけることは避け、午後に回しましょう。
昼休み後～終業30分前まで
昼休憩の終了後も電話をかけるのに良いタイミングです。
一般的に企業の労働時間は午前より午後の方が長く、午後からは夕方の終業までたっぷり時間があるからです。
なお、終業前の電話は、対応が終業時間以降までかかってしまう可能性があります。
相手の終業時間の30分前くらいまでを目安に、それ以降の架電はなるべく控えましょう。
時間外対応を避けるためのアイディア
時間外の対応はしたくないものの、企業として受けてしまった電話には対応しなければならない一面もあります。
時間外対応を避けるには、そもそも対応不可能な時間帯に電話がかかってこないようにしなければなりません。
営業時間外の電話着信を避けるための方法を考えてみましょう。
営業時間の周知を行う
時間外に電話がかかってきてしまうのは、相手がこちらの営業時間を知らないからかもしれません。
企業のHPに営業時間を記載したり、取引先にお知らせを出したりして、営業時間の周知を行いましょう。
自動音声ガイダンスを流す
終業後に電話がかかってきたら、「本日の営業は終了しました。当社の営業時間は平日朝9時から18時となっております。大変お手数ですが、営業時間内におかけ直しください」といった自動音声を流します。
これで終業時間後は電話が鳴らなくなるだけではなく、相手に営業時間を知らせることもでき一石二鳥です。
留守番電話にする
前述の自動音声ガイダンスの後に、「ご用の方は発信音のあとにご用件をお話しください」と音声を流し、相手がメッセージを録音できるようにしておきます。
留守番電話機能を付けておけば、相手から再度かかってくるのを待つだけではなく、メッセージを聞いて対応準備をした上で折り返し電話をすることが可能になり、ビジネスとして一歩リードすることができます。
営業時間設定で時間外対応をおまかせ「Canario（カナリオ）」
時間外の電話対応を減らしたいけれど、ビジネスチャンスを逃したくない。
そんな企業様には、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」がおすすめです。
御社の営業時間を設定すれば、時間外はAIが電話対応を代行。
お客様からのメッセージはテキスト化してメールやチャットでお送りします。
記事まとめ
企業として時間外の電話対応を減らす動きが広まっています。
電話をかけるときに相手の都合を考慮することは、ビジネスマナーとして大変重要です。
受話器を取る前にいま一度、相手の営業時間を確認してみてください。
相手のスケジュールを尊重し、ベストなビジネス関係を構築しましょう。
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